对人事档案工作管理体制改革与创新的探讨

杨丽

摘 要：随着社会的发展与进步，国内市场更加活跃，逐渐与国际市场接轨。基于此，传统人事档案工作管理体制已然不能适应发展需要，亟需得到创新管理。当前，企事业单位在激烈的市场竞争中，要实现脱颖而出，必须结合自身的发展优势，对人事档案工作管理体制加以改革和创新，以满足企事业单位的发展需求。本文主要分析现行人事档案管理体制的问题及成因，并从企事业单位人事档案工作管理实际出发，提出管理体制改革与创新的合理化建议。

关键词：人事档案;管理体制改革;创新;策略

对于企事业单位而言，通过人事档案，可记录人才的基本信息，准确反映其相关的资料内容，尤其对人才特点、特长等方面做详实的记录，可以企事业单位人才战略部署提供参考和借鉴。尤其在市场经济体制条件下，企事业单位发展中，更应对人事档案管理工作给予高度重视，加大管理投入力度，从根本上提高人事档案管理水平，推动其信息化建设的进程，适应市场发展的需要。鉴于当前人事档案管理体制相对较为传统，不适应企事业单位的发展需要，因而相关人员应加强对人事檔案工作管理体制改革与创新问题的研究。

一、现行人事档案管理体制的问题

目前，人事档案主要包括个人德才表现、绩效考核、工作履历等方面的内容，更能充分反应个人的实际能力，为人才选拔提供借鉴性作用。但是，长期以来，人事档案不对个人开放，由有关部门垄断信息，严格控制人才的流动，这就使得人才的命运大多依附于纸质档案，对其职业生涯发展有较大的阻碍影响。新时期，传统的人事档案管理体制已然不能适应时代发展的需要，且在档案管理环节中，存在擅自造档、涂改档案、非法买卖等诸多问题，引发一系列档案纠纷事件。由此可见，人事档案管理体制的改革与创新势在必行。

二、人事档案管理体制中的问题成因

现行人事档案管理体制中存在诸多问题，在一定程度上阻碍人事档案管理工作的顺利开展。所以，有关人员有必要针对现有管理体制的问题成因进行分析，从根本上加强控制，提高管理水平。

首先，社会大众对个人人事档案的认识能力有限。人们对人事档案价值、作用等方面的认识相对较为片面，随着社会的发展，公司发展中，更加看中人才的实际能力，因而认为人事档案可有可有，且对管理工作的重视力度更小。因此，人事档案的边缘化问题越来越突出，毁坏、丢弃档案的现象频发。

其次，人事档案管理队伍的素质较为一般。作为人事档案管理者，其个人能力、品德素养等方面，直接影响到人事档案管理工作的各个环节。由于管理者的综合能力素质参差不一，并且档案室管理者由其它部门领导分管，直接降低人事档案管理工作水平。由此可见，由于缺乏高素质专业人才进行人事档案管理，直接引发诸多问题，不利于管理工作的深入开展。

再次，当前，人事档案管理体制属于封闭化、多部门分散管理体制，有一定的制约性。管理部门人员与当事人之间是权利不对称的关系，前者权力较大，对人事档案实施封闭化管理，后者对与自我相关的人事信息了解少之又少，难以实现对自我的维权。

最后，人事档案的监督机制相对不健全，致使人事档案管理工作出现新问题及变化，不利于人事档案管理工作的深入开展。

三、人事档案工作管理体制改革与创新的建议

通过对现有人事档案管理体制的现状看，存在许多问题，而致使问题产生的原因来自于多方面，直接阻碍人事档案管理工作的深入开展，甚至降低管理效率，给人才带来不必要的损失。归根结底，是人事档案管理工作体制存在漏洞，不适应当前社会发展的需要，所以，实现人事档案管理工作体制改革与创新十分重要。首先，管理体制的改革和创新，可以为人事档案管理工作注入新的生命力，为管理者提供有效的工作依据，使之更为深入的开展管理工作;其次，管理体制的改革和创新，有利于引导人事档案管理工作步入正轨，实现标准化管理、数字化管理、安全性管理。

1.实现人事档案管理的标准化。人事档案管理工作的开展，应引起领导人员的高度重视，为提高人事档案管理水平创造有利条件。只有引起领导者的高度重视，才能让管理工作者有据可依，充分调动其工作积极性和热情;才能保证档案管理各项工作切实有效的落实，提高工作效率。另一方面，相关人员应加大对人事档案管理工作的宣传力度，使管理者意识到人事档案管理工作的重要性，积极投身于档案管理工作中，为推动人事档案管理体制一体化的进程奠定基础。

