试论加强高中学生档案管理的几点思考

杜泉贞

摘 要：高中学生档案的建立是为高校招生录取提供参考依据、为国家和社会选拔人才所做准备。在学生步入社会时，高中学生档案能为用人单位提供学生的高中发展水平。本文以高中学校为研究对象，根据历年来对学生档案管理的工作经验，分析高中学生档案管理所存在的问题引发思考并采取相应措施。

关键词：高中生;档案管理;思考

学生档案是记录学生上学过程中的成长过程，同时也是学生升学、入学的重要参考，是学校规范办学行为及教育教学质量提高的重要手段。高中学生档案主要用于记载学生高中时期的个人成长记录，其是教师了解和掌握学生基本情况的重要渠道，同时它也是学生大学入学所需的真实情况记录。加强高中学生档案管理能有效促进学生身心健康及全面发展，并且促进教育方针的全面落实，进而提高学校办学水平及教育质量。

一、全体重视，完善档案

高中学生的教育学籍档案主要包涵了学生的姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、政治面貌、籍贯、学籍号等一些基本信息，其包括学生的身体及家庭情况、中考成绩及和学生学籍变动情况等。近年来，高中学生档案的管理的问题与日俱增，学生档案工作管理中最突出的问题就是教育学籍档案不全面、不准确。这种情况的出现主要原因就是家长和学生对学生档案管理重视度不高，从而直接影响学生档案管理，采集学生信息也不够全面准确，并且少数学生仍沿用之前所录入的信息，很多家长的姓名、住址等基本一些信息都已改变，也未能及时向教师反映并且就是未详细落实学生基本信息，以致学生档案信息采集不够准确、全面。为改变这种情况，社会、学校、教师和家长加大对学生档案信息管理的宣传力度，加强各类人群对学生档案管理的重视度。学籍档案是认证学生身份的唯一凭证，学籍号也等同于学生的“第二张身份证”，因此做好足够的宣传工作是非常重要的，同时还要积极关注各方面的管理事项，从新生注册登记着手，一开始就做好基本信息的录入工作。学校可利用新型的现代技术加强教师与家长的沟通联系，从而促进学生的档案信息完善与更新。

例如，学生在步入高中时要完善学籍档案，学生在初中时就已录入了一份初步的信息档案，进入高中后，学校会在学生中考招生库里信息的基础上，为学生注册新的档案资料，注册完成后，教师会要求各班班干部收集并核实学生新的信息，并及时更新、完善学生个人学籍信息，其中包括学生所有的生活情况及个人 信息，这样能加强学生信息档案规范化管理保证信息录入的准确性。若学生学籍发生变动，学校可运用学籍管理平台准确操作管理，将学生所有信息数据完整、准确记录。

二、收集整理，分类归档

学校仍然保持传统的纸质档案，这种档案记录方式比较繁琐且不易管理，致使管理人员工作难度增加，并且不利于档案收集与归纳。比如，出现学生档案未及时上交和转学生档案丢失等问题，这类问题的出现都会增加工作人员管理工作难度，同时也使学校无法保证学生新纳入资料的真实性;此外，还有部分学生的档案信息内容混乱、模糊，无法辨认，因此就妨碍了档案管理人员管理工作。高中学校档案管理人员为改变这种情况，积极提高收集和归纳能力，提高应对诸如此类琐碎问题的能力。档案工作人员的基本工作内容就是收集、归纳学生档案，只有将档案收集和归纳工作及时做好，才能确保档案信息的完整及材料齐全，要将学生的重要档案及时归档，关于不重要的文件也要进行定期的整理收集与归档。一定要有计划的展开工作，有过程、有总结的整理资料，与此同时，还要听取学校档案员的建议，定期完善和分类归档资料。做好档案工作不仅要整理归纳资料，而且要及时进行查漏补缺，对于学生档案缺失的重要文件也要及时找到上级部门查找复印，将档案资源补充丰富。档案管理工作是一项长期性工作，管理人员一定要保持积极的工作态度，要注重学生的档案信息的收集和归纳，及时更新学生档案信息系统，充实和丰富学校档案资料内容。

