刍议干部人事档案电子单套制管理

韦相立 陈云芳

摘 要：随着信息技术在社会生活中广泛应用，传统干部人事纸质档案管理模式难以适应时代发展的要求。本文在分析了干部人事档案电子单套制管理的必要性和可行性的基础上，提出了推进干部人事档案电子单套制管理基本策略，对规范干部人事档案管理具有积极的现实意义。

关键词：人事档案;电子单套制;档案管理

一、概念界定

我国在电子文件管理中有单轨、双轨、单套、双套四种说法，通常，“套”是指电子文件的保存状态，而“轨”则是指电子文件的运行状态。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）对“电子文件”定义为：“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”。“电子档案”定义为：“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”。基于此，本文所言的干部人事档案电子单套制是指干部人事档案归档范围内的文件在数字环境中以电子方式生成、运行、移交、归档、保存和利用，不再同时生成和保存纸质文件，文件和档案全流程无纸化，即电子文件单轨运行、电子档案单套管理。

二、干部人事档案电子单套制管理必要性

1.电子文件归档全程可查

当前的信息化技术已能够实现对电子文件生命周期内全程进行管控，档案数据保全提出要依托现代信息技术，将原始电子文件信息固定化，再对其进行事后校验，以确保电子文件信息的完整性和真实性。对电子文件的修改都会留下修改记录，因此，电子档案的内容、背景信息和结构三大核心要素只有在电子管理系统中流转才能确保它的真实和完整。纸质档案在管理过程中，对其保管状态、利用情况无法做到全方位监控，难以及时发现问题，影响干部人事档案的公信力。

2.丰富人事档案管理内容

干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，在建设高素质专业化干部队伍中的发挥着重要作用，目前纸质干部人事档案不能全面反映干部成长历程，若能将重大政治活动中的图片、音频、视频等多媒体信息资料载入个人档案中，则内容更加丰富，更能真实、立体地展现干部在活动中的政治立场、精神面貌、担当作为等情况，为准确了解干部的表现提供了生动、翔实的档案凭证。

3.提高档案管理效能

电子档案基于文档一体化管理理念，把握收集人事档案的最好时机，即在干部人事档案材料文件自身形成之时就及时关注那些将来可能成为人事档案材料的现行文件的运动情况，实行前端控制，实施干部人事档案的动态管理，不仅有利于档案内容增添和补充，还具有贮量大、信息准确、利用快捷、整理省时、利于保管、提高干部人事档案利用效率和管理效能，更好服务于干部选拔任用工作。

4.降低档案管理成本

当前干部人事档案信息化的主要思路纸质档案数字化，采用“双套制”管理模式，即存量纸质档案通过外包方式让专业的软件公司对纸质档案进行扫描，新增的纸质档案则由单位人事档案管理部门自行扫描。虽然一定程度上为保护了纸质档案的实体安全，但也使得办文办事和文件管理在电子文件和纸文件之间周转重复叠加，在现代信息技术手段中，信息自动化业务需要纸质文件为依托，从而耗费大量的人力物力和财力。干部人事档案电子单套制在确保电子档案安全的前提下只收集电子文件，从文件生成之时至收集归档、信息采集等全流程自动化，减少人员配备，降低干部人事档案管理成本。

三、干部人事档案电子单套制管理可行性

1.电子文件证据效力获法律认可

随着依法治国的深入推进，电子文件所具有的证据效力也逐渐受到法律的认可，目前，我国的民事、行政和刑事诉讼法中均设立了专门条款，以确认电子文件证据的法律效力。此外，2004年颁布实施的《中华人民共和国电子签名法》，就明确指出了，电子文件不能因为其所生成、发送及接收或存储的特殊性，而被决绝作为证据使用。2018年，新颁布实施的《机关档案管理规定》也明确规定，电子档案具有与传统載体档案同等的证明效力。电子合同、电子发票、电子证据的采用。因此，随着信息技术的快速发展，以及法律法规的日益完善，电子文件的证明力逐渐为法律法规所认可。

2.电子文件全程化管理获信息网络技术保障

当前，信息网络技术飞速发展，确保电子文件和电子档案全程管理的安全，保全档案数据的真实、完整在技术层面已越来越成熟，完善、高效、可靠的信息安全保障技术体系可以为干部人事电子档案的安全保驾护航。技术体系可分为应用层防护、系统层防护、网络层防护。在应用层防护中可采取身份认证、权限控制、数字签名、数据加密、应用审计、格式固化等技术手段来确保电子文件安全;系统层的安全则可运用操作系统加固、数据库加固、防病毒、漏洞扫描、备份恢复等方式来加强电子文件及电子档案管理系统的安全;链路加密、安全审计、入侵检测、防火墙等技术能够为网络层安全提供保障。

