特高压交流工程现场档案管理

王鹏亮 梅传鹏 杨芳

近年来，随着经济的迅速发展，我国特高压交流工程建设取得了令人瞩目的成绩。但由于特高压交流工程规模大、工期长、参建单位多、技术要求高等特点，档案及存档资料的类别及数量远多于其他电压等级工程，这就造成了档案管理工作压力大、难度高。那么，如何做好现场档案管理工作，充分发挥档案价值，是各参建单位近年来不断思考和解决的问题。本文针对近年来特高压交流工程现场档案管理现状，提出了完善管理制度和提升人员能力的管理办法，供同行借鉴。

工程现场档案管理的重要性

工程现场档案是指从工程前期到竣工整个过程中形成的、需要整理立卷的、有存储价值的各类资料，包含项目前期文件、勘察设计文件、施工监理文件、设备文件、竣工验收文件等，能够反映建设项目实施的真实过程。工程现场档案是工程建设人员按照齐全、完整、准确的原则保存起来的资料，是工程建设中积累的知识成果，对提高企业工程建设管理水平有重要的作用。

工程现场档案覆盖了工程建设全过程，详细记录了工程项目管理和工程实体情况。随着特高压交流工程的发展，工程档案在改扩建、运营管理中发挥的作用日益明显。尤其是一些关键时刻，档案的价值更是凸显。

（1）2008年2月6日，正是大年三十，冰灾导致某输电线路铁塔出现故障。抢险人员立即查阅了该工程的所有档案，涉及12家施工单位和9家建设单位，包含供货厂家、供货合同、设计变更、明细表、原材料等案卷800余卷。抢险人员将所需材料复印并传真至抢险一线，为抢修工作赢得了宝贵时间。

（2） 2017年，工作人员在特巡某特高压输电线路时，发现一处铁塔绝缘子局部发热。跟踪检测结果显示，发热点持续存在，且有扩大的趋势。为迅速找到故障原因，仅凭人工逐个排查，不但困难，还将浪费大量时间，该工程负责人和档案室管理员联系并立即调取该工程标段所有绝缘子的型号、供货信息等档案资料，为现场查障人员提供了完整、准确的数据，帮助现场查障人员快速、准确地排除故障，保证线路的正常供电。

工程现场档案是工程各个阶段建设活动决策、施工、竣工、运营使用等方面工作的依据，也是参建单位维护自身权益的依据。工程现场档案能够为工程项目的开展提供便利，比如在建项目的前期工作阶段，大量过去和现在的档案为开展项目可行性研究、建议书、选址、土地规划等工作提供帮助；在竣工验收阶段，档案资料也是工程质量验收的必备条件。

工程现场档案管理的问题

施工资料从产生到归档覆盖了工程管理全过程，即从施工前准备、施工过程到竣工上交资料。由于时间长、资料繁杂，工程现场档案管理相对薄弱，主要体现在以下三个方面。

（1）现场档案管理人员配置不足。与工程建设人员相比，参建单位档案管理人员相对较少，在工程现场工作的档案专责人员则更少。由于人力不足，难以规范化开展工作，对资料的正确性、真实性、完整性审查力度不够，难以达到“准确率100%、案卷合格率100%、归档率100%、电子化率100%”的质量要求。

（2）現场档案管理人员专业能力不够。特高压交流工程现场档案分为项目前期、工程前期、工程建设、总结评价四大阶段，需归档的各类文件多达数百项。现场档案管理具有数量庞大、管理复杂、及时收集要求高、与现场结合紧密的特点。现场部分档案专责人员存在意识不到位、责任心不足和专业能力不够的问题，对各项材料编制、填写、签字盖章、保存等方面的具体要求掌握不充分，导致档案工作出错返工，不能达到归档率100%的要求，也不能及时反映工程现场存在的问题，未能充分发挥档案资料在工程建设过程中的价值。

（3）相关制度执行不力。国家电网有限公司交流建设部（现改名为“特高压建设部”）发布了《特高压交流工程档案管理标准化手册》和《特高压交流工程档案管理手册》等制度文件。然而，实际工程建设中，个别参建单位对相关要求理解不深入、执行不到位，出现“以传达制度代替贯彻落实，以会议结束代替落实结束”的问题，导致各参建单位之间档案管理水平参差不齐，工作质量相差较大，给参建单位档案管理部门及人员带来工作压力，也不利于档案资料归档后的再利用。

