浅析高校人事档案数字化转型的问题与策略

郭书君

摘 要：随着计算机技术的不断发展，人类社会早已进入了数字时代，并且各领域都对数字技术有了广泛应用。对高校的人事档案管理而言，应用数字技术实现了人事档案的数字化转型，可以提升人事档案管理水平，为高校的发展提供有效指导。因此为了帮助高校更好的实现人事档案数字化转型，本文对转型过程中的问题做了分析并提出了应对的策略。

关键词：高校;人事档案;数字化转型;策略

前言：高校人事档案共有教师和学生两大部分，在开展人事管理工作、为社会输送人才等方面发挥着非常重要的作用。随着社会的不断发展，传统的人事档案管理已经不符合高校的发展要求，因此在当前的数字时代需要实现档案的数字化转型，以此来推动档案管理工作的高效开展。但我国高校当前在人事档案数字化转型方面还存在一些问题，对转型的有效性造成了一定影响，因此必须对这些问题进行分析并提出相应的解决策略，这样才能为高校发展提供更充分的保障。

一、我国高校人事档案数字化转型面临的主要问题

（一）数字化档案保存的稳定性难以保障

妥善保存档案是高校开展档案管理过程中非常重要的一项内容，传统档案以纸质媒介为主，这种形式的档案对保存空间要求比较高，而且也不便于后期的查询和使用，因此急需进行档案的数字化转型。数字化的档案为高校提带来了更加便利的档案管理模式，在相关软件的支持下可以非常方便的对档案进行查询和浏览等操作。当前很多高校在保存数字化档案过程中多使用的是光盘存储，这种保存方式虽然极大提升了档案的保存时间，同时占用的空间特别小，但是却存在保存过程不稳定的缺陷，如果光盘损坏或者丢失等很容易造成档案的损失。

（二）数字化技术的更新频率过高

完成人事档案的数字化转型以后，还需要通过相应的软件和硬件才能实现对数字化档案的有效利用。但当前的数字化技术更新频率过高，需要经常更新管理软件，有时甚至需要升级计算机硬件，否则很容易导致软硬件的不兼容，影响档案管理工作的正常开展。另外数字化技术经常更新也对管理人员提出了更高的要求，管理人员必须掌握最新的操作技巧才能做好档案管理工作，明显提升了档案管理人员的工作压力。

（三）数字化档案的安全性较为欠缺

数字化的人事档案管理不再受时空的限制，但是以数字状态呈现的档案却在安全性上有所欠缺。这是因为数字化的档案管理对管理人员有的比较高的要求，但很多高校的档案管理人员在安全意识和网络知识方面都较为缺乏，在管理过程中造成了信息的损坏和丢失[1]。另外有的工作人员没有及时对档案进行备份，导致档案信息一旦受损便无法找回。另外在数字化背景下高校开展档案管理工作都需要连接互联网，而网络中的木马病毒、黑客攻击等也会严重威胁档案信息的安全。

（四）档案管理人员的综合素质不高

我国高校人事档案数字化转型的时间还比较短，人事档案管理人员还不是非常熟悉新的档案管理模式，综合素质不符合数字化人事档案管理要求的现象普遍存在。为了改变这一状况，我国很多高校在开展人事档案管理工作过程中都应用了计算机技术人员，但这又出现了技术人员缺乏档案管理工作经验的问题。开展人事档案数字化管理工作过程中可能需要对人事档案进行修改、转移等操作，这些操作必须经过严格把控，但受档案管理人员的影响，这些操作做得不到良好的把控，进而降低了档案的真实性。

二、高校人事档案数字化转型的策略

（一）多种档案保存方式的选择

保存数字化档案需要建立在相应载体的基础上，因此选择更多的数字化档案保存方案应使用多种不同的载体。在选择保存在此过程中应以容量大、寿命长、操作简便为标准，例如u盘、移动磁盘等都是非常有效的储存载体。另外随着云技术的不断发展，云储存已经实现，高校可以租用云端服务器建立案数据库来储存档案。但要注意无论使用哪一种保存方式，都要以安全为前提，并且要做好档案的备份，怎样才能真正为以后应用数字化档案开展管理工作提供帮助。

（二）操作系统的合理选择及硬件的完善

操作系统的合理选择，是高校在人事档案转型过程中必须要完成的一项工作，首先在选择过程中应对系统的先进性进行考察，要尽量使用最先进和最完善的系统，这样可提升系统对木马病毒以及黑客攻击的抵御能力。其次高校在选择人事档案管理系统的过程中也要对其稳定性进行考察，如果统统不稳定则很容易导致在管理人事档案的过程中出现数据丢失、损坏等问题[2]。在系统选择完毕后，高校还应对硬件进行完善，要保证硬件能够满足档案管理工作的要求，且在很长一段时间内不会被淘汰，避免反复更换硬件所造成的管理成本增加。

（三）强化数字档案管理的安全建设

新的档案管理模式非常容易使数字化档案受到安全威胁，当前人们对档案的使用需求正在不断提升，因此高校在管理数字化档案的过程中，既要满足人们的使用需求，同时也要保证档案信息的安全。首先国家应针对高校人事档案设置相关法律法规，使高校人事档案能顾得到法律的保护。其次，应对高校数字化人事档案的管理制度进行完善，并明确档案的管理责任，将责任落实到每一位管理人员身上。第三，高校人事档案管理部门应结合应用传统档案管理和数据化档案管理，对保密性较低的人事档案进行数字化处理，保密性高的档案则使用传统的管理方式，这样即可令安全性得到充分保障，并且在开展相应的管理工作时也将获得更高的效率。最后，应对档案管理人员的数字化意识进行加强，并且要让管理人员掌握一定的木马病毒处理能力。

（四）积极提升档案管理人员的综合素质

完成数字化转型的人事档案可明显提升高校人事档案管理水平，并且相较于传统的人事档案管理，工作人员的工作压力也得到了明显缩减，但同时也对管理人员提出了更高的要求。因此档案管理人员除了要具备专业管理能力，同时也要具备一定的计算机操作能力，还要能够熟练使用档案管理软件和处理简单的木马病毒攻击。而且在对转型后的人事档案进行管理的过程中，还应做好档案的保存和备份工作，如果在工作过程中发现系统受到了攻击，应在第一时间使用杀毒软件进行理，如果无法处理应及时联系技术人员，做到尽量降低档案信息的损失，保证档案的安全[3]。为了让档案管理人员能够满足这些要求，高校应积极开档案管理人员的培训工作，首先对档案管理人员的安全意识和风险意识进提升，令其能够及时发现风险因素并采取应对措施。其次应对档案管理人员的数字化技术进行加强，令人事档案管理人员的综合质得到提升，将数字化档案管理的各个细节做好，以此提升高校对数字化档案的应用能力和人事档案的管理水平。

三、结束语

综上所述，数字化技术的发展为高校人事档案转型提供了良好的环境，但高效人事档案在转型过程中还存在很多问题，高校一定要重视这些问题并做出积极的应对，这样才能更好的实现人事档案的转型并对人事档案进行高效利用，进而实现人事档案管理水平的提升。

参考文献

[1]朱佳煊，王芳.高校人事档案整理工作存在的问题与優化策略[J].兰台世界2017，32（01）：13-18.

[2]龙彦.论网络环境下高校人事档案管理的挑战及应对策略[J].卷宗，2017，19（30）：56-57.

[3]李兴春，马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2018，15（04）：124-131.