数字记忆视角下档案工作效益提升策略探析

[摘要]效益既是档案工作评价的关键指标，也是可持续发展的内在要求。基于数字记忆视角，论文从两个方面提出档案工作效益提升的基本思路：通过数字保存、创新开发、成果转化、价值共创开拓思路，实现档案工作收益的“开源”；通过合理配置、流程管理、单套存储优化结构，实现档案工作成本的“节流”。并构建“效益”导向评价机制，从总体上考量档案工作的成本收益问题，对开源节流的措施进行综合评价。多管齐下，探索档案工作效益“显化”进而“优化”的发展路径。

[关键词]档案工作效益经济效益社会效益数字记忆

[分类号]G271

Study on the Strategies of Improving the Benefit of Archives Works from the Perspective of Digital Memory

Zeng Jingyi

（School of Information Resource Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract： Benefit is not only the key index of periodical evaluation of archives work， but also the internal requirement of sustainable development. This paper puts forward the basic ideas for the improvement of archives works benefits from two aspects based on the perspective of digital memory： Opening mind through digital preservation， innovative development， achievement transformation and value co-creation to realize the benefits of expanding channels for archives work. Optimizing structure through reasonable allocation， process management， single- set storage to archives. This paper puts forward the construction of benefit-oriented evaluation mechanism and considers the cost-benefit problem of archival work as a whole and evaluates it in order to explore the development paths which make benefits of archives works clear and better.

Keywords： Archives Work Benefit； Economic Benefit； Social Benefit； Digital Memory

档案工作效益就是社会对档案工作的投资和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系[1]。20世纪90年代，国内学术圈掀起了一波关于档案工作“经济学”“效益学”问题的研究热潮。最为代表性的是陈永生教授的《档案工作效益论》，该著作论述了档案工作效益的定义、特点，以及档案管理工作中各个环节与效益之间的关系、档案工作效益的评价方式、全面提高档案工作效益的协调发展战略等[2]。霍振礼等人所著《科技档案效益学概论》初步建立了科技档案效益学的学科体系，提出了“全面效益观”的理论观点，提高科技档案效益的途径以及全面提高科技档案工作效益的策略[3]。同时，由于特殊的时代背景，为经济建设服务成为当时档案工作的中心与目标。石浒泷、林清澄[4]与薛春刚[5]等从实际档案工作出发，提出创建档案经济学的意义与分析档案经济学的研究方法，全面分析了档案工作中的经济问题与经济效益的重要性、评价、提升等问题。

然而，近幾年档案工作效益在档案学研究中的分量几不可察。实际工作中，档案工作效益与档案效益混为一谈[6]，主要关注档案本身的使用价值与档案工作的社会影响。尽管有一定的投入存在，但由于其公益性性质决定了档案馆的投入与产出之间不作界定的情况[7]。投入与经费捆绑，产出难以量化，档案工作缺失基本有效的成本—效益观。这不仅影响档案工作的正常运转，造成不必要的资源浪费，而且直接影响档案工作的成效，表现为“入不敷出”，不符合“经济性”。此外，单单对财政经费与利用产生效益的案例进行鉴定性评价，评价工作一定程度上成了被评价档案部门在紧张压力下的最佳表演而非常态化的工作展示[8]，也不能反映出可视化的效益成果，从而加剧了档案工作效益的不明朗度。

进入数字时代，数字档案已经逐渐成为档案信息资源的主流，人们在高度肯定数字档案馆对档案管理的集成化、网络化和信息化贡献的同时，却很少考虑到其涉及的效益问题[9]，非常不利于数字档案馆的评价与发展。数字记忆是激活档案工作的新高地，二者交叉融合、相互促进。因此，本文尝试在数字记忆的视角下，重构档案工作效益的运作与评价机制，从“开源”与“节流”两个方面探讨档案工作效益的提升之策。

1基于数字记忆视角提升档案工作效益的可行性和基本思路

1.1可行性

数字记忆将现代数字技术直接嵌入档案与社会记忆的研究机制，引领了档案与记忆的研究方向[10]。浙江省档案局（馆）长刘芸提出，数字记忆工程是新形势下推进档案工作转型升级的战略工程、使命工程和机遇工程[11]。一方面，基于档案构建数字记忆逐渐成为主流；另一方面，已有学者基于数字记忆视角开展档案工作的研究，如牛力等在“数字记忆”背景下对异构数据资源整合研究进行探析[12]，乔娜以中国第一历史档案馆为例研究“数字记忆”视角下的明清档案管理[13]，陈智慧等分析了数字记忆下方言建档工作的实现路径[14]等。基于数字记忆视角研究档案工作、探索档案工作效益提升具有现实可行性，具体如下所述：

