企业项目档案管理常见问题及对策

饶冬梅

摘要：项目档案真实记录了可行性研究，项目实施，项目完成等建设的全过程。项目验收，项目事故原因和责任认定，以及未来的管理、维护、改造和扩建提供了坚实的技术基础。项目文件具有全面、完整、真实、准确的特点。为确保项目质量，项目档案的建立必须符合国家法律法规的规定，但是，在现实生活中，项目档案的管理依旧存在许多问题，本文就企业项目档案管理常见问题及对策进行了探讨。

关键词：企业;项目档案管理;问题;对策

一、项目档案管理中的当前问题

（一）档案管理人员交接不到位

在其企业项目档案管理过程之中，档案管理人员交接无可避免，但是目前由于缺乏合理的档案管理人员交接建设，就导致新到岗的档案管理人员在进行档案管理时因不熟悉以前项目，归档工作难度较大。

（二）项目档案的名称及年度问题

在进行项目档案管理时常会存在项目立项名称与后续名称不匹配的问题，加之项目名称有时一字之差都可能会是不同的项目，这就使得在进行档案管理的时候，容易因名称的变动导致错归、漏归、重复归等问题。另外项目往往周期比较长，从项目立项到最终的竣-验收可能之间相差多年，因为缺乏明确的档案归档规范，对于这类档案就很难有效地进行年度化归档，导致项目归档年度混乱。

（三）项目档案的保管问题

以我单位为例，近年来我单位才开始重视项目档案的管理工作，而之前单位档案管理松散，档案原件管理不够重视，导致现如今的档案缺乏原件仅仅是以复印件来作为代替，这种管理工作显然不满足项目档案管理的制度标准，但是因保管的问题只能退而求其次的选择这种方式进行归档。

（四）项目档案管理人员分工不合理

在进行项目档案管理的时候由于人员分工不到位，很容易产生重复工作问题。例如我单位在进行台账建设的时候多同事共同完成，因为缺乏有效的分工就导致归档重复。

二、存在问题的原因

（一）管理者缺乏档案意识

负责该项目的领导者和管理者缺乏档案意识，并且不太清楚，有些只是口头强调，没有在具体的实际工作中实施，通常只注重质量、进度、安全等工作，但忽略了施工过程中档案的及时收集，整理和存放。企业档案工作也面临着与时俱进的问题，随着市场经济的发展和完善，在不断变化的过程中，各级领导一般只注重直观的经济效益。专注于生产经营部门或组织的工作，并因其辅助和间接状态，文件系统性管理以及文件和材料的收集，归档和使用被忽略。此外，个别领导者缺乏长期考虑因素。并且任意安排人员进行文件管理，随着高流动性和频繁更换公司人员，如果交接各方没有明确的责任，他们不能保证文件的转移将按照规定处理。文件丢失，特别是如果一些重要的人员变动，工程和技术数据丢失，很难采取补救措施。工程技术管理人员没有严格执行相关的项目档案管理制度，没有及时组织和保存项目负责的初步数据，各项目单位的档案和资料要求不够严格，项目建成后档案无法归档，档案部门对此无能为力。

（二）项目档案管理人员素质不高

单位的数据管理人员大多为临时抽调，没有经过专业培训，业务能力差，在进行项目档案管理的时候缺乏必要的技术支撑。档案部管理人员有时候是新手，不了解档案资料，档案不完整，档案质量差，不规范等问题，严重影响档案的质量和完整性，这也使档案部门难以在项目完成后补充项目完成数据的收集。对以前的项目不熟悉，归档起来不是很顺手，有些项目的立项名称和后来的项目名称不一样，有些只差一两个字但就不是同一个项目了，会出现错归、漏归、重复归的现象。许多企业文件管理人员都是兼职，没有全职档案管理员，很容易导致文件被分散和存储，这将导致严重缺乏文件。从一些基层单位的抽查中，单个单位档案管理人员只是简单的对档案资料进行合并，将所有有用和无用的绑定都在一起。文件类型，数据标识和存储周期没有系统划分，因此文件管理级别差异很大，文件管理是一项非常广泛的工作，档案管理员不仅要掌握专业理论，还要熟悉相关专业知识。

（三）档案信息化发展缓慢

在信息和网络不断发展的时代，存档信息化已经被遗忘在一个角落里，信息资源的利用和开发是企业生存，提高竞争力，在竞争中立于不敗之地的重要保证。归档的资料原本是要求原件的，但因之前同事的不重视，存在现在已找不到资料，很多只能用复印件代替的问题。有些公司尚未实施档案的信息化，大多数公司只停留在搜索目录的级别，许多当前的企业档案都是基于文件，忽略了影响企业发展和决定企业命运的“主要”文件。作为“主体”档案，工程材料往往缺乏现象，在生产过程中没有得到足够的重视。个别工程技术人员不熟悉工程技术档案的规范，甚至重要的竣工资料也会出现丢失。

