工程项目档案管理中的问题和建议

林婷婷 卓海金 梁任华

文章基于工程档案管理的重要性，分析了工程项目管理档案工作中存在的问题，并对如何高效地进行工程项目档案管理提出建议。

工程项目;档案管理;高效;建议

0 引言

近年来，随着我国社会经济和科学技术的快速发展，越来越多的工程建设（如四通八达的道路、不断扩展的城市建筑群等）给人们的生活带来了便利。同时，工程建设的高速发展也在不断推动着工程技术的进步，以提高项目管理效率和质量。而高效的项目管理就需要有高效的项目档案管理方式，因为工程档案是工程项目从提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理到验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。如果工程档案能做到及时归档和完整保存，就可以更快速地、实时地分析该工程项目建设的健康程度，当后续施工过程中发生问题时也可以快速地找到问题的所在，并通过分析原因得出解决问题的方案。同时，工程档案的管理有促进行业传承和发展的重要作用，通过采取合理、科学的方式来提高工程项目的管理水平，对保证工程质量有着重要意义。

1 工程档案的重要性

工程档案伴随着建设项目的产生而产生，贯穿项目建设的全过程，因此有着至关重要的作用：

（1）工程档案是项目建设全过程最真实、最直接、最原始的记录，包含项目建设的方方面面，如钢筋的安装情况、焊接质量、混凝土坍落度、隐蔽工程的验收情况等，无一不与工程档案息息相关。

（2）工程档案是工程竣工验收的重要依据，是竣工验收的重要组成部分。当部分档案没有按要求进行验收整理，或者是收编不符合规定时，则该工程整体竣工验收是无法通过的，因此工程档案对于工程项目的成败来说尤为重要。

（3）工程档案资料是权衡工程质量的一个重要的评判标准，是提高工程管理水平的一个重要环节。工程档案资料是从工程最初的设计到施工结束整个过程的最真實、最直接、最原始和最全面的记录，应该具有与工程同时进行的同步性以及该工程全部人员的共同参与性。档案中包括的各种地勘资料、征地拆迁文件、未中标标书等质量问题处理、工程变更等内容都会对后续的工程验收具有重要的意义。

（4）工程档案还可作为一种文献资料，是企业施工技术的总结，也是施工经验的累积，可为同类项目提供参考与借鉴，能使建设企业在日后的运用、维护、改建等方面有着重要的参考性和对比性，从而促进企业不断发展和进步。

2 工程档案管理存在的主要问题

2.1 人员管理问题

人员管理问题主要表现在以下三个方面：（1）由于工程本身的性质，使得大多数设计、建设和施工人员都将自身精力投身到实际的工程施工中，因此在很多的工程管理过程中，档案管理没有得到太多的重视，大多数人的档案管理意识淡薄。（2）有关管理人员对档案管理缺乏完整全面记录的认识，使得档案资料记录不够详细充实，导致档案记录不全面、不清晰等问题不断出现。（3）档案管理没有受到重视，使相关工程管理体系中缺乏专业的档案管理团队。而没有专业素养和管理技术过硬的团队，使档案管理缺乏稳定性和条理性。较强的责任心、过硬的专业技术和高效的沟通协调能力是档案管理团队最需要具备的。目前在大多数的工程中，很多档案管理人员都会存在以上问题，甚至有些档案管理者由一些非专业的人员兼任，没有接受过系统的培训，专业性及业务能力不强，使得人员管理问题成为了目前工程项目档案管理最常见的问题之一。

2.2 档案管理缺乏同步性、主动性、及时性

多数建设单位在工程的建设过程中都较为重视工程的实际建设，而没有重视档案管理，使得档案管理工作没有与工程建设同步进行。单位、部门职责的分工不明确，相关人员没有主动对相关的资料进行收编汇总，久而久之造成了文档资料不合格、文档内容残缺、文件签字盖章不完全等问题，使档案管理工作的效率大幅度降低。根据有关规定，工程项目需要及时向有关部门、单位移交项目的各种资料，但在实际的工作中，大量的档案没有按要求及时提交，造成了档案管理工作无法正常开展，降低了工作效率，增加了工作难度。

2.3 档案质量存在缺陷

工程施工中因为档案未得到重视，导致工程档案还存在着类似地勘资料、征地拆迁文件、未中标标书等档案的质量问题;工程变更等档案不完整的问题;合同无骑缝章、无验收意见和代签字盖章等不准确问题;各种文件的形成和整编存在不符合规范等问题。如若这些问题得不到有效解决，将会严重影响工程的竣工验收和档案管理工作。