三、健全机制，责任到人

近年来，随着高中学生逐渐增多，与此同时也带来了相应的问题，随着学生数量日益增长，学生档案也日趋增多。对于学生档案的管理也存在巨大问题，同时也加大了学校档案管理人员工作难度，并且学校缺乏对学生档案管理完善的体制机制，所谓“无规矩不成方圆”，建立完善的档案管理工作制度能有效促进档案管理工作规范化，并实现高效的档案管理。应根据《工作保密制度》《档案工作人员岗位责任制》《查阅档案制度》《档案归档制度》等制度建立一套完备的档案管理制度。只有将档案管理制度完善才能确保档案管理工作人员在工作时有章可循，从真正意义上实现对档案资源进出的及时管理及资源分享。此外，学校在建立档案规章制度时，首先要明确个人职责，让学校各处都重视在日常工作中各部门关于档案的收集和整理等工作，充分保证组织上管理是开展档案工作顺利运行的必要有条件。再者，学校应当建立领导小组来管理学生档案工作，由校长带头领导大家，各部门负责人为主要成员，积极展开办公室牵头带领工作，责任到人，将工作有效开展，同时也一定要配备专职的档案管理人员和兼职人员，争取将人员合理安排到位，人员安排到位能有效保障档案管理工作顺利开展。

例如，某高中为加强对学校档案工作的管理，建立健全了学校档案的体制机制，依据《档案工作人员岗位责任制》《档案归档制度》《查阅档案制度》等制度建立了一套完备的档案管理制度，其中明确指出了学校档案管理的规章制度，让每个档案管理員都能明确自己的工作职位与职责，让档案管理员都能更高要求自己，尽职尽责的去完成档案工作，这样既能保证工作质量，又能确保责任到人。

四、运用信息技术，提高效率

近年来，随着户籍政策高考政策的改革，使很多务工人员的随迁子女和外省籍学生大量涌入，这些学生由于家庭住址发生变化未能及时更新学籍档案中的信息，同时随着科技时代的发展，通讯手段也日渐趋于现代化，少数学生由于家长联系方式发生改变未能及时更新学生档案信息，于是使这就为完善学生档案带来很大不便。伴随着网络信息技术的不断发展，对档案管理工作也提出了越来越高的要求，要求档案管理人员要运用信息技术电子化收集和整理档案信息，要满足内容丰富完善的要求，档案事业发展的重要方向就是将档案工作的信息化、电子化发展。目前，计算机的网络技术得以普遍应用和广泛运用，使学校档案管理工作逐渐趋于网络化及开放化，人们页开始越来越重视档案管理工作的便捷使用。因此，这就需要高中学校档案管理要与时俱进，大力推进现代化管理，改变传统的手工操作管理，有效的推进档案管理的现代化查询功能，这样能加快档案查询者的查阅速度，让档案利用者更便于使用。让学校档案室既能成为一个管理部门，又能作为一个信息提供中心。

五、业务强化，提高能力

在档案管理管理中，很多高干管理人员所具备的专业水平不高。特别体现在高中学校学生档案的管理工作中，其管理不到位会引发很多问题的出现，致使管理人员不能及时针对所出现的问题采取相应解决措施，这就体现了档案管理员专业程度不达标，缺乏相应的管理能力。现阶段，信息化时代不断发展，若档案管理工作人员无法提升自身的专业水平能力，那么将无法高效管理学校档案。故学校必须挖掘综合管理能力较强的人才，同时要求档案管理人員必须具备专业的管理知识及专业的业务管理技术，如信息化操作、电子档案输入等。学校往往在实际管理中缺乏综合管理人才，导致学校不完善、不规范的管理学生档案，致使各种问题层出不穷，并且无法解决。这就需要档案管理人员要加强自身的专业水平能力，定期的参加学习培训，学习新的要求和方法有效管理档案资料，学习相关的专业知识理论，进一步提高档案管理人员的业务水平。同时，学校也应向经验丰富的学校单位取经，借鉴他们的所长之处，汲取他们优秀的工作方法与经验。再者就是学校可邀请档案局的专家到校指导，通过面对面的交流和学习专业的理论知识和业务操作技术，从而提高档案管理工作人员的工作能力和工作效率。

六、有效开发，综合利用

从根本上来讲档案管理工作是一项服务型工作，档案工作人员要想为学校及师生提供良好的完整完善的档案查询服务，就必须从态度上热情周到。同时，要积极的配合学校的各项组织工作，将学校档案的教育功能进行有效开发，为学生档案各项资料信息改动提供优质完善的档案资料，通过有效收藏和综合利用，能提供更好的教育教学服务来管理档案信息资源。

综上所述，高中时期开展有效的学生档案管理对提升教学质量及学校管理水平有着至关的重要作用。故提升高中学生档案管理水平就成了学校档案管理人员的重要工作内容，本文主要根据档案管理工作，从重视档案管理，收集归纳，健全体制机制，运用现代化技术，强化业务，加强档案的开发利用这六个方面进行阐述，希望通过对文章的分析能够提升高中学生档案管理水平，进而推动高中阶段管理水平，以此促进学校教育教学质量的提升。

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