探析如何优化档案管理效果

王丽娟

摘要：在目前的现状下，档案管理工作日益体现了重要性，各个行业也逐步认识到优化档案管理模式具备的价值所在。进入新时期后，档案管理工作以及信息化手段正在实现衔接与融合，因此在根源上转变了管理档案的流程与方式。档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化，档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展，为此必须在充分了解档案管理意义的基础上，重视档案管理工作，全面提升档案管理水平。

关键词：档案管理工作;重要性;具体措施

档案管理工作涵盖了档案归类、档案整理、档案存放以及档案调取等各项相关操作，因此有必要构建完整度较高的档案资料系统。与此同时，关于当前施行的档案管理各项工作也要体现便捷性，并且对于最根本的档案安全予以保障。从当前现状来看，作为负责管理档案的机构与部门就要致力于探寻全新的档案管理方式与管理手段，确保能够达到最优化的档案管理效果。

一、档案管理工作的意义及作用

合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考资料。随着我国的全面发展与进步，档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业或单位的资源取向、模式、战略，以及未来的发展都受档案管理工作的影响，所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。

档案管理工作主要有两项重要的作用：其一，作为考察依据的作用。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。例如：企业重要文件存档、手稿、印信等;其二，作为参考的作用。由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室，所以，当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。

二、档案管理工作具备的重要性

首先是妥善保留珍贵的单位档案资料。从根本上来讲，档案本身构成了企事业单位自身拥有的珍贵资料与宝贵财产。这是由于，单位档案以及个人档案都承载着珍贵的资料与信息。在此前提下，单位关于目前现存的各类档案资料就要做到妥善予以保留，确保有关人员能做到随时调取并且查阅现有的档案信息。从现状来看，单位针对档案管理已经能借助多种信息化手段。面对信息化趋势，关于管理各类的档案信息尤其需要关注信息安全，避免档案信息受到窃取或者被篡改。

其次是理顺档案工作的基本流程。在负责管理档案的专门工作人员看来，档案管理本身具备繁琐性的特征。这主要是由于，档案管理本身包含了复杂度较高的操作流程与步骤。因此在目前实践中，改进档案管理就是要集中于理顺现有的管理操作流程，借助信息手段来替代原有的人为管理操作。只有如此，档案管理才能体现优良的实效性，在简化流程的同时也符合了良好的档案管理综合效果。

第三是方便提取与调用档案。档案资料本身含有较多的关键信息，因此有必要允许相应个人或者相关组织依照特定权限来调取上述的档案信息。具体针对调用某些档案信息来讲，关键在于设置查阅相关档案的权限。在某些情形下，相关人员如果超出了既有的档案查阅权限，那么不可随便查阅档案或者调用档案信息，如此才能有效防控档案丢失或者档案信息遭受篡改的可能性，保障档案信息安全。

三、有效开展档案管理工作的举措

从现状来看，档案管理工作应当侧重于综合性的档案归类、档案信息搜集、档案借用以及归还、信息存档以及档案维护等。由此可见，档案管理的流程本身具有复杂性。作为档案管理的有关负责人员来讲，其应当意识到自身具备的档案管理职责所在。同时，作为上述的管理人员还要注重提升自身的综合素养，确保能够紧密结合档案管理有关的各个操作流程。具体而言，目前针对档案管理仍需关注如下的工作改进举措：

（一）全面提升人员专业素养

截至目前，某些负责管理档案资料的专业人员仍然欠缺应有的专业素养。在此情形下，上述人员通常很难切实遵照相应流程来施行档案管理，以至于表现为混乱的档案管理状态。为了全面加以改进，有关部门在现阶段就要致力于培育综合素养较高的档案管理人员，确保此类人员针对信息化手段能够予以灵活适用。只有运用日常培训的方式，档案管理人员才能逐渐拥有优良的档案管理专业素养。

（二）优化档案管理的基本操作流程

档案管理流程通常应当包含搜集各类档案资料、整理并且归纳档案资料、妥善保留档案资料以及调取资料等。在目前看来，为了显著简化现有的档案管理流程，则需更多引进全新的信息化手段。这是由于，建立于信息化手段之上的档案管理流程具有更加显著的实效性与便捷性，并且还能避免某些琐碎与繁杂的档案操作流程，进而提升了管理工作效率。

（三）保障档案信息安全性

面对信息化的当前时期背景，关于档案管理有必要更多注重于确保信息安全。档案信息本身涵盖了较多层面与领域，因此作为有关负责人员应当能够借助相应手段来全面防控档案信息遗失。具体针对查阅档案资料来讲，应当设置必要的档案加密措施。相关人员在不具备特定权限的前提下，则不能够随便予以查阅。经过全方位的档案加密处理，应当能在根源上消除档案丢失的隐患。

经过综合分析，可以得知档案管理工作本身体现为繁杂与琐碎的基本特征。但是不应忽视，档案管理工作对于全过程的单位运行具有不可忽视的重要价值。截至目前，很多企事業单位都已逐渐意识到有序推行档案管理对于提升单位工作效益的必要性，并且也在探求适合于管理本单位各类档案的举措。未来在实践中，关于档案管理仍然应当归纳其中的珍贵工作经验，据此服务于档案管理综合效果的优化。