应用PDCA循环提高医院考勤合格率

● 钱 鹏

作为医院人力资源管理、质量管理的重要基础工作之一，员工考勤是绩效考核、年度考核、职称考核等的重要依据，也是医院正常运营、健康发展的重要依据。运用现代质量管理PDCA 循环可以对考勤管理工作进行持续的质量改进，形成一体化的考勤管理流程。

通过笔者走访统计了江苏地区几家有代表性的公立医院（包括：三级医院、二级医院）考勤管理情况了解到，2016年之前绝大部分医院还采用的纸质化考勤，每月整理汇总，不仅耗费了大量人力物力，而且不易保存，导致考勤效率低下、考勤合格率低下。因此，在考勤管理中应用PDCA循环，采用科学的考勤管理办法，可以提升考勤效率、提高考勤合格率。

笔者结合自身工作单位——泰州市人民医院的考勤管理质量改进情况，谈谈PDCA应用于考勤管理的具体实施效果。

在考勤管理中引用PDCA 管理学思维，运用质量持续性改进积极实践探索，按照PDCA 循环的4四个重要阶段贯彻实施——制度计划—执行计划—检查效果—推行。 PDCA四个阶段承上启下，每个阶段都有既定的工作方向、工作重点，环环相扣、相辅相成。计划（P）：将考勤中存在的难点提炼成具体问题，罗列出这些问题的具体影响因素，筛选出主要问题、主要影响因素，具体问题具体研究，制定出解决问题的项目规划；行动（D）：根据计划，逐项行动，信息化考勤、专人管理、优化流程、考勤队伍建设、引导监督；检查（C）：对初期的项目规划的完成情况进行检查，评价完成目标情况；推行（A）：总结考勤成功经验、推进标准流程建设、汇总新需求问题、借鉴先进管理检验，形成制度。

一、第一步：制定考勤管理计划（P）

在未实施信息化考勤之前，根据各处（科）室考勤上报情况，统计了半年的考勤情况： 上报科室合计为：1308个，按要求（及时、准确、休假管理）考勤的科室为：602个，合格率58%，合格率较为低下，且当时汇总每一个月的考勤，从科室到人力资源部汇总，大约需要半个月时间，效率低、容易出错。

对于这种情况，我们访谈了几个具有代表性科室的考勤员，查阅了几个月的考勤表，结合实际情况，进行了情况的分析研究，总结出原因：一是纸质化考勤；二是执行率低；三是不规范；这三方面因素占92.2%，为主要解决的重点。利用鱼骨图进行主要原因的解剖。（1）纸质化考勤：不便于数据统计、容易丢失；例如年终考核是要统计出勤、休假情况，要花费大量人力，时间长了，数据难找。（2）执行力低下：漏报、重复报、不按时上报；例如忘记按规定时间上报考勤，导致全院的考勤汇总时间延后。（3）考勤不规范：缺少专人管理、休假与考勤不一致、上报流程不规范。例如请假审批时，批了10天假，实际考勤中没有没有上报或者少上报。

归纳问题，得出结论：解决考勤方式为治本问题，提高考勤员执行力为过度问题，完善考勤制度为治标问题。解决这三大项，可以确保考勤合格率的提高。

设定目标值，目标值的设定理由：

目标值=现况值（为改革前考勤合格率58%）+改善值（由计算所得）

=现况值+现况值×圈能力（我们组共有5名成员，由全体圈员评价得分，需要多部门配合的打1分、需要一个部门配合的打3分，自行解决的 打5分，然后算出平均分，圈能力=平均分/5*100%）×改善重点（三大项改善，占所有因素的92%）=58+（58×0.4×0.92）=58+21=79

意味着改进之后，我们考勤合格率要达79%，比原本的58%，提高21%，实现考核合格率大幅度上升。

二、第二步：制订执行计划（D）

通过问题原因分析，得出了提升考核合格率的解决要点——考勤方式、考勤员执行力、考勤制度，解决这三方面的问题，可以从根本上解决考勤合格率低的问题。具体问题具体分析，组建解决考勤问题工作小组，小组成员发挥“头脑风暴”、实践调查访谈，总结出解决问题的方案。

