浅谈工程竣工资料整理和编制的有效方法

姚惠

摘要：对现代工程而言，竣工资料的重要性已经越来越突出，其不但直接反映了工程建设情况，也为工程后续维护管理及其它工程的建设提供了数据支持。因此，加强竣工资料整理，规范编制，加强管理，最大化发挥竣工资料作用，已经成为广受关注的内容。本文简单概述工程竣工资料，研究整理和编制工程竣工资料的方法与要求，并就相应注意事项进行探讨。

关键词：工程竣工资料;整理;编制

随着我国经济的快速发展及建筑行业的不断进步，我国工程项目数量越来越多，工程竣工资料的重要性也逐渐受到重视。近年来，竣工资料整理及编制中存在的文件不齐全、质量验证文件不匹配、竣工图编制不规范等问题，严重影响了竣工资料作用的有效发挥，对工程建设及后期维护管理造成了阻碍，更对建筑行业的发展十分不利，必须及时对竣工资料的整理及编制工作加以规范和完善。

一、工程竣工资料概述

（一）工程竣工资料的主要内容

工程竣工资料是指工程竣工后，整理所得的整个工程建设相关的所有资料，主要包括技术资料、质保资料及工序资料。其中，技术资料主要是指与施工活动直接相关的各种资料，主要包括施工质量管理资料、竣工验收综合资料、分项工程及检验批质量收资料、工程质量控制资料、工程安全的功能检验及主要功能抽查资料、竣工图等;而质保资料则是质量保障相关资料，囊括了工程验收、材料质量、竣工图表等在内的所有内容。质保资料应当确保资料的自身性与原始性，要求负责人签名并明确记录日期，确保工程质量。而工序资料则主要是指各工序施工技术交底资料，是真实反映工程全套工序施工工艺的主要资料。

（二）工程竣工资料的重要性

工程竣工资料对现代建筑行业而言十分重要。首先，竣工资料真实反映了工程施工建设情况，同时也是制作工程归档文件的基础。由于竣工资料包含的内容极多，全面覆盖了整个工程建设施工的相关内容，对工程质量及施工企业的经济效益有着明显影响，是施工企业高度重视的内容。其次，竣工资料不但能够真实反映工程建设情况，还能为工程后续的养护管理工作提供基础支持，更能为其他工程的建设建造累积经验，对施工企业的长远运行发展有着积极意义。

（三）工程竣工资料整理和编制的方法与要求

工程竣工资料的整理与编制，通常需要分为三步。第一步，业主、监理单位及承包单位共同管理，承担自身责任，落实资料整理及管理工作，为竣工资料的编制提供良好支持。在工程建设初始阶段，单位及部门应当根据自身职责与权力，对工程相关的各种资料进行审批管理，从而工程得以顺利进行，并为竣工资料的整体创造良好开端。其中，施工图设计文件、审计意见、环境预测调查报告等均是需要审批管理的重要资料。第二步，制定统一的资料填写表样。在工程建设施工阶段，涉及到各种资料文件的审批与管理。如果不能对这些资料进行统一处理和管理，不但会严重影响工程建设施工的正常进行，还会对后续竣工资料整理编制工作造成阻碍。对此，应当对各分项工程的文件资料管理加以规范，并且提供统一的填写表扬，为竣工资料编制工作的开展提供科学、统一的标准。第三步，制定竣工文件编制办法并落实资料编制工作。在统一资料填写规范后，还需要以统一的方法进行编制，才能最大程度地保障竣工资料编制的科学性与有效性，减少此过程中的错漏。其中，分类归档、纸张、字体、份数、排列次序、装订、封皮等相关细节都需要得到全面规范，才能充分保障竣工资料编制方法足够科学合理。