（1）档案工作可促进数字记忆建构

档案是建构社会记忆的不可替代要素[15]。数字记忆作为社会记忆的新形式，成为档案与记忆研究新的关注点[16]。档案具有原始性、真实性，是数字记忆建构的第一手原料。檔案工作不仅可以在档案原始资源提取、开展技术合作、推进档案记忆项目等方面参与数字记忆建构[17]，还可提供专业的档案人才弥补数字记忆队伍的知识结构，提供丰富的档案开发经验以资借鉴。目前数字记忆建设多是依托于图书馆、档案馆或高校的数字人文机构，档案馆作为资源来源主体与资源建设主体，对数字记忆建构的支持作用不可忽视。

（2）数字记忆可创新档案工作内容与方式

数字记忆建构大都以项目形式开展，项目维度可大至国家，也可小到个人。国内外已有的数字记忆实践如“影谷记忆”“新加坡记忆”“威尼斯时光机”“北京数字记忆网”等均是以项目机制来进行运作与实现的，通过对复杂的人力、物力与财力进行“承诺”约束，最大化资源配置，获取最佳的合作效果，从而取得较好的建设成效。数字记忆的深入发展，不仅可指明档案学研究的新领域与方向，还可创新档案工作的思维方式，为档案工作提供新技术与工具，推动档案开发利用工作的发展[18]。

1.2基本思路

效益首先是一个相对概念，它反映的是一种比较关系。同时，效益也是一个社会化概念，它反映了产出的价值实现过程的各种社会关系[19]。针对目前档案工作效益在实际工作中存在的“口号化”“认识不全面”“难以提升”等问题，笔者尝试在数字记忆视角下提出相应的提升策略，围绕效益研究的核心问题——一定投入产出最大与一定产出投入最少，即“开源”与“节流”两个方面进行探讨：“开源”方面从资源有什么，我们可以做什么两个视角出发，进行路径拓展，增加档案工作收益；“节流”方面针对现状，从我们还可以做什么入手，进行结构优化，减少档案工作成本；最后构建“效益”导向评价机制，从总体上考量档案工作中的成本收益问题，对开源与节流的措施进行综合评价。数字记忆视角下提升档案工作效益的基本思路如图1所示。

2档案工作收益的“开源”策略

本文的“开源”指增加档案工作效益的措施，即基于数字记忆视角通过数字保存、创新开发、成果转化、价值共创开拓思路，从而实现档案工作效益的“开源”。

2.1通过数字保存解锁档案馆市场行为

数字保存的成本问题是数字保存经济问题的重要方面[20]，囿于成本与本身库存、技术等不足，立档单位为了降低成本、提高质量，往往选择将档案交由其他机构代为保存管理[21]，即档案托管。数字时代，档案托管的主要对象变为数字档案，最常见的档案托管机构是文件中心，同时在云计算、云存储的快速发展下云服务商成为新兴力量，主要提供在线托管服务。然而在数字洪流的冲击下，连全球档案托管的巨头Iron Mountain（铁山）也已经着手转型，对外宣称自己是一家“数据管理公司”[22]，并在2018年上半年完成了一宗大额并购，耗资2.35亿美元收购EvoSwith，并在下半年伊始投资4.3亿美元动工建设数据中心，不断拓展其全球数据业务。数据管理服务产品线越来越长，越来越宽泛，档案管理思想的影子却几不可寻，不见特色。

档案馆是事业单位而具有企业的行为，目前找不到相关的法律依据，但作为档案工作的一种创新形式，可将档案馆的一部分人力、物力和财力投入市场，通过合作的方式，实现档案馆的经济效益[23]。综合来看，档案馆无论是机构建制的稳定性、档案保管的专业性，还是现代化的软硬件条件，都应该以可信任第三方机构的角色参与到数字保存中来[24]。一方面与各大文件中心或云服务商合作，通过发挥专业优势，将档案管理的思维和要求与合作机构的技术相融合，实现优势互补与合作收益；另一方面将自身转换为直接提供数字档案保存的主体机构，为数字记忆长久保存提供服务，保存人类“完整记忆”，同时发挥监管作用，保障资源安全可用，实现自身乃至社会的效益增长。

