高职院校基于云计算的数字档案信息资源共享与服务模式研究

摘 要：云技术的发展为高职院校数字档案资源共建共享提供了技术支撑，已经成为档案管理发展的必然趋势，构建基于云计算的数字档案资源共享与服务模式，可以有效的提升高职院校档案信息的应用价值，适应职业教育快速发展的需求。文章分析了云计算背景下数字档案资源共享与服务模式构建的优势，对当前高职院校数字档案资源共享与服务存在的问题以及基于云计算的数字档案资源共享与服务模式构建策略进行了论述。

关键词：高职院校;云计算;数字档案资源;共享与服务

云计算是依托互联网技术而实现的共享模式架构，云计算具有安全、低成本以及虚拟等特征。随着信息技术和网络技术的发展，数字档案信息资源与日俱增，利用云计算技术构建数字档案资源共享与服务模式，已经是档案管理发展的必然趋势。近年来随着高职教育的不断发展，高职院校的档案工作越来越受到学校和社会的关注，与本科院校相比，高职院校的档案工作基础差、底子薄、起步晚，在高职院校范围内构建基于云计算的档案资源共享与服务模式相比本科院校更加困难一些，但这是当前提升高职院校档案信息应用价值的重要方式，也是档案管理发展的新趋势，因此如何利用云计算计算对档案信息进行集成管理和服务是高职院校档案管理研究与发展的重要课题。

一、云计算的优势

1.解决海量信息的存储问题。随着高职院校档案信息化进程的不断推进，在各个业务领域产生了海量的档案信息，数量剧增的同时形式也更加多样化，包括电子文档、视频、图像、音频等多种形式，这些骤增的档案信息对存储空间和模式提出了更高的要求。云技术可以有效的解决海量数据的存储、调取等问题，使数据更加智能化和结构化。

2.实现数字档案信息的共享利用。通过云虚拟技术，可以将分布在不同业务系统中异构的数字档案信息进行归类、整理，实现对高职院校数字档案资源共建共享，避免了重复浪费现象。并且能够对各种分散、异构数字档案信息进行整合，通过一个统一的云技术服务平台提供档案信息查询，满足了不同层次用户的不同需求

3.为档案用户提供方便快捷的服务。长期起来，高职院校档案信息受平台限制过多，如利用者必须借助专业的计算机设备和软件才能阅读档案信息。而云计算则为高校档案信息资源共享提供了技术保障，能够提供一个统一的档案信息管理平台，将学校档案信息存储于云端，利用者可以不受时间和空间的限制，不受平台的限制，只要一个通过网络可以接入到云的移动终端设备，就可以轻松的访问和查询档案信息。

二、目前高校档案信息资源共享和利用中存在的问题

1.高职院校档案管理水平较低。高职院校的档案管理水平不高，难以胜任网络环境下档案管理的新要求。具体来讲主要有以下几点原因：（1）学校档案部门长期以来生存在一个封闭的状态下，与校内和校外缺少必要的的联系，管理的观念落后，对档案管理出现的新知识、新技术、新方法了解不多、掌握不多、应用不多，传统的、微观的、直接的档案管理模式已经跟不上时代发展的步伐。（2）云计算技术是一门新兴的技术，对于档案管理和服务提出了更高的要求，有的本科院校档案信息化发展较快，已经开展了基于云技术的校园网建设，并初步开展了基于云技术的统一云平台的建设。相比本科院校，高职院校的档案工作基础差、底子薄、起步晚，就发展进程来看，高职院校的档案管理普遍处于档案实体管理向档案信息化管理的过渡时期，尚未具备借助云计算进行档案管理和服务的条件和能力。

2.高职院校档案服务能力较差。目前高職院校提供档案利用的方式仍然停留在简单被动的原始层次。具体来讲：（1）档案服务观念淡薄。高职院校的档案管理仍旧受传统观念的束缚，存在重管轻用现象。在档案提供利用的过程中，档案部门处于高高在上的位置，而利用者是被动的、次要的。在云技术环境中，强调的是个性化的服务，要树立以用户为中心的服务意识，才能做好档案工作。（2）服务手段单一、落后。主要方式是利用者亲自到档案部门，与档案管理人员面对面沟通，提出利用需求，并且需要履行繁琐的档案查借阅手续才能查询所需档案信息，查询途径和渠道单一，并且受空间和时间的限制，难以满足网络环境下档案用户的利用需求。（3）服务深度不够。高职院校实行的是工学结合、校企合作、顶岗实习的人才培养模式，走的是产学研结合的道路，其校园文化既有高校文化，有融合企业文化。而目前，高职院校提供档案服务的方式以提供档案查阅为主，对档案资源进行深度开发的产品较为匮乏，缺少有高职特色、引人注目的数字档案信息产品。

