论信息化环境下离退休工作档案管理的有效措施

耿红梅

摘要：随着离退休工作人员的增多，相应的档案管理工作也迎来了更大的挑战，如何进行档案的高效、细致化管理，提高档案资源的利用率，成为了我们需要探讨的新问题。在网络时代下，建立信息化办公环境，提高信息化工作水平，无疑是档案管理工作应该迈向的新高度。本文主要分析了当前离退休工作档案的管理问题，提出了几点信息化档案管理措施。

關键词：信息化环境;离退休工作档案;档案管理

离退休工作档案包括个人的基本信息，健康状况等，除文字性的资料外，还包括一些音像资料，为了方便保存、查阅和后期的调取使用，应该寻求一种更高效的档案管理措施，适应社会企业发展以及社会老龄化的需要。与网络和信息技术相结合是档案管理的必然趋势。

一、离退休工作档案管理存在的一些问题

（一）基础设施薄弱

完善的基础设施是有序开展工作的保障，但是调查显示，在离退休工作档案管理中，对于存放档案的场所和设备都不齐全，经常随意的将档案堆放在一些临时办公场所中，没有统一的存放地点，许多档案都已经流失或被损坏，无法在需要时查找。现代化的档案管理设备和系统也不完善，仍然在沿用传统的工作模式，工作效率低。

（二）制度保障不足

在管理离退休人员工作档案的过程中，管理机制不够科学。在具体实践中，依然是由原来单位来管理离退休人员的工作档案没有向当地社会保障管理部门及时移交，社保机构和企业分别管理参保资料和退休档案，这样就无法准确把握信息，双方的沟通交流也会受到较大的影响。如果在不同的单位存放一个人的社保资料，采用了不同的管理方法手段，那么它的合法权益就无法得到保障[1]。

（三）人员素质有特提升

档案管理工作一直以来都没有受到应有的重视，因此负责开展工作的人员大多都是其它岗位上的工作者，兼任该项工作。即使是设立了专门的岗位，派遣了专门的人员，也缺乏专业素质，能力不足。加之这项工作长期不受重视，导致该岗位工作者产生了消极的工作态度，应付了事，使档案管理的完整性得不到保障，甚至有信息泄露的极大隐患。

二、信息化环境下离退休工作档案管理措施

（一）建设档案管理信息化网络系统

尽管信息技术已经在全国范围的各个行业内普及，但在一些经济欠发达地区及小型城市，离退休工作档案管理仍然在采用传统的方法，管理的内容主要是纸质材料，不利于信息的保存和调取，工作效率低。另外，档案的完整性也得不到保障。在此背景下，加强档案管理系统的信息化建设是尤为必要的。加强离退休干部档案管理信息网络系统建设是一项非常重要的工作，通过系统整合和管理，充分发挥离退休干部档案的作用，能够对以后任职人员产生积极的影响，而加强信息化的档案管理，能够使档案的使用更加便捷，人们可以通过网络信息系统来查询和寻找相关的信息。同时，加强离退休干部档案的信息化管理，也能够充分发挥监督作用，避免一些不良事件和不良风气的发生。在信息化时代，人们对离退休干部的档案管理提出了更高的要求，要求干部档案要实事求是，确保干部档案的全面性和真实性，而通过档案管理信息网络系统就能够提高档案管理的时效性、真实性和全面性，体现高效化的现代办公。

（二）完善档案信息化管理的基础设施

除了要建设专门的档案信息管理系统外，还需要有完善的基础设施作为支持，这包括专门的办公场所，档案存放处以及现代化设备，以便确保档案管理工作顺利开展。基于这一点，政府需要投入充足的资金，支持档案信息化建设，事业单位也要多渠道筹措资金。

