数字化背景下档案管理模式的探讨

鲁永南 王雅静

摘  要：新时期下，随着现代信息技术的快速发展，社会已然进入到数字化时代，而这也对档案管理活动提出了新的挑战。从档案管理实际看，传统的纸张管理已经无法满足其实际工作需求，必须立足于数字化的大背景，对档案管理模式进行改革创新，开展现代化的档案管理活动，加强档案信息化建设，从而更好的提升档案管理效率，下面对此进行分析。

关键词：数字化;档案管理;模式;创新

前言

在今天，信息技术已是人们生活、工作、学习十分重要的手段，在实际中，为了更好的发挥出档案资料的价值，全面加强档案管理的信息化显得十分重要。因此，在开展现代化的档案管理活动时，必须进一步加强档案信息化建设，利用现代信息技术对档案开展收集、保存、管理等活动，从而真正的发挥出档案的作用。

1.档案管理信息化的优势

在档案管理活动中，开展信息化管理的优势主要表现在：（1）便于档案信息的存放，在传统的纸张档案管理中，对档案保存环境有很高的要求，如果環境潮湿，纸张很容易发霉，如果突遇火灾，更是会造成档案资料的损毁，影响到档案的价值。开展信息化的档案管理活动，可以将档案信息保存到相应的硬盘、U盘、微云盘等中，保存管理十分方便，能确保档案资料的完整、原始。（2）有助于档案资料查找，档案资料会随着时间的推移而逐渐加多，在以往的档案管理活动中，要想查找之前的一些信息，需要花费很长的时间来查找档案原件，而档案管理信息化，可以在查找资料时，输入几个关键词，或者将档案日期输入检索系统中，就可以在几秒内找到相应的档案原件，极大的提高了档案使用效率。（3）提升档案管理效率，在以往的档案管理活动中，不管档案资料的收集，还是档案整理、保存，都需要档案工作人员进行，其工作强度大，难以保证工作效率。实施档案管理信息化以后，可以借助先进的信息技术来完成档案收集、录入、保存等工作，极大的减轻了档案管理人员的工作强度，提升了管理效率。

2.数字化背景下的档案管理策略

2.1数据管理信息化

在数字化背景下，档案管理最为基础的就是实现信息化，而加强数据管理的信息化则是实现档案管理信息化的关键。在实际中，开展档案管理时，借助相应的管理软件，对档案资料进行操作，能极大的提高档案的实际管理效果。一般情况下，开展档案管理信息化活动时，还需要做好相应的软件、硬件设备准备，并且要建立良好的局域网，这样才能保证档案信息化管理的良好进行。因此，要建立一个安全的局域网，档案管理人员可以通过相应的网络统计活动，在局域网中开展档案管理工作，并对档案数据的完整性、准确性进行分析，确保到档案数据资源的真实性。随着现代信息技术的进一步发展，相关领导也要彻底改变以往的思想观念，全面提高对档案管理的重视力度，并建立一套科学、完善的的档案管理体系，指引档案管理人员可以更加规范的利用现代信息技术进行档案管理活动。

2.2工作方式信息

在现代档案管理活动中，实现工作方式的信息化是实现档案管理信息化的重要表现，也就是说，在实际中看，开展档案管理工作时，需要采取现代化的信息技术手段进行，从而推进档案管理信息化。在传统的档案管理工作中，要求档案管理人员采取人工方式进行，其具有很强的工作强度，加上其他因素的影响，很容易出现档案记录失误的情况，这也造成了档案管理效率极低，影响到档案资源的利用。新时期下，实现档案管理工作方式的信息化，能保证档案收集、分类、整理、保存、查询、利用等活动的信息化进行，极大的减轻了档案管理人员的工作强度，提高了其工作质量。在档案管理活动中，注重对档案信息化管理的规范、指引，并对档案管理人员的职责进行明确，引导其开展信息化工作的同时，最大限度的减轻人为因素带来的干扰，从而保证档案管理效果。

2.3信息检索信息化

在开展档案管理活动时，信息检索是十分重要的管理工作，在数字化背景下，在档案管理过程中可以采取信息化的手段进行信息检索工作，这样就可以极大的提高档案信息检索准确性及检索速度。在以往的档案管理活动中，由于往年累计的档案资料有很多，在寻找某一项档案内容时，需要花费很长的时间、精力进行，这就会对档案使用带来极大影响。在数字化背景下，采取信息化的手段进行档案信息检索，能在短短的几秒中就找出相应的资料，不仅减轻了档案管理人员的工作强度，同时也提高了档案使用效果。

2.4安全管理信息化

在档案管理活动中，安全管理会直接影响到档案整体管理效率，在档案管理中必须坚持原始性原则，要防范档案篡改。同时档案管理还属于一项极强的特殊的工作，其具有很高的保密性，在以往的档案安全管理活动中，需要档案管理人员做好防潮、防火、防盗等各项工作，而纸质档案本身比较脆弱，很容易受到破坏。在数字化背景下，可以采取信息化的手段对档案进行安全管理，这对于档案管理效率的提高也有极大帮助。在实际中，要结合具体情况，制定相应的安全管理制度，保证档案管理人员可以严格的落实、执行，并且要促进档案管理人员具有良好的法律意识、安全意识，可以规范的开展档案管理操作。另外，还可以结合档案管理活动需求，制定相应的档案安全管理信息化体系，及时处理各种不安全问题，避免出现档案丢失、残缺等情况。

最后在数字化背景下，为了更好的提高档案管理工作质量，还需要结合档案管理人员的工作水平，为其制定相对应培训策略，不断提高档案管理人员的综合素养，使得档案管理人员可以更加科学、规范的开展信息化档案管理活动。同时还需要注重对档案管理人员进行责任教育，要强化其责任意识，引导档案管理人员意识到自身工作的重要性，督促其可以更加积极的开展档案管理工作。

总结

综上所述，在新环境下，全面加强档案管理信息化具有极为重要的作用，因此，在实际中要结合现实情况，进一步完善档案管理信息化平台，借助信息化的手段来提升档案效果，以此更好的发挥出档案的价值。

参考文献：

[1]薛雯，仲杰.数字化背景下档案双套制管理模式的再思考[J].办公室业务，2016（9）：138.

[2]王秀玲.数字化档案信息利用模式研究[J].管理观察，2018（14）：116.

[3]吴嘉燕.企业档案管理实现数字化探讨[J].大科技，2016（16）：141-142.

[4]马丹.大数据时代背景下档案管理问题探讨[J].新商务周刊，2017（12）：118.

作者简介：

鲁永南（1987.01-），男，民族：彝族，籍贯：云南大理，学历：本科，研究方向：档案管理。

王雅静（1986.12-），女，民族：汉族，籍贯：云南保山，学历：本科，研究方向：档案管理。

（作者单位：云南瀚哲科技有限公司）