科研项目预算跟踪管理系统的探索

查荣丽

摘 要：为了动态并及时地在科研项目立项、中期检查、结题审计验收阶段中，对科研项目预算进行全程化跟踪管理，同时与现有的用友账务系统衔接，建立科研项目预算管理跟踪系统，可以为项目负责人（Principal Investigator，缩写为PI）提供科研经费的动态查询、分析及管控功能。通过对科研经费动态查询、动态分析、预算预警控制等功能的设置，规范科研经费的预算管理，提高科研项目预算的执行率，实现预算管理的相关约束，规范科研财政资金的合理合规开支，进一步提高科研财政资金的使用效率。

关键词：科研项目预算;规范科研经费;科研跟踪管理系统

随着国家对科技创新的日益关注，科研投入与科研支出不断增加。与此同时，以部门预算、国库支付和政府采购为主要内容的预算管理不断开展，为了适应新环境、新政策，科研院所逐步建立科研预算方面的管理制度。党中央、国务院高度重视激发科研人员创新积极性，近年来，科研“放管服”政策的执行，在赋予科研单位和科研人员自主权等方面也取得了显著效果，但是对科研项目验收审计的力度并没有明显降低。所以，为了规范科研经费使用充分发挥科研项目经费预算作用，提高科研财政资金的使用效率，最终顺利通过科研项目验收，实现科研项目财务信息的合理有效共享显得尤为重要。中国医学科学院医学生物学研究所（以下简称生物所）目前有300～400个在研科研项目，建立一套科研项目预算管理跟踪系统来进行科研项目经费管理，是势在必行的工作。

一、科研项目预算管理跟踪系统简介

（一）什么是科研项目预算管理跟踪系统

科研项目预算管理跟踪系统是集科研经费预算管理与线上审批于一体，并且可以动态查询、分析科研经费使用情况的管理系统。

（二）科研项目预算管理跟踪系统设计目的

设计科研项目预算管理跟踪系统是为了动态地、及时地在科研项目立项、科研项目中期检查、科研项目审计验收阶段对科研项目预算进行全程化跟踪管理，提供科研经费的动态查询、分析及管控功能，解决项目结题审计验收时大批量到计财处查阅凭证的问题，规范科研经费的预算管理，提高科研项目预算的执行率，实现预算管理的相关约束，进一步规范科研财政资金的使用并提高使用效率。

二、科研项目预算管理跟踪系统的基础构架及流程设计

根据国家相关会计政策规定，并结合科研项目经费使用要求，科研项目经费支出流程一般为：项目立项后开展课题研究→根据科研工作进展采购相关货物和服务等→科研经办人员根据发票等资料填写报销单→财务人员审核票据与业务是否合理合法、是否按项目经费预算开支→按照单位审批权限规定进行报销业务的支付审批→财务人员办理付款并在财务核算系统中制单、记账→科研人员到财务部门跟踪经费开支情况。围绕上述科研项目经费支出一般流程，为满足科研人员及时地、动态化地掌握经费开支情况的需要，生物所的科研项目预算管理跟踪系统具体框架设计（见网1）。

（一）具体模块介绍

1.登录模块

是生物所科研项目预算管理跟踪系统的入口。

2.主界面模块

相關的科研及财务人员登录成功后，即可进入系统的主页面，系统右上角（状态栏）会显示登录用户的姓名和时间，登录人员可通过系统左上角（菜单栏）选择要进入的功能模块。

3.功能模块之首页

首页功能模块由四个主要板块组成：①最新公告用来发布科研类的公告，包含生物所公告通知、国家最新的公告通知等，以便科研人员了解最新的相关信息;②规章制度用来发布生物所科研类相关的规章制度，报销管理办法、经费使用审批权限规定、补充规定等，以便科研人员及时了解并掌握相关规章制度，有利于推进科研经费的合理合规使用;③到账认领模块发布科研经费到账信息，有利于科研人员及时认领到自己所属经费，避免经费到位无人认领的情况发生;④下载专区用来上传经常使用的资料，如报销相关的表格等。