工程竣工资料的编制要求较多。首先，必须确保资料足够真实、完整和准确，但凡文件材料数量未达到规定份数的，都应当依照要求补齐，而且需要对竣工资料加以核实，一旦发现问题需要进行修改或者备注，最大程度确保其可靠、有效。其次，工程竣工资料的装订应当按照规定顺序执行，不得随意变更。其中，技术资料需要以单位工程作为组卷依据，而竣工图则需要依照专业、图号进行合理排序，并需要和设计变成资料、隐蔽工程记录进行核对，并且未变更的施工图可以直接作为竣工图。而存在变更的施工图纸，则需要在进行修改后再作为竣工图使用。之后是对于需要重新绘制的竣工图，应当根据实际情况进行适当处理并进行编制。其中设计相关问题而导致的重新绘制竣工图，需要由设计单位进行重新绘制;而由施工相关问题所导致的重新绘制要求，则需要由施工单位负责，至于其它问题，则需要委托设计单位或施工单位进行重绘。最后是对易褪色材料形成且需永久保存的文件而言，应当附加一份复制件，以免文件损毁。而且在进行竣工资料组卷工作时，需要对页号、外封面、内封面、卷内目录进行明确规范。竣工资料应当上交一正一副共两份资料，并且由档案室留存管理，当需要由其他政府职能机构备案管理时，则需要上交二正一副工三份，其中一正一副两份资料依旧由建设单位档案室留存，而另一正则由其他政府职能机构备案。

二、工程竣工资料整理和编制的注意事项

（一）全程落实管理工作

虽然竣工资料编制工作主要是在工程竣工之后展开的，但这并不意味着只需要在竣工后开始整理和编制资料即可。实际上在工程实施前期，相关人员就需要落实相应的资料整理及管理工作，为后续的编制工作提供基础支持。因此在工程建设的起始阶段，就需要构建完整的竣工资料整理及编制体系，明确资料管理要求，实事求是地开展资料收集、处理及保存、归档工作。在工程建设阶段，需要以预制的管理要求为依据，严格进行管理。

（二）完善保管制度

竣工资料的整理及编制涉及到大量内容，文件资料数量多，类型杂，管理难度大，必须完善保管制度，才能防止因管理问题而导致的资料编制问题。对此，建设单位需要制定完善的资料保管制度，对保管资料的范围、内容、要求、归档、分类、调用等进行明确规范，并且设置专门的资料室，将所有资料整理后放置在资料室中进行管理。而且还需要设置专门的资料管理岗位，安排专人负责竣工资料整理及管理工作，对各资料文件的原件进行核对与留存管理，并按照资料管理规范进行装订、立卷、建档等，和档案管理人员共同管理好竣工资料。

（三）加强对竣工资料的核实

竣工资料必须确保足够真实、完整、准确，因而需要全面加强资料核对。在施工过程中，需要对原始数据进行真实记录，并且不得随意增删、修改，相关人员必须对各试验检测报告、质量检验单等的可靠性进行严格校核。而且在编制竣工资料的过程中，不但需要对资料的格式规范进行密切关注，更要对资料内容的真实与否进行合理判断，并在资料存在问题的情况下及时发现并解决问题，追究责任。

（四）严格依照规范编制竣工资料

竣工资料的编制需要做到科学、规范、高质，这就要求管理人员严格依照规范开展工作，不得出现违规操作等情况。不管是在整理资料还是在编制资料时，都需要依照流程和规范执行，重点做好细节处理，确保编制归档后的资料足够清晰，能够快速、方便地进行查阅。另外需要注意的是，还需要提高资料管理人员的专业素养，确保其能充分胜任工作，编制出满足标准要求的竣工资料。

结束语：

综合上述分析可知，工程竣工资料对现代工程的建设而言十分重要，同时关系着工程后期养护管理，并能为其它工程项目的开展提供一定经验。因此对建设单位而言，一定要做好工程竣工资料的整理及编制工作，充分掌握竣工资料编制方法与要求，科学设置编制方案与规范，严格依照要求和规范开展编制工作。

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