浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法

徐芳芳

摘要：在当今信息化高速发展的同时，信息技术被运用到各行各业中，作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;意义;方法

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）档案资料的收集、整理、查询方便，可高密度永久保存

档案信息落实数字化处理，应用计算机实施档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索。档案储存实现集成化，极大地提升了档案信息存储量和高密度。

（二）提升档案管理的有效性

传统纸质档案在管理过程中的工作较为烦琐，相应程序也相对较多，不易于工作人员查询和整理。通过信息化建设，档案查询可以通过专门查询系统进行有效查询，提升相关工作人员的查询效率，管理过程相对简单，能够大大提升档案管理工作的质量与效率。

（三）可以实现基础数据的快速统计和分析

互联网时代的到来，使大数据统计与分析成为现代化管理的有效工具，也成为科学正确决策的依据。档案信息化为实现大数据统计分析创造了条件。如利用干部培训中心历年干部培训档案信息，开展干部培训人数、学习成绩、培训效果等大数据统计分析，更好地指导干部培训工作等。

二、事业单位档案管理信息化建设的方法

（一）提高事业单位信息化建设的针对性信息化

建设是有效提高事业单位档案管理水平的策略，能够从根本上满足事业单位档案管理的实用性需求，因此事业单位必须提供足够的人力，物力和财力用于事业单位档案信息化建设中，通过信息化网站向相关人员提供档案信息，以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化，对于提高事业单位信息化建设具有非常重要的现实意义，事业单位档案管理信息化建设主要应开展网页式服务，网页服务能够更高效的实现信息资源的传递、运用和保存。

（二）档案信息化应做到规范化、标准化

事业单位在进行档案管理信息化建设时，必须严格执行国家推荐信息化管理的标准，遵循地区信息网络管理规范，结合单位自身發展的需求和特点来制定内部的管理标准体系。在技术规范上，对数据库结构和格式等作出统一的规定，对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，以此实现档案信息在全国及地区网络传输解码中做到统一格式，数据共享，避免因软、硬件和文档格式的不同，造成数据无法转换解码或者不能读取的网络障碍。

（三）注重对档案信息资源的安全防护

首先，需要加强相关管理人员的安全意识，对档案资源进行安全鉴定，明确档案的开放范围与安全密保程度，以此来提升档案安全管理的有效性。其次，对存储档案资源的计算机进行杀毒，以实际情况为基础，装设相关杀毒软件、防火墙，注重对相关硬件设备进行升级维护。在信息化档案建设过程中，以《全国档案信息化建设实施纲要》为基础，充分利用数据备份、数据恢复以及防火墙等功能来提升档案管理的安全性。在此过程中需要注意，单纯依靠相关安全软件保护档案资源，无法确保档案资源的绝对安全。因此，事业单位需要以自身实际情况为基础，构建有效的档案信息化管理安全体系，以此对安全问题、风险进行识别、监控、处理以及报告等，进而确保档案资源的安全管理。

（四）建立档案管理的规范制度

首先，在事业单位中，由于社会环境的变化速度较快，所以各类文献、资料的数量也不断增多，相关部门很难在短时间内将这些资料收集到一处，所以，对于这种问题，管理人员不妨进行横向式的联合操作，利用互联网技术，实现资源的共享，进一步提升各类档案资料的利用效率。其次，由于事业单位的工作情况，在具体的工作过程中，相关人员也可以建立电子文件数据管理中心，深化单位信息资源的管理组成，在这个数据管理中心上，可以提供一些非保密性、制约性的电子文件，为单位内相关部门提供信息服务，实现真正的电子资源共享操作，既能够拓宽档案的整体管理范围，同时也可以提升档案的应用效率。当然，在具体操作上，还可以设置相应的访问权限，以免一些相关的档案信息出现泄露的问题。

（五）优化软硬件设施，打造良好的档案管理服务平台

事业单位领导要高度重视创建事业单位档案管理服务平台，并结合自身的工作实际需要，台理规划档案管理信息化建设。一方面，事业单位要加大对档案信息化管理工作的资金投入，引进存储量大、处理能力强的设备以确保电子档案信息系统的高效性和稳定性。另一方面，要着重提高档案管理人员的技术水平，建立数据库系统，既要提高数据库系统查询服务的便捷性和高效性，又要致力于数据库系统的综合服务能力的应用，在数据库系统安全维护工作上尽最大可能做到“专人专项”管理。

（六）创新管理工作的改革标准

在当前的社会环境下，信息技术已经成为单位、企业发展的一项重要内容，对于这方面的技术，事业单位要在档案管理工作中进行合理化的应用，进一步强化档案管理工作的标准化水平。在具体执行的过程中，为了创新管理工作的改革标准，相关责任人员不妨从以下几个方面入手：首先，在管理方法的引入上，工作人员对于那些信息技术，要进行积极、大胆的应用，根据事业单位的发展特点，邀请外包企业编制一些有效的档案管理系统，进一步提升档案收集、归纳和整理的效率，巩固档案的整体管理质量，这样能够有效降低管理人员的压力。其次，工作人员在对档案资料进行整理的时候，还可以应用一些信息技术来完成档案资料的共享，尽可能发挥档案的资料价值，比如在单位的内部，可以建立一些档案管理平台，通过权限设置，帮助各个部门的工作人员，对档案信息展开合理化的使用。

三、结语

事业单位档案管理信息化建设对提升档案管理质量、效率，促进事业单位可持续发展具有重要的作用和影响。因此，在实际建设过程中，事业单位需要结合有效方式来提升信息化建设的有效性，进而为事业单位的可持续发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]任守海.浅析事业单位档案管理信息化建设路径[J].人才资源开发，2017（2）.

[2]李伟.提升事业单位档案信息化建设的策略探讨[J].中外企业家，2017（10）.