4.功能模块之我的工作台

我的工作台的功能是用来提示登录人员的待办事项和已办事项，应重点关注待办事项，根据待办事项的提示及时处理未完成的相关工作。

5.功能模块之项目支出

科研经办人员根据要报销的科目，选择项目支出-支出管理-新建，根据提示输入报销所需的信息并上传附件，保存并办理发送到下一环节进行财务审核。

6.功能模块之项目管理

项目管理由两个主要板块组成：①负责人项目，PI登录可以查阅自己负责的项目基本信息，还可以授权相关人员进行报销与查阅;②预算变更，该板块的功能是进行预算调整。

7.功能模块之报表查询

报表查询是该系统的主要模块，用来查询项目开支信息，基本可以替代用友财务系统的项目明细账和总账，并且可以分类查询，项目的相关统计功能更齐全更便捷。

8.功能模块之基础设置

主要功能有相关人员报销或查阅权限授权;完善汇款信息;完善劳务人员信息等。

（二）科研人员报销科研经费的具体操作设计（见图2）

第一步：建立各级科研项目名称及编码，完成科研项目信息录入，包含项目所属类型、项目起止时间、科研项目预算科目名称与会计科目名称的对应关系、项目的负责人、项目预算等信息。

第二步：科研经办人员启用项目支出模块。

第三步：计财处根据“我的工作台”待办事项提醒，网上审核科研经办人员提交的各类报销单。

第四步：PI根据“我的工作台”待办事项提醒，审批经财务人员审核过的各类报销单（根据报销金额大小分权限审批）。

第五步：科研经办人员根据我的待办事项提醒，打印已同意报销的报销单（有审批签字）并点击办理发送到计财处，经办人将打印好的报销单（有审批签字）和整齐粘贴好的发票等附件送到汁财处。

第六步：计财处检查并收齐经办人交来的报销单和附件，根据科研项目预算管理跟踪系统的报销单自动生成收支记录，办理并同步到用友账务系统自动生成记账凭证。

三、使用科研项目预算管理跟踪系统重点要解决的问题

（一）信息安全

信息安全至关重要，为此只有使用生物所内网或者VPN才能登录科研项目预算管理跟踪系统。

（二）基础信息设置

基础信息录入错误将引发后续一系列不可控问题，如科研项目所属类型、科研项目预算科目名称与会计科目名称的对应关系、项目初始预算、试剂销售商的银行账户信息、劳务费发放的个人银行卡信息等，所以录入基础信息时要仔细认真，并设置检查核对环节。

（三）流程设计

设计报销（项目支出）流程时应综合考虑财务审核票据合法性、PI审批是否报销、审批按金额权限由小到大等。

（四）权限划分

登录系统人员的权限应分类划分，如财务普通人员、财务管理人员、科研一般人员、科研管理人员等。

（五）线上与线下报销双轨运行

为了应对系统网络故障或有的PI不使用系统线上审批的特殊情况，采取线下报销，然后系统开放综合报销模块由计财处补录报销金额占用预算，以保证系统里开支数与预算余额无误。

（六）预算超支预警提醒

当科研经办人员报销金额超过预算金额，将无法报销并提醒经办人预算超支。

四、使用科研项目预算管理跟踪系统后存在的问题

1.系统流程死板，有特殊情况时处理起来比较困难。

2.劳务费、绩效发放时，计算的个人应纳税额只能包含该系统的应发放金额，无法统计到非科研经费发放部分，导致个税计算不准确。

3.个人信息（身份证号、银行卡号、电话号码等）无法做到合理隐藏，基础设置新建劳务人员信息时能看到系统库里全部人的信息。

五、科研项目预算管理跟踪系统管理的经验总结

1.科研项目预算管理跟踪系统在初期进行系统框架设计时，要求参与系统设计的人员一定要了解与熟悉预算管理跟踪系统的优点与缺点、单位科研经费报销与项目验收审计等业务流程特点。制定系统的操作流程时，只有充分考虑到各个环节上可能存在的问题，预算管理跟踪系统的运行才能顺利地推进。

2.加强科研人员对系统的使用培训，调动科研人员使用系统的积极性，充分发挥系统的作用：系统相关使用部门要统一思想，出现问题时要及时解决，避免各自为政。

3.在预算管理跟踪系统运行推进工作中以解决问题为核心，需要平衡好预算管理跟踪系统的逻辑性与业务实际操作特殊性的关系，遇到问题不妥协，知难而上。

以上为生物所2019年上半年科研项目预算管理跟踪系统运行情况介绍以及个人粗略浅显的工作经验总结，提供给奋斗在科研一线的科研人员与科研财务助理等同行们参考。

参考文献：

[1]張兰萍.广东科研项目预算跟踪管理系统设计探讨——基于用友财务系统[J].广东科技，2016，4（8）.

[2]科技部发展改革委财政部.进一步深化管理改革激发创新活力确保完成国家科技重大专项既定目标的十项措施[Z].发文字号：国科发重[2018] 315号，2018-12-20.