浅谈档案管理中的保密工作的重要性

高洪斌

摘要：档案管理过程中，为了保障其合理利用，需要不断加大宣传力度、强化档案管理工作人员安全意识、通过不断完善工作制度，严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》，在做好档案保密的同时，将档案充分利用起来，充分发挥档案服务社会、服务人民的宗旨。基于此，本文阐述了档案管理的必要性，对档案管理中的保密工作重要性及其策略进行了探讨分析。

关键词：档案管理;必要性;保密工作;重要性;策略

一、档案管理的必要性

档案是真实的历史写照，它不仅仅用来研究历史，更是通过研究历史，掌握社会发展规律。也因为档案涉及到军事、政治、经济等方面的秘密，使档案工作日益受到国家、社会和广大民众的关注。档案管理工作对国家各个部门的基础性工作的落实与发展，具有深遠影响，在国家的各项工作中占据着不可撼动的重要地位。

二、档案管理中的保密工作重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我国古代就已有保密工作。据我国古代兵书《六韬》记载，早在西周时期已采取了“阴符”和“阴书”的方法来传递消息，以利保密。改革开放不断深入，保密工作不仅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，档案人员知密时间早，知道内容多，知密程度深，因而在保密工作方面有着比其他部门工作人员更为直接和重要的责任，要认真贯彻“积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”，使保密工作更好地适应在新形势下的各项管理工作。我国在2010年10月1日起实施《中华人民共和国保密法》，该法的出台，让档案管理的保密工作变得有法可依，档案管理工作者必须严格执法，才能在保守国家秘密与信息资源的合理利用中寻找有效的契合点。只有在档案保密工作做好的前提下，才能够使档案信息的安全得到保障，档案工作才能进行有效地开发和利用，才能更好地为国家、企业和单位提供良好的服务。

三、档案管理中的保密工作策略

l.加强档案信息化管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。做好档案信息化管理，是当前档案工作中的重中之重。首先，档案信息化的收集、生成、整合、加工、集中归档、保管与利用等过程中均要有严格的规定，严格身份鉴别和权限使用登录等措施。其次，依照档案密级完善相应的数据库。再者，对数据库进行经常性的安全监测，防止病毒攻击等等，保证数据库安全。同时，做好数据库备份工作，防止因意外情况的发生而损失原生档案的事情发生，确保档案信息数据的安全，另外，要了解国内外档案数据库的安全保障措施实施情况、技术升级及技术发展情况，及时吸收外来先进技术，同时开发自己的软件，切实提高我国档案管理数据库的保密性。

2.确保绝密档案的安全。绝密档案有严格的政治性。首先绝密档案不要和其他档案放在一起，一定要有专门的地方，专门的场地;绝密档案要在严格保密的基础上保证档案的完整与安全;制定严格的利用开放规章制度;由专人负责等。

3.严格挑选涉密档案人员，严格涉密档案人员的管理与职责。涉密档案管理人员要有政治觉悟性，良好的工作态度，并且业务能力一定要过硬，因为这类人员一般知密早、涉密深。优质的人才队伍是保障档案保密工作保质保量顺利开展的关键。首先，从思想上要有高度的保密意识，敏锐的思维，严谨的工作作风和扎实的工作态度，应把保守档案秘密作为一项神圣工作;应熟练掌握《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，任何时候牢记安全第一;严格执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》;严格遵守档案涉密的管理与职责;经常对员工开展档案保密教育，是增强广大干部职工保密法制观念的重要途径。

4.做好涉密档案变化的及时处理。随着时间和档案利用，档案的密级也随之调整，这样就需要做好档案的升密、降密、解密工作。根据不同的密级采取不同的管理措施，对于需要升密的档案要加强保密工作，对于需要降密的档案要继续控制使用范围，对于解密的档案要公开档案进行管理和开放利用。

5.做好档案开放中的保密工作。档案只有利用才能充分体现其价值，应用健全的管理制度来开放档案管理工作体现档案的价值之一;在档案开放前有效鉴定其开放程度是档案服务社会、服务人民体现的价值之二;档案管理人员的高素质和认真热情的工作作风是档案开放与保密工作体现的价值之三。

6.做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为。具体可以从以下几方面实施：（1）制度建设。档案利用规章制度分为阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。（2）队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。（3）监督措施。在档案利用中，档案工作人员要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒;二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

四、结束语

综上所述，档案管理中的保密工作关系到保护党和民族利益以及保障国家安全的大事。并且为适应新时期、新形势和新发展的需要，档案工作必须尽快转变观念、改变管理方式、方法，在档案管理全面信息化的工作中，从规范档案保密管理体制、全面开展档案保密法制化教育工作、严格管控涉密档案、健全涉密档案人员管理出发，从而保证档案保密工作的顺利开展。

参考文献：

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[3]周莉.机关档案保密工作研究[J].工作指导，2017（06）