工程现场档案管理的策略

（1）加强专业力量建设。各参建单位派出专职人员，组成现场档案管理工作团队，接受集中培训，档案专业培训师“手把手”教授档案管理工作，开展师带徒活动，以现场教学和外出观摩为主要培训形式，重点加强团队人员的责任意识和基本业务能力。

（2）加强过程指导。依托资深档案管理专家的经验及力量，在工程现场各项检查活动中积极进行指导工作。在预立卷阶段，引导各参建单位完善档案资料内容，逐步做到档案真实、齐全，减少差错率。

（3）落实相关工作要求。各层级管理人员共同做好“上管下落实工作”。现场档案专责人员不能存在“以接收文件代替学习，以参加会议代替执行”的工作习惯，重视、落实档案管理工作各项要求。

（4）加强领导，落实责任。相关责任领导充分认识工程现场档案管理的重要性及可能承担的法律责任，正确开展相关工作。依据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任，包含以下情形：涂改、伪造档案的；明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

工程档案管理经验分享

在特高压交流工程建设中，建设单位以完善管理制度和提升人员能力为途径，不断优化档案管理工作方法，提升了工程现场档案管理能力。

提高专业人员能力，增加专业人员配置数量

通过提高特高压工程现场档案专责人员能力，增加人员配置数量，开展多项档案专题活动：在工作中推进“管工程必须管档案”的理念和要求；档案专责人员积极向工程建设人员要资料，加强双方沟通交流，以此减少档案资料形成中的“通病”；开展全员学习档案活动，员工档案管理水平显著提高；多次开展高质量专业培训，多名专责经培训考核后成为档案内部培训师；开展“透过档案看管理”的主题活动，编制相关培训课件；借助“国际档案日”，大力宣传、普及工程档案，并开展主题征文活动；开发档案管理APP，供各类检查及检索使用，提高了工作效率。

发挥预立卷制度的作用

档案预立卷制度是指资料形成单位在归档前对其按规定类目进行预分类、整理和存放的一种管理方式，能够有效提升档案管理规范化水平。在特高压交流工程建设中，为促进档案资料与实体工程同步形成，建设管理单位积极推进预立卷制度，要求各參建单位根据工程特点，提前梳理归档范围，在工程建设过程中，对照归档目录做好同步形成、收集整理、补充更新等工作，落实预立卷制度。据此，工程管理人员与档案管理人员能够提前建立工程档案的全局观，推动现场资料管理，及时发现问题、处理问题，减少档案移交阶段的工作量，对增强资料的及时性、齐全性和正确性具有重要意义。

2008—2018年投产并完成档案移交的五项特高压交流工程的归档卷数和验收发现的问题率统计，如图1所示。由此看出，晋东南—南阳—荆门工程归档问题率为2.3%，实施预立卷制度的其余四项工程归档问题率明显下降。由此可见，预立卷制度在特高压交流工程档案管理工作中发挥了积极作用。

开展“档案树标杆”活动

依据工程现场档案管理的客观规律，建设管理单位积极促进工程档案“同步形成”，并在榆横—潍坊工程河北段中试点开展“档案树标杆”活动，工作中对管理目标、职责划分、人员组织、过程管控、归档移交等方面提出了具体要求，有效提高各参建单位的重视程度和积极性。各参建单位积极响应，充分发挥档案管理力量，紧紧抓住资料同步化、竣工档案规范化两个重点，完善制度、加强控制，工作成效显著。经各方共同努力，该工程河北段在投运当月即完成了全部档案的移交工作，陕西、山西、山东段则均在投运3个月内完成，榆横—潍坊工程成为“竣工投运后移交档案最快的特高压交流工程”。该工程档案预验收、专项验收中，专家组一致认为管理有力、资料完整、质量优良，此次树标杆工作成效显著。

结语

当前特高压交流工程现场档案管理工作存在一些不足，主要表现为专业人员配置不足、专业能力不足、制度执行不力。加强专业人员能力建设、加强档案工作过程指导、落实工作要求、落实相关责任是解决上述问题积极、有效的途径。同时，工程现场档案管理工作要求高、周期长、工作量大，管理水平提升难以一蹴而就，需要持续不断的推进和努力。