三、加强和改进的措施

（一）提高项目档案管理意识

项目管理单位的领导和具体管理人员应高度重视项目档案。加强对国家和公司档案相关制度和标准的研究，不断提高档案和管理意识。严格执行国家档案管理标准，档案管理人员应及早参与项目实施过程，确保档案质量。因为大多数领导者都不了解文件管理的重要作用，这导致了工作缺乏资金。因此，为了确保该项目的顺利开展，不仅要加强对文件管理的重视，还要为其提供更多资金。要注意收集、组织和存档科学和技术文件，以确保企业文件的完整性，可以要求项目负责人合同盖完印章马上要归档一份，档案人员根据《公开招标》的进度去建台账，经常去跟踪项目的进度，提醒各项目负责人把各项资料及时归档。通过高度负责的管理人员开展相关工作，确保及时处理相关管理问题，从而指导员工积极参与工作。

（二）改善档案管理系统

改进和完善公司的项目档案管理系统，确保项目文件的完整性。同时要求各项目负责人按时全额归档档案，包括此项目相关的各种合同、会议纪要、立项、移交验收证书和施工决算单等资料。随着社会经济和科学技术的发展，在档案数据采集范围，分类标准，识别和存储技术方面，文件管理已经提出了许多新的主题。档案管理应该有新的概念和新的管理系统，以满足现代企业发展的需要。比如一家大型的建筑企业，一般具有多个建筑总承包水平，每年有多个工程项目，业务涉及房屋建筑，冶金冶炼，机电设备安装，市政和钢结构制造和安装等。文件管理可以说是众多而复杂的，责任是光荣而艰巨的。如何让公司的档案管理人员进行档案管理工作，使其符合总公司业务指导下的规范要求，是作者面临的艰巨任务。我根据实际工作谈到了企业文件管理的一些看法和经验。

（三）文件管理规范化

有必要确保文件的有效性、真实性和准确性，档案管理部门，各项目负责人需要认真审查文件的内容和形成过程。要了解和熟悉项目文件归档的范围，并严格区分文件档案和技术档案，项目初期的文件也应包含在项目档案中。如果是由于文件的特殊管理，相关文件的副本也应包含在相应的项目文件中，标明保存原件的位置。组织卷时，有必要仔细研究文档的内容，区分年份，区分问题，将同类型的案件进行整合，并集中进行处理，并尝试将文件的文件号设为案例文件的标题应准确反映案例文件的基本内容。企业在进行文件管理工作时，为了确保上述问题得到有效解决，有必要规范文件管理，全面提高文件管理的整体效果。具体措施包括：首先，规范材料的收集和存档，完善管理体系。标准化和统一化应被视为确保收集标准和收集方法有效的关键考虑因素。根据文件类型调整收集方法，避免重复和丢失。其次，对管理工作进行规范。结合项目安排和项目规划，集中管理文件以确保文件更安全和保密。档案信息化是企业档案工作满足企业信息化发展需要的必然要求，应予以重视和推动。文件管理系统软件是实现管理信息化的必备工具。建立档案管理系统不仅可以为企业提供咨询服务，还可以为企业的发展起到不可忽视的作用。

（四）建立企业档案工作组织体系

建立企业档案工作组织体系是必要的，包括组织领导、机构设置、人员配置和工作网络。要实施各级领导档案责任制，建立一支训练有素的专职档案和兼职档案队伍。加强档案工作组织体系建设是做好企业档案工作的保证。企业必须建立企业档案工作規则，管理体系和业务规范的制度体系。企业应保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定持续发展。企业还应派遣档案工作者参加专业知识培训，提高人员素质，稳定专业队伍，加强企业档案管理。要提高项目数据管理人员的专业素质，组织定期学习，特别是新进从事这项工作的人员，必要时，安排专门培训，明确档案的范围和规格，确保项目档案系统的完整性和准确性。

（五）对管理设施进行更新

在进行文件管理工作时，只有拥有完整的硬件设施才能有效地进行工作，因此，企业需要转变传统观念，将科学应用于现代技术，并积极购买相关管理设施。此外，企业还应加大员工培训力度，确保全面提高设备利用率，避免人力和财力资源浪费。构建用于文件管理的信息管理系统。通过相关方法和技术的应用，合理构建信息系统，实现档案信息的自动化管理。在该系统中，它主要具有文件录入和修改等相关功能，使管理人员能够更好地进行归档资料的分类和归档等相关工作，使其工作效率得以全面提高。

四、结语

总而言之，企业项目档案是一个企业的灵魂，不仅包含着知识产权，还包含着物质产权，是维系企业经营生存运营下去的重要部分。企业的项目档案工作必须引起重视，更新管理设备，增加投资，坚定的对档案管理人员进行专业素养培训，在发现问题之后，必须采取相关解决措施，让企业项目管理顺利的回归正轨。

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