大数据背景下电子档案管理的创新思路

林晨

关键词：大数据;电子档案;管理;创新思路

中图分类号：G270      文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2019）17-0056-02

大数据时代的到来，渗透经济发展的各个领域，因此企业的档案管理也应该顺应时代的发展，注重电子档案管理水平的提升，关注高效的电子档案管理在促进企业发展及提升企业整体管理水平中的重要意义。在大数据时代背景下展开的电子档案管理，无论对于企业、公民、事业单位还是商户来讲，均为一种行之有效的信息管理及企业管理手段，因此在这样的发展背景下，应注重提升相关人员的电子管理专业化水平，更新管理理念，与时俱进，紧跟时代发展步伐，不断优化管理，以促进我国电子档案管理水平更上一个台阶[1]。

1 大数据背景下进行电子档案管理的创新具有的优势

首先，与传统的纸质档案管理相较，电子档案的安全性更高，信息处理效率更佳，可有力保障企事业单位的信息安全。信息档案中管理的内容不仅仅是记录企事业单位发展的过程，也涉及大量关于企事业单位重要的文件及信息，诸多档案中包含了许多具有很高法律效力的文件及资料，因此无论是泄漏或损坏均可直接影响企事业单位的核心利益，对企事业单位的平稳发展带来巨大影响。而通过优化电子信息档案管理，我们不仅可以快速访问所需的文件，而且还实现了对重要文件进行的必要的保护，以尽量减少在访问档案的过程中，出现档案泄漏或有损坏等不良事件的发生，对档案保密管理水平的提升具有积极作用。

其次，在大数据信息化发展的背景下，不断优化电子信息档案的管理，可以提高员工的整体素质和工作效率，提供信息输入及共享可有效减轻员工的工作量，推动企业管理向现代化发展。与此同时，电子信息管理在企事业单位中的应用，可以及时、高效地对文件进行检查并实现缺失文件的快速补充，操作方面快捷，且安全性高。除此之外，电子档案管理水平的不断，使企事业单位的档案管理实现计算机统一标准化，提高智能化管理水平，為各项任务的具体实施奠定良好基础，推动企事业单位的管理向科学化、标准化发展[2]。

最后，为公民信息和社会稳定发展提供了强有力的保障。目前，大多数公民的信息通过电子信息档案存储在计算机中，这些信息不仅与公民生活及工作的发展有着密切的联系，而且关系到公民的隐私，一旦发生大范围的个人隐私信息泄漏，公民的隐私得不到有力保护，不仅会给公民的生活带来麻烦，还可能会引发社会动荡，影响社会稳定及发展。因此，要为公民的信息安全和社会稳定提供强有力的保障，就必须探索电子信息档案管理的优化与创新，这一点需要从不同层次进行探讨研究[3]。

2 现阶段电子信息档案管理存在的不足

2.1 管理模式落后，重要资料收集及管理不佳

在传统电子信息档案管理中，多使用分散管理模式，这种管理模式对于企事业单位来讲管理成本最低，但这种分散管理模式存在着一个难以避免的缺陷，即数据不完整性突出，如在工作中需要对某个时间段的某一个事件的资料进行调取或者翻阅时，传统的档案管理模式不能将一个电子信息的所有信息全部传送出去，而是需要来回地至多处进行资料调取，有时由于部分数据丢失或操作失误，使电子信息不完整的发生率升高。

2.2 电子信息档案登记信息不够细致，资料丢失率高

电子信息档案管理的重要数据需要通过电子信息档案反映出来，而登记信息是一个重要的环节，是把控电子档案管理质量的第一个质量关。但传统的电子信息档案登记信息不够细致，因此在过去的档案管理中，重要资料的缺失、遗留或者错乱现象普遍存在，此外，传统的电子信息档案登记完全借助人工输入完成，虽然管理载体是计算机，但一般来说，电子信息档案登记信息本身的安全性并不高，丢失重要信息的概率居高不下[4]。

2.3 单纯的人力管理，人力物力消耗大

我国人口众多，廉价劳动力人口也较多，以廉价劳动力弥补传统的电子信息档案管理中人力资源管理的不足的现象是十分普遍的。在劳动密集型的生产方式中，纯人工管理也是传统电子信息档案管理中的一个方式，集中管理大量电子信息档案是档案工作者的浪费时间和精力，由于人工管理的存在，不可避免地会出现大量的管理失误，因此大量档案信息数据隐患存在在其中。