3.高职院校数字档案信息资源共享程度低。高职院校数字档案资源存在“信息孤岛”现象，资源共享存在局限。主要体现在：（1）目前高职院校普遍开展了校园网建设，各个业务系统也广泛应用于相关的职能部门之中，这些管理系统是学校推进和实现信息化的必不可少的组成部分。但是各职能部门在信息化建设时没有考虑到信息的档案属性，各个管理系统在日程运行和维护的过程中没有统一的标准规范，导致各个系统难以兼容，这给高职院校数字档案资源整合带来很大难度。另外各高职院校在进行信息化建设时，各自为政，从自身发展的角度出发，难以形成高职院校互联互通的档案信息资源共享网络，档案信息无法实现互联互通。（2）高职院校档案管理缺少统一的协调机制。高职院校的各个业务系统中存在着大量的信息，其中有相当一部分是有价值的需要归档的信息，但是这些信息分散在各个系统中，难以加以整合和利用。究其原因，一方面是因为标准和技术上的问题，另外一方面是缺少统一的档案管理协调机制。高职院校应该建立档案管理的协调机制，协调各个部门进行业务系统与档案管理系统数据的交换和对接。

三、高校档案信息资源共享与利用的改良措施

1.构建一个高职院校的数字档案云计算平台，实现资源生产流程化。（1）选择适合高职院校实际的数字档案资源云计算平台构建模式。云计算平台包括公共平台、私有平台和公私混合平台三种。根据高职院校数字档案资源的特殊性，公共云模式并不适合高校数字档案云平台建设，应该采用私有云模式，根据高职院校档案管理的特点专门构建一个智能化、个性化的云计算平台，并在建设的过程中根据用户的需求不断的完善和改建，这样能够有效的保障数字档案资源的安全性和私密性，同时满足高职院校的个性化需求。（2）建立健全相关的标准体系。构建一套完整的档案信息标准体系是实施云计算数字档案信息资源共享的前提保障，为此高职院校数字档案的云平台建设应该做好顶层设计，确保档案信息规章制度和标准体系的科学性。要以国家有关档案法律法规为依据，结合学校实际情况，制定包括档案信用标准、档案应用标准、档案信息资源备份体系在内的标准体系，保障数字档案的真实性、有效性。（3）构建相关的协调机制和管理体系。数字档案云平台的建立需要相关的协调机制和管理体系，这样才能做到职责分明，既能够做好自身的管理，又能够协调有关信息的在各个平台的有效流动。具体的就是将办公自动化与数字档案进行有机融合，在技术层面和管理层面建立完善的运行机制并且建立一套合理有效，反应迅速的协调机制加强对数字档案的管理，为云计算平台的建立打下坚实的基础。

2.加强数字档案资源建设，实现资源共建共享。数据库建设是云环境下实现高职院校数字档案信息资源共享的关键。具体来讲：（1）以用户需求为导向，建立专题数据库。高职院校数字档案资源分类广泛，而且利用者对档案信息的需求也不同，在构建云计算数字档案信息资源共享模式时，应该对各类档案资源进行深层次挖掘和加工，形成专题数字档案资源库，以满足不同的需求。例如高校可以将教学评估相关的档案材料进行归类，统一标识，形成教学评估专题数字档案。（2）加强对数字档案资源的整合。高职院校数字档案资源整合既包括现有馆藏数字档案资源，同时也包括散存在各个业务系统的异构数字档案资源。对于异构数字档案资源进行整合的难点在于这些档案信息分散在不同的业务系统之，类型、格式、标准不尽相同，难以共建共享。通过云计算平台，可以对这些分散在不同系统的异构档案资源进行采集、编目和存储，实现数字档案资源的统一管理。

3.构建云计算服务平台，提高云资源的服务水平。基于云计算的数字档案资源共享建设要求高职院校档案工作转变服务模式，具体应从以下几个方面着手：（1）构建统一的云计算服务平台。要想对数字档案信息资源进行跨库访问和利用，就要构建一个统一的云计算服务平台。通过云计算服务技术，将不同数据库的数字档案资源连接起来，形成一个统一的数据库网络，与数字档案资源集成，完成与云计算平台的对接，用户可以轻松实现跨库访问，在同一个云技术服务平台中享受到方便、快捷的档案信息服务。（2）努力为档案用户提供个性化的服务。要根据云技术的特点，选择与之相适应的档案服务模式。具体来说，云技术平台更加注重个性化的服务，因此高职院校档案管理人员要对数字档案信息进行深层次分析和加工，改变过去重管轻重的传统思想，借助云计算的查询功能，检索出用户关心的热点问题，及时向用户推送相关内容，满足用户的个性化信息需求。

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作者简介：魏晓琳，辽宁金融职业学院档案馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。