浅谈高校行政电子公文规范化问题

殷婕

摘 要 随着科学技术以及信息技术的不断发展，电子办公技术已经应用到各行各业，特别是电子版本的工作文书方面。公文是处理各种公共事务的重要工具，在人们日常的生活过程中发挥着重要作用。高校的行政公文也出现了电子模式，为行政管理带来了极大的便利。但是，在现在的高校行政电子公文的使用与管理情况来说，这个过程中依然存在着诸多问题，特别是公文的规范化问题。基于此，本文从高校行政电子公文的角度出发，分析了其中存在的规范化问题，并对此提出了一些建议。

关键词 高校 行政电子公文 规范化 问题

科学技术的进步使得高校行政公文的形式发生了变化，由以前的纸质文书转变成电子文书，时代背景的变化使得高校行政公文的规范化问题变得更加棘手，因为电子公文主要是打字实现，很容易出现拼写错误或是同音词错误，导致一些问题的出现，与此同时，行政电子公文的保密性也在降低，不利于数据安全。高校公文是高等院校的相关管理部门在管理过程中形成的规范化的、制度化的文书，是开展和管理学校各种公务活动的重要工具。高校行政公文不规范问题会直接影响高校发挥各项职能，因此，研究高校行政电子公文的规范化问题，具有十分重大的意义。

一、行政电子公文概述

行政电子公文是行政公文的另一种表现方式，行政公文是国家机关及社会组织在行使相应职权、进行管理时形成的具有法定效应和权威性的格式规范的文件。而电子行政公文是以计算机、互联网为传输载体，在物质形态上不同于传统纸质文书，但与纸质文书同样具有法律效应的规范化的公务文书[1]。

二、高校行政公文在使用与管理过程中出现的规范化问题

（一）高校行政电子公文保护环境的不安全性

现在的高校行政电子公文管理過程中仍存在着诸多问题。虽然行政电子公文方便快捷，但是它处在网络这个虚拟的大环境中，既然是网络世界，信息的安全性就没法得到安全保障，网络的开放性、共享性使得行政电子公文的保护环境受到多方影响，不利于环境的安全。与此同时，高校行政电子公文的管理人员在实际工作过程中依然存在着不规范的问题，甚至是导致高校行政电子公文在网络世界中出现信息泄露的现象。

（二）高校行政电子公文相关人员安全意识薄弱

电子公文的管理人员安全意识薄弱，是当前比较明显的问题，高校行政电子公文相关工作人员使用不规范以及相关管理部门安全宣传力度不够，这些都会引起高校行政电子公文出现规范化问题。因此，高校行政电子公文管理部门管理的过程中，应对高校行政电子公文使用人员进行专业培训，提高相关工作人员的高校行政电子公文安全使用意识，避免出现信息泄露的现象，影响高校行政电子公文的完整性[2]。

三、高校行政电子公文规范化问题解决措施

（一）防止传递高校行政电子公文的过程中肆意改写

要想防止高校行政电子公文在传递过程中肆意改写，应做到：

1.在高校行政电子公文传递过程中，将高校行政电子公文设置为“只读”状态，以此来避免在传递信息过程中，对高校行政电子公文进行改写，影响到高校行政电子公文的可信度。

2.在高校行政电子公文传递过程中，应当保证用户阅读的权利，与此同时，禁止用户对高校行政电子公文进行修改、复制、传抄等，避免高校行政电子公文信息的泄露。

3.为了保证高校行政电子公文信息的真实性，相关电子公文的管理人员应对用户的信息进行核查，避免高校行政电子公文管理网站受到不良影响[3]。

（二）对高校行政电子公文进行加密传递

在高校行政电子公文使用与管理过程中，信息加密是非常有必要的，它能够保障信息的准确性和完整性。因而在开放共享的互联网背景下，保障高校行政电子公文信息传输的完整性、准确性和原始性是至关重要的，因此，需要高校行政电子公文管理人员采用加密的方法来保障信息的安全，避免在信息传递过程中出现泄露。

（三）正确使用高校电子行政公文文种

在行政公文写作的过程中，要对每一个文种进行了解，掌握文种的含义、特征和使用的范围。有些行政公文的文种使用范围看起来比较相似，但是，实际上却存在着很大的不同。因此，必须对文种进行区别，既掌握文种之间的相似处，又要掌握文种之间的差别，并且在实际的行政公文写作过程中，不断练习，不断积累相关的经验。

（四）完善高校行政电子公文公章保护措施

在互联网环境下，高校行政电子公文对公章保护措施提出了更高的标准，所以，应当要求用户在对高校行政电子公文进行使用前通过身份验证，然后在济宁阅读高校行政电子公文。与此同时，在电子公章使用过程中，要对电子公章设置专用密码，避免心怀不轨者的违法行为影响高校行政电子公文内容的准确性和安全性[4]。

（五）使用规范的高校行政电子公文语言

词句的表述要清楚不能让人产生误解或歧义。否则，行政公文就会有多种含义，对行政公文的不同理解就会造成上行下效过程中出现差错，降低行政效率。不同题材的、不同主题的行政公文有着不同的语言风格。因此，在行政公文写作过程中，要立足于文种的特点，使行政公文呈现出不同的特征。同时，在行政公文的写作过程中，要充分体现行政公文的严谨性和权威性。

四、结语

综上所述，现在的高校行政电子公文在使用和管理的过程中依然存在很多问题，互联网的大环境背景使得高校行政电子公文面临着比传统纸质行政公文更复杂的问题，信息的泄漏、信息的不安全性都是很大的挑战。处理好高校行政电子公文的规范化问题不仅可以保证公文内容的准确，更是可以发挥高校的职能。

参考文献：

[1]姜芬奇.高校公文规范化探讨[J].洛阳理工学院学报（社会科学版）， 2008（23）：95- 96.

[2]沈希安，任婉君.浅谈高校公文处理工作的规范化[J].办公室业务， 2013（4）：36.

[3]朱芳毅.浅谈高校行政电子公文规范化问题[J].办公室业务， 2017（1）：138.

[4]王莉.探讨电子公文的规范化使用与管理[J].企业文化，2015（29）.