2.4 精细化管理难度大

社会经济的发展，其产生的经济信息及社会信息也随其逐渐增加，这样的形式下电子档案管理需要处理的信息量也就越来越大，这些庞大的电子信息档案，如果只采用传统的管理方法进行处理，必然会出现档案归档不及时、资料缺乏实时性或真实性等现象，档案资料遭到破坏甚至丢失，成为许多重要的电子信息档案普遍存在的现象，使其实现精细化管理难度更加大，与电子信息档案管理的初衷和目的相背而行。

3 大数据背景下电子信息档案管理的创新思路

3.1 注重强化档案管理的基础设备投入

在大数据时代背景下，基础设备的投入是提升档案管理综合质量的关键，企事业单位应积极学习新的管理观念与知识，提升将计算机、数据存储设备、数字扫描输入输出设备等硬件层面输入作为提升整体档案管理水平的基础。同时，还要注意文件管理制度、检索系统及识别管理系统的建立，并在具体操作中持续改进完善，为有效实施各种信息档案管理工作奠定良好的设备基础。此外，我们还应注意对职业管理人员近的培训和引入，要求档案管理人员不仅要掌握电子信息档案管理的相关知识，还要掌握计算机应用技术，在这样的背景下发展电子档案管理，其管理质量及效率才能等进一步提升，才能充分发挥其利用价值。

3.2 注重管理模式的完善及改进

一是优化档案管理体系。企事业单位在进行档案资料的收集、整理及提取环节时，应将企事业单位的实际情况作为基础，采取综合管理的形式，进行科学管理。在大数据时代的发展背景下，全面落实相关的评价机制，督促相关人员转变传统档案管理观念，接受新的管理理念及手段，真正与时俱进，与各项任务的具体实施相结合，对各项管理制度进行不断完善，督促有关人员充分调动工作积极性。其次，实施纸电子一体化的管理模式，两种档案管理方式各有利弊，传统管理方式难以保存海量数据，但也具有固定的管理优势，因此不容忽视。与现代电子档案管理措施相较，虽然电子数据管理在安全保护方面存在一些不足，但它可以实现海量的数据保存、数据添加、删除及快速查询，并具有很高的效率。因此，在大型数据网络查询系统和互联网查询系统中，机密信息及重要信息可不录入互联网查询系统中，通过裁判员的分流使信息安全防护水平得到提升。

3.3 注重管理人员综合素质的全面提升

大量的档案资料在经济发展及社会发展中产生，在大数据的背景下，面对越来越复杂、越来越多的信息数据，对电子档案管理者的综合管理能力也提出了更加高的要求，要求相关管理人员不仅具备更强的信息处理、分析和实时更新数据库及海量数据处理能力，提升对计算机等基础设备的维护和升級也有所了解，企业在设备维护及升级方面可根据实际需要安排专项人员开展工作，实行人员负责[5]。因此，企业档案管理人员应及时了解时代发展理念，将创新科学管理理念引进至实际工作中，注重档案管理的队伍建设水平，以确保企事业单位的档案管理专业化水平及技术水平紧跟时代发展，同时制定大数据相关技术，科学技术的掌握，为进一步开发利用档案资料的利用价值奠定基础，促进电子信息档案使用范围的不断扩大。

4 结语

传统的档案管理模式显然已经难以满足现代化海量数据处理及管理的要求，随着海量电子信息档案资料的产生，企事业单位的档案管理压力也随之之间加大，因此转变管理理念、创新档案管理模式势在必行。电子档案管理的创新必须顺应时代的发展，大数据背景下进行的电子信息档案管理创新，可有效推动企事业单位档案管理水平及管理质量的全面提升，不断创新和完善管理理念及管理制度，发挥电子档案管理在推动企事业单位中的真正价值，为企业创造出更高的社会及经济效益。

参考文献

[1]刘鹏.大数据背景下电子信息档案管理的创新途径[J].电子技术与软件工程，2018（32）102-103.

[2]袁春岚.电子档案归档及管理创新探讨[J].中国管理信息化，2017，20（2）：180.

[3]郑艳瑾.电子信息时代电力档案管理工作的创新分析[J].办公室业务，2017（20）：157.

[4]邓良城.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技创新与应用，2017（06）：287-289.

[5]王娜.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].才智，2017（12）：62-63.

（编辑：周安琪）