信息化时代人力资源和社会保障工作档案管理研究

付霞

[摘 要] 进行人力资源和社会保障工作档案管理，主要工作就是对相关的工作档案进行收集和管理，但是这一过程的工作量较大，仅仅依靠传统的管理方式很难满足档案管理工作的需求，这就需要采取有效措施对其进行改进，以此促进档案管理工作效率及质量的全面提升。为实现这一目的，本文针对当前人力资源和社会保障工作档案管理存在的问题进行了分析，并提出了相应的优化对策，以期为促进人力资源和社会保障工作档案管理效率及质量的提升提供有效依据。

[关键词] 信息化时代 人力资源 社会保障 档案管理

中图分类号：C962 文献标志号：A

近年来我国社会快速发展，对人力资源及社会保障相关档案管理方面的工作提出了更高要求。当前我国在人力资源和社会保障工作档案管理方面依旧存在一些问题，充分深入了解这些问题，有助于提出更加合理的优化对策，进一步提升档案管理工作的效率及质量。要对传统的工作模式和档案管理模式进行改变，重视对现代信息技术的运用，以此促进各项工作的高效进行，使档案管理工作人员的职能作用得到充分发挥。

一、 当前人力资源及社会保障档案管理工作存在问题分析

（一）对工作档案管理的重视不足

促进人力资源及社会保障相关档案管理工作的进一步发展，首先要重视此项档案工作的开展，促使所有工作人员都能够积极参与到工作档案管理工作中来，为该项档案管理工作的高效进行奠定基础。然而就实际情况来看，许多工作人员对工作档案管理的重视不足，在档案管理信息化方面的能力薄弱，无法充分发挥信息化技术的作用，这使得此项档案管理的信息化水平始终在较低水平徘徊，难以满足档案管理工作的信息化需求。同时，工作档案管理部门在软硬件设施的建设方面存在一定不足，以致此项档案管理工作的信息化建设进程受到较大影响，最终使档案管理工作的质量难以有效提升。

（二）信息化建设的模式过于单一

从人力资源及社会保障相关档案管理工作的现状来看，普遍存在信息化建设运营不当的情况，缺乏多样化的信息化建设模式，严重影响到此项档案管理的信息化建设进程速度。档案管理信息化水平较低导致信息化应用存在诸多问题，既无法保证档案管理的质量，也容易带来一些其他隐患。一般在进行工作档案管理工作时，档案管理人员都是进行简单的查询工作，未能制定一套完善的管理系统，也未能加大开发档案分析等各项功能的力度，这样在信息化水平偏低的情况下，档案管理工作的效率及安全性便难以得到有效提升。[1]

（三）相关专业人才比较匮乏

档案管理信息化建设需要专业技术人才的支持，需要由专业人才来操作，并提供一定的指导，以促进档案管理信息化水平的全面提升。但是就当前情况来看，一些档案管理部门在档案管理信息化人才培养方面存在严重不足，都是由已有的人员开展培训活动。虽然能够保证工作人员学会使用已有的硬件及软件，但是无法结合工作特点对其进行改进，不利于档案管理的持续发展。同时，整个培训过程都是针对软硬件使用方法进行培训，没有仔细讲解其运用原理，以致在软硬件出现问题的时候，工作人员很难及时处理，导致信息化工作的进程受到较大影响。

二、信息化时代人力资源及社会保障档案管理工作新要求分析

（一）不断提高档案管理水平

在信息化时代背景下，档案管理工作需要朝着信息化方向不断发展，将各种信息化手段运用到档案管理工作中，以促进档案管理工作水平的提升。因此，在进行档案管理工作时，需要合理增加资金投入，加强对档案管理人员的培训，促进档案管理人员专业素质及职业素养的提升，使其能够以更好的状态进行档案管理，充分满足档案信息化管理的需求。在信息化建设过程中，首要任务就是推进“檔案管理信息化”战略的实施，使档案管理朝着网络化、智能化和效能化的方向不断发展，使其能够适应信息化时代的发展，为档案管理工作的开展提供有利基础。