（一）建立线上考勤系统，取消纸质考勤

通过医院飞速发展的信息化水准，为上线考勤系统提供技术支持，助力于医院精细化管理，与信息中心携手，在医院综合内网平台中加入考勤系统。第一、变革考勤上报方式，实行考勤网络直报；第二、医院OA 结合医院短信平台，进行考勤上报提醒；第三、信息化考勤上报，便于查看、监管。系统上线之后，哪些科室有无及时、准确上报考勤一目了然，不需要像以前一样翻纸质考勤表查询，休假、缺勤不需要人为统计，系统自动筛选整合，大大的提高了考勤效率、合格率。

（二）设定部门专职考勤员，负责排班考勤

选出工作责任心强的员工作为科室考勤员，根据科主任、护师长的安排及时有效的排班考勤，对于考勤中出现的问题及时与科室领导及人力资源部反映沟通。同时，排班考勤是医院管理运行的基础，考勤员则是医院正常运转的“守门人”，同时做好考勤员工作质量提高的常态化管理，主要从三方面突破：第一，建立考勤工作交流群：通过建立群的方式，使相关通知可以及时发布，考勤人员可以及时了解，发现问题也可以及时沟通；第二，开展多形式的政策培训：协同办公短信提示、邮件、院内网通知、电话、会议培训；第三，加强科室考勤工作衔接，例如当科室考勤员需要变动，要及时配置相应的权限，同时要在科室考勤交接的基础上开展针对性培训。

（三）规范请假流程，专人管理

在考勤系统中增加请假审批栏目，制订出各类请假流程，申请人线上提交申请，由科主任、护士长审批同意后，提交至主管部门审批，主管部门同意后，提交院长、分管院长审批，最后人力资源部备案，流程结束后，请假成功者信息直接对应入排班考勤系统中，减少人为操作的误差。

（四）发挥人力资源部及纪检部门职能作用，加大对考勤管理制度的宣传及对制度执行力度的监管。

三级医院尤其是大型三甲医院职工众多、大部分存在几个院区，因此制度宣传尤其重要，可以通过每周一次的院周会进行政策宣讲、组织考勤员开展考勤制度学习等方式，科普考勤制度；同时对科室及考勤员的日常排班考勤进行监督管理，确保考勤制度科学有效的实施执行。

（五）草拟并试行新的《泰州市人民医院考勤管理办法》

出台新的考勤管理办法，将考勤制度、请假制度的具体管理、实施方法落到实处。

此外，考勤系统的建立，还会带动加班费核算的便捷，之前加班费的核算，先要筛选各科室考勤表中的加班人员信息，再跟各科室上报的加班情况对比审核，在核算出加班费，耗时耗力。系统的上线，通过直接提取考勤系统中的加班人员信息，自动按标准核算出加班费，简单方便。

三、第三步：检查考勤管理工作的实施效果（C）

通过考勤管理项目的实施，全院考勤管理更加规范，时效性进一步增强，营造了更加规范、效率、更加人性化的工作氛围。考勤方法得以改善；考勤员执行力得以提高；考勤内容得以规范。

改善前后对比图：

项目 改善前 改善后 备注总科室 1038 1728考勤合格数 602 1486 上升合格率 58% 86% 上升

通过近一年的PDCA质量改进，我院考勤管理得到了质的飞越，考勤效率、合格率大幅度提升，改善后成果显著，超额完成了前期目标，目标达成率133%，提升48%，不仅为日常的绩效考核、科室管理奠定了坚实的基础，也为医院信息化精细管理添砖加瓦。但是，实施中发现，任然存在部分问题，如：校核功能差、考勤项目混淆不清、上报拖拉等，针对这些问题，还需要进行新的一轮PDCA循环，在循环中不断改进提高。

四、第四步：考勤管理工作的处理阶段（A）

总结PDCA改进中的经验成果，让制度得到落实，根据国家相关政策规定与本院具体的考勤管理计划相结合，适时动态调整，建立稳固的政策基石 ，基于国家和医院考勤休假相关政策和制度，出台了《泰州市人民医院考勤休假管理办法》，办法中优化了考勤管理、规范了休假制度、明确了考勤工作制度，让考勤管理制度由“一堆散沙”变为“坚固围墙”，让明确的制度规范医院考勤秩序。

后续中，考勤管理团队还要按照PDCA 循环通过对考勤管理工作的检查，将好的流程和做法进一步标准化，将未解决的问题或未实现的工作转入下一个PDCA 循环来解决，继续加强考勤信息化建设，进一步完善考勤员的激励机制和考勤工作的效果评价，借鉴别的医院和先进企业人力资源管理经验，结合院情进行提高管理水平。