3.电子文件归档获国家层面规范的支持

在电子文件的收集、整理和归档过程中，元数据、电子文件的价值得到了认可，这也为电子档案“单套制”的落实提供了重要保障。恰恰是电子文件归档获得了国家层面的规范支持，赋予其电子文件档案与传统纸质载体档案同等的价值和效力，甚至高于传统载体档案的价值及效力，也为电子档案脱离于纸质档案单独保存及利用提供了根本遵循。此外，《电子文件归档与电子档案管理规范》中，也明确提出了电子档案“单套制”的实施要求，为其应用提供了规范的制度性保障。因此，随着办公自动化水平的不断提升，以及电子文件归档的日益规范，社会认可度和法律位阶会不断提升。“单套制”也将成为电子档案管理的发展趋势和新的存在状态。

四、推进干部人事档案电子单套制管理基本策略

1.树立适应电子文件管理的全新理念

当前，电子档案的单套制归档与电子文件单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。例如美国、丹麦、澳大利亚等国家都在积极推进电子档案的单套管理与电子文件的单轨运行，不再生成纸质文件和纸质档案，人事档案也不例外。因此，我们应认真当前档案管理的主流趋势，积极探索适合中国国情的电子文件和电子档案管理模式，树立对电子文件身份、效力和价值的信任，摈弃干部人事档案电子载体不稳定、不安全的传统观念，主动学习新知，如电子文件、电子档案管理所涉及的元数据、数据备份、电子签名、时间戳、云存储等，只有对当前及今后一个时期的技术发展有充分的了解和掌握，对电子文件不再感到陌生和无知，干部人事档案管理才能跟上时代的节奏。

2.加强电子单套制管理顶层设计

当前，我国的干部人事档案工作实行党中央领导，中央组织部主管，各地区各部门各单位按照干部管理权限分级负责、集中管理的体制。国家层面在干部人事档案的政策导向决定了其发展的方向。何时以何种方式在全国范围走干部人事文件电子化、档案无纸化道路，有赖于国家的权威引导和明确信号，即便暂时确定不了具体的时间，干部人事电子档案单套制管理的方向、目标和方针也应该予以明确，以此作为全国干部人事档案管理战略的基石和指引，引导全国干部档案管理者坚定向单轨制管理靠近，推进全国干部人事档案信息化进程。由此推动地方、行业在干部人事电子档案方面建立科学、规范的文档管理政策与制度，在全国人才流动和管理中实现干部人事电子文件的全国上下互通和各省区之间互认，进一步夯实全国统一的管理模式的底座。

3.构建干部人事电子文档一体化管理平台

目前中组部正依托组工网的建立，推动纸质干部人事档案数字化建设，致力实现干部人事档案转递和利用国家、省、市、县四级网络联动，为构建全国统一的干部人事电子档案管理平台提供参考样本。在构建干部人事电子文档一体化管理平台中，还可借鉴丹麦在电子政府建设中的成功经验，通过构建完备的社会基础信息通信技术：一是国民ID，二是电子签名。我国在干部人事电子文件档案管理上也可以给每一位公民配备个人识别号码，并结合数字签名进行使用，如此一来公民的学习、工作、生活等产生的各种电子文件管理更加顺畅，为干部人事电子档案“单套制”的落实提供了有力支持和保障。

4.开展试点积累经验

2017年5月23日，习近平在中央全面深化改革领导小组第三十五次会议上指出：“抓好试点对改革全局意义重大。要认真谋划深入抓好各项改革试点，坚持解放思想、实事求是，鼓励探索、大胆实践，敢想敢干、敢闯敢试，多出可复制可推广的经验做法，带动面上改革。”干部人事电子档案单套制管理是对干部人事档案管理全方位改革，要做试点工作的谋划。如2015年上海市、浦东新区两级档案部门和保税区管理局首创开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式探索，取得了明显成效。可选择一些信息通信技术基础工作扎实的、经济发达的省份开展先行先试，采取国家政策与经费支持、省一级主导、市、县（区）、乡（镇）四级联动，构建全省各行各业各类人员全覆盖的干部人事电子文档一体化管理平台，打造个人信息大数据，真正使干部人事档案成为反映干部个人全面的历史记录材料。

参考文献：

[1]赵雪芹，娄 雪.电子文件“单套制”归档探析[J].兰台世界，2019（1）：49-52

[2]桂美锐.电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制[J].档案管理，2019（1）：18-21

[3]杨 璐.干部人事档案管理问题探析[J].城建档案，2019（2）：72-73

作者简介：韦相立，廣西科技大学党委组织部干部，研究方向为档案管理、档案利用。