（二）朝着资源共享的方向不断发展

在信息化技术快速发展的背景下，资源共享逐渐渗透到我国人民的日常生活中，给我国人民的生活生产带来诸多便利。因此，在进行档案管理工作时，必须要做到与时俱进，构建完善的档案资源共享系统，以此提高档案资源的使用效率，促进档案管理工作的持续发展。对于人力资源管理部门来讲，需要对档案管理的模式进行改版，解决封闭式管理的弊端，借助信息化技术对档案进行开发，实现档案资源的高度共享，进一步为档案管理信息化的发展奠定扎实的基础。[2]

三、信息化时代下人力资源及社会保障档案管理工作措施探究

（一）提高领导人的重视程度

领导人对档案信息化管理的重视程度直接决定着档案管理信息化建设工作能否顺利开展，是支持人力资源和社会保障档案管理发展的重要因素。提高领导人对档案信息化管理的重视程度，能够为档案管理信息化建设提供更加充足的人力、物力及财力等各项资源，从而保证信息化建设工作的有效进行。同时，提高领导人对档案信息化管理的重视程度，能够引起其他工作人员对信息化建设的重视，使其能够充分认识到档案管理信息化发展的必然性，进而加强对信息化技术的学习，积极参与到档案管理信息化建设工作当中，全面提高档案管理工作的信息化水平。[3]

（二）对档案管理制度加以完善

在人力资源和社会保障档案管理的信息化建设过程中，首先要对档案管理制度进行完善，充分发挥档案管理制度的作用，以此降低档案管理工作的难度，使档案管理的风险得到有效减少。由于计算机技术本身存在一定的安全风险，很容易造成信息丢失，这就需要做好相关安全技术和安全操作的培训工作，使档案管理人员能够更好地运用信息化技术。其次，一般某个管理系统都有诸多配套的技术，这就需要加强档案管理人员的技术培训，使其能够熟悉掌握这些技术，便于及时处理管理系统运行中存在的问题。通过对这些技术进行有效运用，能够提高档案管理工作的信息化水平，使档案管理工作的整体效率及质量得到提升。

（三）加强信息化技术建设

在人力资源及社会保障档案管理的信息化建设中，信息化技术建设是一项比较重要的工作，需要根据档案管理领域的特点对其进行优化，使信息化技术在档案管理中的作用得到充分发挥。[4]由于软硬件设施的建设对资金需求量较大，这就需要做好预算工作，适当增加资金投入。同时，需要加强对信息技术的学习，提高工作人员的信息化水平，促使各个工作人员参与到档案管理的信息化建设中来，全面提升档案管理信息化水平。

（四）加大专业人才的培养力度

人力资源及社会保障档案管理工作的信息化建设需要大量的专业化人才，这就需要加大对专业人才的培养力度，以人才引进、内部人员培训等各种方式来解决人才稀缺问题。由于人才培养对资金有着一定的需求，为保证这一工作的顺利进行，需要合理增加资金投入，在引进专业人才的同时，加强在岗档案管理工作人员的管理实践能力培训，提高档案管理人员对信息化管理的认识，完善档案管理人员的知识结构，使其能够更好地参与到档案信息化管理中来。同时，需要对已有的档案管理工作制度进行完善，借助激励制度、绩效考核制度等，使档案管理工作人员对待日常管理工作的积极性得到有效提高，从而促进档案管理工作效率的提升。此外，需要加强档案管理工作人员之间的有效沟通，使其能够相互配合、相互学习，以更加专业、细致的态度做好各项工作，为档案信息化管理的开展奠定有利基础。[5]

四、结语

综上所述，在信息化时代背景下，人力资源及社会保障档案管理工作面临着更大挑战，为促进档案管理工作的有效进行，需要充分發挥信息化技术的作用，构建完善的档案信息化管理体系，提高档案管理人才的培养力度，使档案管理能够适应信息化时代的发展要求，进一步为档案信息化管理工作效率及质量的全面提升奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]于咏梅.大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J].山西档案，2019（03）：134- 136.

[2]湛玉凤.浅谈信息化时代人社档案管理途径[J].办公室业务， 2019（02）：111.

[3]冷延海.浅谈信息化时代人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务，2018（11）：87.

[4]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2018（01）：78.

[5]车淑娥.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2016（21）：102.