加强企业文书档案信息化建设的若干思考及建议

吕小敏

摘 要 随着科技的发展，迎来了信息化、大数据时代的到来。改变传统的企业文书档案工作机制，利用信息化建设手段，不断提高企业文书档案信息资源的开发、利用和共享，成为完善和创新发展企业文书档案工作的重要内容和目标，针对目前企业文书档案信息化建设工作现状和面临的问题，进行了分析思考并提出了加强和改善的若干措施建议。

关键词 企业文书档案 信息化建设 思考建议

企业的文书档案管理与利用在企业中是非常重要的，它能够直接影响到企业的信息化建设。当前我国企业的企业文书档案管理工作存在着很多的问题，企业应加强对企业文书档案的管理，投入更多的精力和经费完善企业文书档案的管理并且加强信息化建设，而且还要培养一批专业素质较高的文书档案管理人才。

一、企业文书档案信息化建设的必要性

企业文书档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对企业具有保存价值的各种不同形式和载体的原始文书记录信息。随着现代信息技术的发展和应用，办公自动化成为企业日常管理的主要模式，企业文书档案的运营管理也随之发生了调整转变，主要采用计算机作为信息载体，利用数字技术把纸质文件及声像资料等文书档案信息进行数字化处理，最终以电子档案的形式存储下来，按照规范性、安全性、效益性原则系统地组织成具有有序结构的档案信息库，从而对企业文书档案进行信息化建设，提高了管理的真实性、及时性、完整性和有效性。随着数据处理效率和利用程度不断提升，利用网络技术，对于企业文书档案进行计算机联网处理，实现文书档案的在线阅览、传阅及查询，快速便捷，准确全面，大大提高了文书档案管理工作的便利和效率。

二、企业文书档案管理现状

（一）企业对文书档案管理不重视

很多企业并没有对文书档案管理有足够的重视，这是企业文书管理面临的最大的问题。很多的企业管理人员认为文书档案管理工作只是对文书档案进行管理，并没有具体的价值，忽略了其在拓展市场提高生产品质中的重要作用。很多企业的管理人员也并没有对文书档案管理工作建立相应的管理体制，导致文书档案管理没有在企业中发挥应有的作用。企业因为不重视企业文书档案的管理，在进行建设资金分配的时候往往分配给文书档案管理部分的资金都是有限的，使得文书档案管理的建设缓慢，导致文书档案管理并不能得到良好的发展。

（二）文书档案管理缺乏完善的管理制度

当前，尽管很多企业都积极地应用新型的档案系统对企业的文书档案进行管理，但是还是缺乏相应的管理制度和管理体系对企业的文书档案部门进行规范和管理，使得很多企业的文书档案资料并不完善，很难使其发挥对企业发展的积极作用。新型的档案系统缺乏完善的管理制度也变成了纸上谈兵，并不能对文书档案管理工作的水平提高发挥太大的作用。

（三）文书档案管理人员素质偏低

当前我国企业的文书档案管理人员的普遍都存在素质偏低的问题，甚至部分企业的文书档案管理人员严重缺乏专业知识，并且企业也并没有给文书档案管理员工安排有效的学习培训，导致文书档案的管理人员缺乏专业知识，不能够正确的对文书档案进行管理，在资料收集和存放方面也不够专业仔细，严重的影响电力企业的文书档案资料的准确性。

三、加强文书档案信息化建设的建议和措施

（一）加强文书档案信息化建设的技术开发和装备保障能力

计算机文书档案信息管理及应用系统的建成、维护和发展，需要稳定的软件开发队伍，需要可靠的设备保障。要充分调研并明确需求，界定软件技术开发人员的职责业务，保证系统的实用性和拓展性。在企业文书檔案信息化建设的科学规划下，加大资金投入，引进维持管理系统安全有效运营的软硬件设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、扫描仪、刻录机、打印机、复印机、存储器、防火墙以及各类应用软件，定期维护，及时升级。为加强文书档案数据库的安全保密，在设置防火墙及相关必备组件的同时，要建立档案数据备份、恢复机制及措施手段，健全文书档案数据信息安全保障体系。

（二）不断加强文书档案从业人员职业素质

因此，企业想要完美的解决企业文书档案的管理问题，就要加强对文书档案管理人员的培训力度，定期的为文书档案管理人员组织素质提升培训，对文书档案管理人员的的专业素质及专业技能进行提升，使文书档案管理人员具有现代化意识和服务意识，并能熟练地操作文书档案管理的工作中使用的相关设备，培养文书档案管理人员的创新意识，使文书档案管理人员的综合素质得到提升，才能更好的完成文书档案管理的工作。

（三）加强对于信息化建设工作的领导，打好文书档案信息化建设的基础

企业文书档案承载着企业生产经营管理过程中的重要工作内容和信息，企业文书档案信息化建设刻不容缓，此项工作的开展离不开企业领导的支持，企业文书档案管理部门要结合自身工作特点和信息化建设的重要性，勤于向领导汇报沟通，阐明此项工作对企业未来发展的长远意义，使企业领导给以足够重视和关注，加强对文书档案信息化建设工作的支持力度，加强企业其他部门对此项工作的协调配合，保证经费的充足配给，制定企业文书档案信息化建设工作的发展计划和建设目标蓝图，对于此项工作科学规划设计，协调调配资源，分布稳妥进行，使企业文书档案信息化建设工作顺利有效开展。将不同介质来源、不同类型的原始文书档案，经过数字化处理，使之成为一体化电子文档，从而形成有序结构的电子档案数据库，这是文书档案信息化建设的重要前提和基础。因此原始文书档案的数字加工处理和电子文档的及时准确传输及保存至关重要，这是确保企业文书档案信息化建设质量水平的重要基础，从事数字化工作的文书档案人员的工作水平和责任心直接影响到信息化工作的根基，在对企业过去留存的纸质档案进行数字化处理时，要对其进行适当整理，梳理规范目录内容；对由于年代久远及保存不当造成破损严重的文书档案材料，要抓紧进行修复，修复完成后再进行扫描处理。纸质档案扫描完成后要进行编号立卷，与原版纸质档案要同步对应，经核对无误后需企业主管领导签批通过，因此需要企业本身对此项工作给以足够的重视，夯实文书档案信息化建设的基础。

四、结语

总之，随着企业的现代化发展，引入了大量信息化、机械化生产设备，使企业文书档案管理的过程中产生了大量文件信息，这就对企业档案管理模式和工作质量有了更高的要求，为达到提升档案管理部门的工作效率，实现煤矿企业高速发展的最终目的，企业文档管理建设刻不容缓。

参考文献：

[1]陆天丽.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].黑龙江科技信息，2015（4）.

[2]苏艳红.文书档案管理中出现的主要问题和改进策略探讨[J].办公室业务，2013（7）.