3 完善工程档案管理的有效措施

3.1 增强档案管理意识，打造档案管理团队

在工程建设启动之初，要成立一支专业的档案管理小组，负责统筹项目档案管理，并使全体参建人员树立起科学的档案管理观念，深化工程档案管理的基础概念。在工程施工的每一阶段，通过会议、文件等多种方式，强调档案管理的重要性，巩固和加强各级人员对档案管理的重视程度，提高工作责任意识。开展相关的法律法规培训课程，提高档案管理人员的相关法律意识，巩固档案法律法规知识，使其在日后的档案管理过程中依法执行，按照规定的章程妥善管理工程档案。

引进具有专业档案管理技术水平和丰富管理经验的人才，在工程档案相关资料的编写、审批、收集、整理、组卷、归档等精细和复杂的工作中，技术人才的引进能使档案管理的各环节有条不紊进行，提高档案管理的分类、整理和收编等工作效率。不仅如此，还要适时组织档案管理人员进行业务培训，与实际工程相结合，学习行业先进知识，提升管理人员的业务水平。

明确档案管理人员的分工，建立落实到个人的岗位责任制。管理档案工作需要集专业性、科学性、条理性、严谨性为一体，在管理过程中收集时间长、种类多、内容繁杂，因此需要将档案管理人员的岗位进行明确分工，落实每一个岗位的工作职责。在专业技术管理人才的带领下，各级档案管理人员相互配合，密切联系，为工程项目档案管理工作水平的提升奠定基础。

3.2 完善工程档案管理制度

明确档案管理规章制度。制度是保证档案工作有效贯彻落实的灯塔，为档案的整理、归档等工作提供基础保障。在完善工程档案管理的过程中，应对管理结构进行优化，明确管理人员及领导的责任制。编制工程项目的收集、管理计划，制定档案管理的通报制度。档案管理部门应规定一定的范围时间，如一个月作为一个时间节点，管理部门每个月将档案的收编、归档的完成情况和存在问题，通过例会上报相关管理领导，下发到各参建单位进行整改。也可以以季度作为节点，通过考核和检查等方式进行监督，建立相关奖惩制度约束各参建单位，保证档案管理工作高效率、高质量完成。

将工程档案资料纳入合同管理制度。签订合同时，各参建单位通过明确的合同条款，明确各方在档案管理工作中的责任。明确合同的法律责任，应由责任人签字盖章的地方，决不允许他人代签;如有特殊原因无法亲自签字的，应出具相关委托授权书，由受委托人代签，授权书和该签字文件同时归档保存。产生档案资料时，应及时办理，以免过后遗漏。完善档案的管理制度是保证档案资料的真实性、有效性和及时性的有力依据。

3.3 规范档案管理细目

建设工程项目包含很多施工工序，有平行施工的、交叉施工的、隐蔽工程施工的等等，工序繁多复杂，如若没有一套成体系的档案管理细目，在实际施工过程中将导致很多关键工序无记录，甚至无检验，造成质量隐患。因此，在项目开始时就需要将档案管理的整体框架搭设好，从各单项工程→单位工程→分项工程→分部工程→检验批次等，对每一项进行详细划分，明确内容，制定出相应的表格及评定标准，这对整个工程的质量管理有着重要意义。

3.4 档案管理信息化

在现代化的工程建设中，科技化的运用已经逐渐代替人工化的编写，所以工程档案的管理也应走向信息化的管理。在工程预算阶段，应设定一部分资金，专门用于信息化档案管理的研发。例如研发出一款简便的手机APP，让管理人员在现场能及时上传数据、图片等资料，进行现场办公。而且，在大数据时代下通过工程项目档案的资源共享，可提升档案数据、施工图纸、档案记录等相关内容的可靠性。同时，也可以通过电脑扫描的方式，将纸质版资料转化为电子版资料，不仅可以保证原始资料的有效保存，还可以为档案提供快速的检查和调用。

4 结语

工程项目的档案管理和工程总体质量有着密切的联系，是真实反映工程项目的建设质量和管理水平的重要指标。科学、合理、高效的管理模式，是推动建设工程档案管理质量和效率提升的动力，其可为企业可持续发展提供良好的服务，创造更多的社会效益。

[1]赵 欣.建设单位工程档案的管理[J].居舍，2018（17）：153.

[2]郭志绥.基建项目档案管理的實践与思考[J].中国管理信息化，2018（2）：137-139.