2.积极建构人事档案数字化平台。伴随互联网及计算机技术的快速发展，档案信息化建设速度加快。就人事档案管理工作看，也应朝着信息化、数字化管理模式的方向发展，以提高人事档案管理工作的效率。对此，建构人事档案数字化平台是必要的，但建构平台过程中，相关人员应注意几个问题：首先，把好信息录入关。将信息化、数字化技术应用于人事档案管理平台中，虽然能够保证人事档案管理工作的有序性、安全性，但在初次录入已有档案信息时，仍然需要借助人力资源实现，这就使人为因素产生，可能出现一些错误问题，直接影响后续工作。所以，相关人员应高度重视信息录入环节，尽可能减少或规避人为因素失误问题。其次，以计算机技术为依托的人事档案数字化平台建设，需采取切实可行的安全性、保密性措施，如此，不仅能够保证人事档案数字化建设质量，而且可提高档案信息的安全性能，实现高效管理。

3.全面提高人事档案工作人员的素质。人事档案管理工作者，其工作质量很大程度上取决于工作者的素质水平。长期以来，要实现人事档案管理，大部分工作由手工整理完成，因而受人为因素影响较大。所以，提高人事档案管理工作人员的综合素质水平是重要的，以充分发挥人力资源优势，提高档案管理水平。

首先，增强人事档案管理工作者的“从严管档”理念，对人事档案收集、整理、保管、利用、转递等环节加强管理，制定完善的管理制度，作为管理工作的依据，确保档案管理各环节的工作的有效贯彻和落实。

其次，培养和提高人事档案管理工作者的职业素养，使之具备较强的工作责任心、耐心和细心。作为人事档案管理工作者，其工作量相对较大，工作内容繁琐，难免有懈怠情绪及心理，甚至出现疏忽等错误问题。所以，档案管理人员应具备责任心、耐心、细心，本着认真负责的原则而开展档案管理工作，全身心投入到管理工作中，提高管理工作质量。

最后，提高人事档案管理工作者的专业管理素质。长期档案管理工作实践中，人们对人事档案管理工作的认识有失偏颇，认为管理工作不需要技术支撑，且对管理人员专业素质未有明确的要求，认为谁都可以做好管理工作。实际上，要有效开展人事档案管理工作，需要求管理人员具备良好的专业管理素质，既要熟悉档案管理相关法律法规，又要严格遵守管理工作原则，并结合自身管理工作经验及理论知识而确定行之有效的管理方案，以全面开展管理工作。

综上，提高人事档案管理工作者的综合素质是尤为重要的，这就要求相关企事业单位，积极为管理工作者提供培训学习及合作交流的机会。一方面，通过培训学习，提高管理人员職业素养及专业素质，使之更好为人事档案管理工作服务;另一方面，为管理者提供相互交流的机会，促进其分享管理经验，相互学习和借鉴。为确保管理者综合素质水平过关，建议对管理者加强考核。

4.完善人事档案相关制度。在推动人事档案管理工作体制改革与创新中，完善人事档案管理的相关制度是不可或缺的，既能为档案管理工作提供实施依据，又可为档案管理提供法律层面的保障。

首先，建立与完善长效的监督审核机制。当前，诸多企事业单位虽然能够意识到加强人事档案管理的重要性，因而过于重视管理，忽视监督。所以，相关人员有必要将人事档案审核纳入人事档案管理工作序列中，实现监管结合，从全方位视角而强化人事档案管理。然而，要充分发挥监督审核机制的积极作用，单位在确定管理者与监督者时，应考虑权力分散与制衡的因素，保证监督和管理部门的独立性、有机协调性，以此而彰显人事档案监管工作的优越性。

其次，健全档案工作制度及责任追究制度。基于当前人事档案管理条件，为规避档案丢失、信息失真等问题，应创建一套完善的档案工作制度及责任追究制度。其一，在档案工作中，如果需要查阅档案，必须严格按照相关程序办事，且办理相关手续，做好登记记录，以备不时之需。其二，要求人事档案管理工作者需具备认真负责的工作态度，严格遵守“四防”原则开展档案管理工作，即“防火”、“防潮”、“防蛀”、“防尘”。其三，在人事档案管理工作中，如若出现档案泄露、涂改等人为因素的问题，相关部门有必要将责任追究到底，既能对档案管理工作者起到威慑性作用，又可从根本上增强管理人员的安全意识、保密意识、管理意识，可规避不必要的档案管理问题。

四、结论

新时期，企事业单位加强人事档案管理工作体制的改革与创新是尤为重要的，不仅能够有效开展人才战略部署战略，而且有助于促进市场人才资源的合理流动，为优化市场资源配置奠定良好的条件。现行的人事档案管理体制存在许多问题，通过对问题产生的原因分析，作者建议人事档案工作管理体制改革与创新应从几方面着手：一是实现人事档案标准化管理;二是积极建构人事档案数字化平台;三是全面提高人事档案工作人员的素质;四是完善人事档案相关制度。

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