科技馆科普展项工程档案质量控制的难点与对策

摘 要：展项档案是随着科技馆建设而出现的新型档案，缺乏管理标准，质量控制难度较大。本文从三个方面分析了展项档案质量控制难点，并对展项档案质量控制提出了四点对策。

关键词：科普展项;档案管理;质量控制

社会进入了创新驱动发展的新时代，科技创新和科学普及是科技工作的两翼，处于同等重要的地位。现代科技馆是为科技创新培养后备人才的重要科普教育基地，如雨后春笋般遍布神州大地。科技馆的建设为档案家族增添了一位新成员——科普展项工程档案（以下简称“展项档案”）。对于这种新型档案的管理成为了科技馆档案工作者的新课题。

一、展项档案质量控制的难点

1.展项工程的创新性致使展项档案管理无章可循。科技馆科普展项是互动型的展览项目，其建设目的是使观众通过动手操作展项来获得科学知识，了解科学原理和方法，并启发观众 主动思考问题、探究未知的科学知识。因此，展项的设计在内容上既要体现科学知识的系统性，又要深入浅出地展示科学原理。在展示手段上要综合运用先进的声、光、电等动态技术、虚拟技术和仿真技术。在展馆环境的布设上要与展示主题相配衬，对观众有吸引力。这样观众才愿意来科技馆参观和操作展项，获得科普教育。因而，展项工程建设是一项创新性的工作。在其建设过程中，产生了大量新型的多种载体形式的档案材料，这些档案材料应归属科技档案还是工程档案的范畴？是按科技档案的规范还是工程档案的规范来收集、整理材料和组卷？这些问题至今还没定论。各科技馆对展项档案管理的随意性很大，做法相去甚远。

2.档案形成的特殊性致使收集难度大。展项工程是创新性项目，其内容设计上不可能一两次就成型，要反复地讨论修改;而展示技术的创新面很大，各项技术参数也须反复斟酌修改。修改频次高不仅令文件材料数量庞大，还考验了档案工作者对应收材料准确性的把握程度。

展项工程的创新性本质和高精专的建设要求决定了展项工程的建设必须按展示主题内容细分成各专业工程分包给有实力的专业公司。如广东科学中心的展项承建单位就多达10余家，而且这些承建单位分布在全国各地。另外，展项的制造和安装工程、展馆布展工程不可能在同一施工现场完成。展项档案材料形成地点分散在全国各地。档案材料形成的分散性直接导致了档案收集难度增大。

3.档案意识薄弱致使归档时效滞后。档案质量分为两个方面：一是档案内容质量，即是否真实准确、全面地反映客观对象;二是案卷质量，即指卷内文件材料是否完整、系统，达到规范。要保证档案质量，档案工作坚持“三同步”原则是首要条件。很多第一手资料必须在展项工程建设过程中同步收集、整理、归档，否则，所造成的损失是难以补救的。然而，展项承建单位普遍存在“重施工、轻档案”的问题，档案工作不到位，档案人员和设备的配备都难以满足实际工作需要。档案意识的薄弱导致档案资料的收集、整理和归档滞后于展项工程建设，对档案质量的管控带来很大考验。

二、展项档案质量控制的对策

1.前端管控。前端管制是展项档案质量控制的基础工作，可从以下几方面切入。

（1）构建健全的展项档案管理网络。展项档案质量控制是一项系统工程，贯穿于展项工程建设的始终。要保证这项工作的可控性，除了要求与展项档案管理相关的每个环节和单元都各尽所能外，还要求相互间实现信息共享、有效沟通和紧密配合。这就需要构建一个健全的档案管理网络来实现。如：广东科学中心作为建设单位，中心领导亲自牵头构建了“以我为主”的健全的展项档案管理网络。其模式为：在广东科学中心内部构建档案管理核心网络，各展项承建单位构建子网并接受核心网络的管理。核心网络以科技馆展项档案工作分管领导为领导核心，专职档案管理员为主责，展项业务部门资料员共同参与。核心网络既要负责管理好科技馆内部形成的展项档案，又要负责监督指导和协调各承建单位的档案工作，还要保证档案信息传递渠道的畅通。各展项参建单位组建的子网须三级建制，即有明确的档案工作第一责任人、档案管理负责人和档案资料员。

（2）制定展项档案质量标准文件。任何事物的管理，只有具备了可参照的质量标准才谈得上质量控制。同样，展项档案质量标准文件是展项档案质量控制必不可少的规范文本。在国家和行业标准没出台之前，科技馆需要自行制定切实可行的展项档案质量标准文件来指导展项工程文件材料的收集、整理和歸档工作。

（3）着眼于提高档案人员业务素质。人是质量的创造者。通过培训提高档案人员的素质，是展项档案质量控制最有效的途径。

按档案人员所负的管理责任不同，档案培训工作也应有所侧重，分层展开。科技馆的专职档案管理员对展项档案管理负主责，承担着对展项档案整体工作的管理和监督指导各承建单位档案工作的责任，对其培训侧重于档案业务管理水平的提高。科技馆应重视创造机会使其能尽可能多地参加档案主管机构的相关培训和业务交流，使其能了解档案工作的最新要求和行业动态，切实指导展项档案管理的整体工作。

