信息化背景下的学校档案管理

徐霞霞

[摘 要]基于学校档案管理工作在促进教育和谐发展中的重要作用，文章结合工作实践分析了加强学校档案管理的重要性，为提高管理水平，为更好地促进学校在未来实现高质量发展，文章从完善管理制度、加强专业人才队伍建设、创新服务理念等五个方面探讨了优化措施。

[关键词] 学校档案管理 管理模式 信息化 重要性

中图分类号：G271 文献标志码：A

学校档案管理的重要职责就是有效管理好学校相关的信息资源，为学校的发展与建设提供信息化服务。学校档案不仅记录了学校的发展历程，汇集了学校的教科研成果、教育经验、教师业绩、师生流动等相关数据与记录，同时也可归纳、整理与提取相关参数，为学校进一步实现和谐、可持续发展提供必要的参考依据。众所周知，学校档案管理工作专业性强，在信息时代背景下，不仅在硬件设施上要求升级与配套，对档案管理工作人员专业技术与能力要求也颇高。工作人员不仅要具有熟练的专业技能，同时在工作态度方面更要严谨认真、高度负责，否则，就会因小失大，会因个别信息的纰漏或失误影响到他人的一生和学校的声望。为此，在信息化时代背景下，为使学校档案管理更为科学与规范，继续研究探讨如何提高学校档案管理效能就显得非常必要。

一、学校档案管理信息化建设的重要性

随着我国教育教学改革的不断深入，学校档案管理工作在学校管理工作中不仅责任大，还增加很多全新的工作内容，而且对档案管理专业知识与现代计算机等信息技术水平的要求也越来越高。学校的日常档案管理，不仅是工作人员履历及学生的学籍管理问题，还需要记录学校各方面活动的开展及数据等，越来越多的学校管理、日常教科研活动等也需要记录存档。为此，学校档案管理也必须主动地提高信息储备量、储备速度，同时也必须建立快速查阅、提取信息的途径与方法。特别是网络的普及与计算机技术的普遍应用，电子档案应运而生，为信息检索者提供了快捷、便利的服务，由于服务对象的个性化与服务内容的多元化，无形中加重了档案管理人员的工作负荷量，扩大了服务的内涵与外延。因此，为主动适应信息化发展的需要，档案管理工作人员必须谙熟档案管理专业知识、必须具有熟练的计算机操作技能与较高的新媒体素养，才能匹配档案管理岗位工作，提高工作效率与工作质量。[1]

二、学校档案管理工作的优化措施

（一）建立与完善管理制度

完善制度，规范管理流程，对于学校未来的和谐可持续发展的意义重大。国家档案局颁布的《学校档案管理条例》中明确规定：“学校档案的管理工作必须由单位法人代表亲自负责，成立管理小组或由专人管理，一把手在管理过程就是第一责任人。”首先，学校开展全面工作的同时，应转变观念，提高档案管理意识，从思想上认识到档案管理工作对学校全面发展的重要作用以及对学校教育事业所起到的规范管理效能[2]。 在实践中，单位领导要秉持对档案管理工作高度负责的态度，指派专业人员认真梳理与排查档案管理的各个环节，及时查漏补缺，有问题及时解决，问题大的向上级汇报解决，不断地完善管理制度，建立健全追责机制以及完善奖惩措施，实现档案管理的科学化、系统化与常态化。其次，要想使学校的档案管理工作逐渐趋于规范化，信息时代就需运用档案管理專业知识，结合现代网络信息技术对档案信息资源进行搜集和整理，达到信息资源的整合与共享，提高档案管理水平与服务质量[3] 。

（二）加强学校档案管理基础设施建设

加强基础设施建设是搞好各项工作的重要基础。信息化时代，计算机信息技术的广泛运用，必须以加强基础设施建设来提升学校档案的管理与服务水平。学校档案管理基础设施建设包括硬件与软件两个部分。硬件则需要有专用办公专用设施，例如专用办公室、档案柜、计算机及其硬件、软件设备包括基础网络技术以及各种辅助设施等，并且随着网络的升级与现代办公设备的更新，要不断地与时俱进，从而保证学校信息可在网络系统中系统安全保存，规范、有序进行补充与完善，快捷地检索与提取。