相关管理部门需创建单位离退休职员档案管理部门，对各单位内的离退休职员的档案信息进行综合管理，提升档案管理的查询效率，在创建档案信息时要引进信息化系统，并做好设施维护与温度管理等配套设备的安装工作，创造一个稳定的档案管理空间。此外，单位要采用科学的计算机设施及软件技术，努力创建离退休档案控制工作的信息库，实现离退休职员资料的联网操控和信息共享。

（三）优化管理制度，贯彻落实责任机制

在实施档案管理信息化系统时，需要完善相应的管理制度，确定职责，保障网络与信息的安全性，进一步改革档案管理机制，由此满足信息化管理的需求。在相应的需求标准基础上，相关部门应制定一个健全的规章机制，可以与信息化管理工作相符合，进一步细分电子档案管理步骤，特别是在电子文件与档案方面，一定要确保电子档案的真实性和安全性，以及档案管理的基本标准[2]。而且，针对相关管理部门来说，建立集中档案统计职务等规范也是非常重要的，由此梳理档案网络，根本目的在于实现资源共享。

（四）提升档案管理信息化水平

目前，离退休业务档案管理工作的总体水平较低，人工操作与应用系统比较混乱所以一定要调整档案管理工作。信息化系统是一个系统项目，需要做好以下工作。其一，要实现档案管理的科学化与规范化，事业单位要尽可能创建档案管理工作的信息化系统，集中档案格式文本与种类，不断提高档案查询与利用的效率。其二，注重完善离退休业务档案系统信息资源，转变以往的管理模式，努力开发档案信息管理系统，做好各项档案资料的信息化处理工作，进而逐步提高离退休档案管理水平[3]。

（五）提升档案管理能力

随着信息化社会的发展，档案管理工作信息化已经成为离退休管理工作的重要途径。这就需要事业单位顺应时代发展的潮流，形成与时俱进的管理思想，掌握信息化建设的机遇，引入科学的管理设施，凭借科学技术、现代化设施及先进管理思想开展离退休档案管理工作。档案管理部门应形成“以人为本”的观念，不仅要积极采用计算机设备、网络信息库促进档案信息转变，及早创建内部信息化数据管理平台，还要组织内部培训，采取网络系统培训、职业技能训练提升档案管理者的工作水平，为离退休职员管理工作提供良好的档案资料服务。

（六）提高档案管理者的综合素养，创建专业的人才队伍

想要做好离退休工作档案管理工作，必须打造出一支高素质的专业化队伍，以人才力量推动该项工作的发展。在档案管理信息化背景下，负责档案管理的人员也需要具备更高的信息化素质，能够熟练使用现代化办公软件，不断学习新的技术手段，积极进行自我提升和完善。

首先，档案管理者了解与采用离退休相应的档管理理论。其次，众所周知，档案管理活动最明显的特征是可以采用多元化的技术成果，所以相关管理者一定要努力学习专业知识。最后，需要全面掌握离退休人员的各种知识，主要涉及各项技能，需要管理者对这些基本技能进行全面了解与学习。

三、结语

在离退休者的档案管理中，由于退休人员较多，相关管理中心也不重视离退休者的档案管理，导致档案管理存在诸多问题，不利于维护离退休者的合法利益。加强离退休工作档案管理能够保障离退休人员的权益，提供福利，是一项重要工作，决不能轻视。要加大软硬件投入，更要加强工作队伍建设，努力构建出完善的离退休档案管理服务机制，提高工作水平。传统的档案管理模式在实践过程中逐渐暴露出来了一系列的问题和不足，在信息化环境中，需要积极应用先进的科学技术，实现现代化档案管理，提高工作效益。

参考文献：

[1]王智.离退休干部档案管理信息网络系统探究[J].城建档案，2014，25（11）：125-126.

[2]王晓萍.离退休人员档案管理信息系统的设计与实现[J].中国集体经济，2014，17（24）：53-54.

[3]阎智灵.离退休人员档案管理信息系统的设计与实现[J].企业文化旬刊，2017，13（4）：154-155.