对各展项承建单位档案人员的业务培训，可分两个层面开展：对新入职资料员的培训侧重于强化其档案意识并使其初步了解展项档案工作。对已接受入职培训的资料员，则要根据展项档案管理不同阶段的要求，按需进行必要的展项档案业务培训，使其能按照展项档案质量标准文件来收集、整理和归档展项工程文件材料。通过有针对性的培训来提高档案从业人员的业务素质和专业技能，对展项档案质量控制起着决定性的作用。

（4）发挥经济杠杆的作用。展项工程文件材料的量多类广以及档案形成的分散性导致其量控制难度增大。只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才利于展项档案质量的管控。为能保证展项承建单位对各自所形成的档案资料按要求收集、整理和归档，科技馆须在展项建设合同中明确其对展项档案的管理责任、档案质量要求和档案的权属，并将档案职责履行情况与经济效益直接挂钩——只有展项竣工档案通过验收才能进行工程结算。通过经济杠杆的调节能有效避免展项承建单位拖延归档期限的现象。另外，将档案管理人员的绩效工资与档案实绩挂钩，能促使其发挥主观能动性，自觉管理好展项档案。

2.过程管控。过程控制是通过一系列的管理手段来促使展项工程建设与建档同步，确保展项档案质量达标。而要建档与建设同步确非易事。各展项的展品都是在展项承建单位内制造好后运输到科技馆安装，这部分文件材料形成于展項承建单位内。展项承建单位普遍档案意识薄弱，难以自觉保持建设与建档同步。受地缘因素影响，科技馆档案管理人员对这些文件材料的管理又鞭长莫及。只能依靠展项技术主管和监理工程师参与到档案管理中来，他们每次检查展项建设进度同时检查档案工作情况。他们确认展项工程建设与建档同步，才能拨付当次的进度款。这一做法使展项建设与建档的时间差尽可能缩短，有效地避免了因建档严重滞后而造成档案材料收集不全或内容失真的情况。但这部分档案材料的组卷因缺乏专业档案管理人员的监督指导，往往需要要经过整改才能达标。

科技馆施工现场形成的展项档案的质量可控性相对较好。对这些档案管理采用以下模式：由科技馆档案人员和展项技术主管、监理工程师组成展项档案联检工作组，定期或不定期对驻场施工单位的档案工作实行检查、监督和指导。工作组对检查中发现的问题，除现场指导改正外，还以通报形式下发检查结果及整改建议给各相关展项业务部门及展项承建单位，限期整改。过程管控是保证展项档案内容质量最核心的环节，管控得好才能有高质量的展项档案。

3.验收管控。验收管控是展项档案质量控制的末端环节，也是确保档案质量达标的重要一环。展项档案验收分档案预验收和竣工档案验收两步完成。

展项档案预验收实际是为解决各展项承建单位内形成且档案编制时因缺乏专职档案管理员亲临现场监督指导而导致档案质量与标准要求相差甚远的问题而采取的补救措施。科技馆增设展项档案预验收环节，就是为了让专职档案管理员能根据所发现的问题有针对性地指导各资料员进行整改。展项档案预验收程序是：展项承建单位将已竣工展项的文件材料预立卷后送到科技馆档案室初检。科技馆档案管理人员对照展项档案质量标准文件逐卷逐项检验，对不合格的案卷出具整改意见后退回整改至合格，对合格的档案则出具预验收合格证明。展项承建单位凭预验收合格证明办理当次进度款的支付。展项档案预验收既是过程管控的延伸，也为展项竣工档案乃至整个展项工程项目顺利通过验收奠定基础。

展项竣工档案验收是展项档案归档前的最终环节，也是展项工程项目竣工验收的组成部分。展项竣工档案验收采用的是档案质量联签制度。科技馆展项档案工作分管领导、专职档案管理员、展项技术主管和监理工程师联合组成展项竣工档案验收小组，从内容到形式对展项档案进行整体验收。展项技术主管负责展项工程文件材料齐全性的审签;监理工程师负责档案资料的完整性、准确性和系统性的审签;专职档案管理员负责对案卷的整理质量进行审签。以上三者联合签认后，档案分管领导对展项档案整体质量进行审签并在《档案验收申请表》上盖章确认，展项竣工档案才真正通过验收。

三、结语

展项档案是新型的档案，其质量标准仍在动态调整中。各大科技馆的档案工作者敬业乐业，正不遗余力地探索着展项档案质量控制模式，以期共同推动展项档案管理工作更上新台阶。

参考文献：

[1]卢浩昌.科技馆事业发展与科普教育作用浅谈[J].中国科技博览，2015（6）：6-7.

[2]刘 欣.浅谈企业工程建设项目档案质量控制[J]. 科技档案， 2006（4）：51-53.

作者简介：梁丽明（1972-），汉族，工作单位：广东科学中心，职称：副研究馆员，主要研究方向：科技馆档案管理。