（三）建设完善的档案管理平台

在新时期信息时代背景下，为建设完善的档案管理平台。首先要针对当前档案管理中存在的安全性问题，技术人员应当结合实际需求提高平台的安全性，设置密码进行专人专管；所用电脑等硬件设施，不仅要设防火墙，还要定期杀毒，避免木马等病毒的破坏以及黑客入侵所出现恶意篡改档案的行为。同时针按档案的重要程度进行分类并设立访问等级，重要的档案信息要进行加密处理；其次，专业管理人员要不断维护与完善现有的管理平台，提高网络使用过程中的安全意识，加强过程性管控；最后，专业管理人员要根据实际需求对平台功能进行优化，针对工作人员的档案信息及学生的电子学籍信息、德育积分、奖惩记录及每期的期末考核数据等多种管理需求，对平台进行优化设计，及时补充与完善信息，并设置防火墙，确保档案信息的安全性与保密性[4]。

（四）提高学校档案管理人员的专业素质

学校档案管理知识涉及管理学、计算机信息技术、图书情报学、档案学等诸多学科知识。校档案管理工作也集专业性、技术性、科学性于一体。由此可见，档案管理工作不仅责任重大而且对专业管理人员的素质与能力要求颇高。为更好地胜任本职工作，提高学校档案管理人员的业务素质非常重要。为提升职业素养，轻松驾驭本职工作，应培养的业务素质如下：一是加强政治理论学习，系统学习习近平新时代中国特色社会主义思想与《档案法》，提高党性修养，提高对法律法规的敬畏意识；二是管理人员必须具备扎实的档案专业知识。因为档案管理工作专业很强，档案管理人员既要掌握情报与档案学的基本原理，又要掌握档案管理过程中的各种操作技能与方法，并运用管理学原理对各种档案信息进行精细化的甄别、校对与分类储存，为学校的各项工作提供信息、数据与相关服务。三是移动互联网时代，管理人员无论学历高低、资历长短，在信息化背景下都应提高思想认识，树立终身学习理念， 一边认真搞好本职工作，一边努力汲取新知识、掌握新技能，不断提高自身的专业技能与综合素质。

（五）创新服务理念

提高档案管理水平也是为更好地服务于信息需求者与使用者。为更好地发挥出岗位职能，提供让使用者更为满意的服务质量。档案管理工作必须创新服务方式。让所提供的信息与数据更科学、更系统、更为全面；所提供出的服务态度更祥和、更温馨、更为周到，用工作效率与服务质量不断提高档案信息需求者的满意度。其次，在日常工作中，应依据客户端的多样化与个性化需求，为他们提供所需翔实信息，并给予指导性意见或建议，主动解决信息客户的后顾之忧。例如，工作人员工作调动后，个人档案的调取手续与存放方式、学生转学后的学籍管理问题等。同时为更好地保护存档信息，严格规范操作程序、严守档案管理条例中的相关规定，不外泄、不让他人查看与自己无关的任何档案信息，特别重要的檔案信息要进行加密处理。三是由于使用者在检索查询信息的过程中所处的环境与所需信息不同，档案管理者通过对信息进行采集和管理，要搜索内部信息，跟踪搜索外部信息，然后对这些信息进行分类储存，并编程索引与查询代号，使信息使用者检索个人所需的信息更为快捷、全面与准确。[5]

三、结语

基于学校档案管理工作在学校当前人事管理、学习管理及其未来发展过程中所起的重要作用，在信息化时代背景下，单位领导要提高思想认识、高度重视档案管理工作。一方面加大硬件设施建设，实现档案管理科学化、电子信息化，另一方面加强档案管理专业人才队伍建设，做到引进与培养相结合，让高素质人才从事档案管理专业性工作，并指导他们紧跟时代发展的步伐，在5G、物联网、大数据、量子计算为时代特征的信息化时代，通过加强学习，在实践中不断总结、积累工作经验，为学校管理提供决策性服务。此外，还必须通过建章立制，完善对档案管理人员的奖惩制度，多采用激励措施加快档案管理工作人员的专业成长，不断提升他们的综合素质与思想道德修养，使学校档案管理更为规范化、制度化和标准化。

参考文献：

[1] 杜娇娇.如何提高学校档案管理人员业务素质[J].陕西档案， 2015，3.

[2] 李淑娟.浅谈学校档案管理工作[J].黑龙江档案，2014（3）.

[3] 王敏.浅析信息化时代的学校档案管理工作[J].中国管理信息化，2018（10）.

[4] 李莉.何创新信息化时代的学校档案管理工作[J].现代交际， 2016（2）.

[5] 张从宇，张巨芹.试论高校档案管理和信息开发工作[J].安徽技术师范学院学报，2005（6）：81- 83.