2.2通过创新开发挖掘档案内在价值

开发利用是档案管理工作的核心与最终目的，然而现实的开发利用面临重重“困境”，表现在：过度以长期保存为目标，注重“藏”而非“用”，开放利用的资源十分有限。截至2017年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案65371.1万卷、件，而2017年度全国各级国家档案馆开放档案10151.7万卷、件，不到16%；2017年度，全国各级综合档案馆提供档案利用2078.0万卷、件次，提供电子档案利用519.9万件次，不到26%[25]。馆藏单一，结构不合理，馆藏档案内容远离公众需求，文化底蕴不足[26]，信息粗粒度，难以提起利用兴趣，加重公众与档案之间的“距离感”。并且大部分档案编研成果是为了内部参考，受益面小，只有少数对接社会公众需求。长此以往，数字保存反而产生负效应，使得数字档案价值发生递减，含金量越来越低。另外，受资金、技术、知识结构等因素影响，档案工作人员积极性较低，成果较为零散，深度不够。而积极开展利用工作是解决档案工作效益问题的先决条件，既谋求最大的社会效益，还必须重视投入—产出的经济效益[27]。

知识经济时代，档案工作在制度、技术、管理方面均可实现全面创新。社会效益需要通过档案馆藏信息的社会共享来实现，经济效益的实现需要通过馆藏资源来满足市场需求[28]，这样的市场和环境更多面对的是个体需求，提供的是个性化的服务[29]。因此，档案工作者要转换开发观念，主动利用新兴的数字技术如本体、语义关联等技术挖掘档案内在关系，实现关联，并通过数字化可视的设备等进行展现，拉近与公众的“距离”，变藏为用，实现经济与社会双重效益。一方面，主动的开发利用，能够引导公众进行记忆，起到宣传、教育的作用，提高社会效益；另一方面，档案内容价值的挖掘，是档案文化产业发展的基础与依据，为提高经济效益奠定基础。

2.3通过成果转化打造档案文创产业

关于档案与档案信息是不是一种商品，是否具备商品价值属性的问题，在20个世纪90年代曾引起学界的争议。我国现行档案法第十七条明确规定：“禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。”从经济学的意义上讲，既然档案不允许进入流通领域，那么档案自然不能被认定为是商品。上述论述的对象面向档案实体，而对于档案中所包含的信息，经过知识化加工利用，是有可能转化为商品的[30]。这也是学界普遍接受的观点：档案不是商品，档案信息一定条件下可以是商品。事实上，档案信息商品无论是作为凭证、编研成果或是根据其中可挖掘的历史、文化等内涵所衍生的文化创意商品，近年来都有了相当可观的发展，故宫博物院的文化创意商品的热度，以及长沙本土品牌茶颜悦色杯身的设计理念，均是根植于最真实的档案与历史，用一种有趣、用户更易接受的方式展现，获取关注与流量。

如果只是将创新开发的成果进行表层开发，限制在普通周边如小挂件、钥匙扣、娃娃等商品形式上，很快就会被市场淘汰[31]。因此，要充分转化利用档案信息资源进行创新开发的成果，并在成果转化的基础上实现产业化，才能更好地参与市场，立足市场。当前，数字文化产业已成为文化产业发展的重点领域和数字经济的重要组成部分。文化部2017年4月发布首个“数字文化产业”概念的政策文件，指出数字文化产业以文化创意内容为核心，依托数字技术进行创作、生产、传播和服务，呈现技术更迭快、生产数字化、传播网络化、消费个性化等特点，有利于培育新供给，促进新消费[32]。基于档案的数字记忆构建的数字城市记忆资源是文化创意的源头，在历史文化旅游、工艺品制造、城市品牌构建等方面具有无可比拟的优势。因此，推进档案文创数字产业化，构建数字档案资源及其服务未来可持续的商业化运作模式，能够在获得经济效益的同时，更好地满足用户的多元化需求[33]。

2.4通过价值共创实现档案工作规模效益

数字记忆涉及多元主体，数字记忆以项目形式开展，项目合作机制具有目标明确、边界清晰、范围可控的优点[34]，同时可在一定程度上汇聚跨领域人才。通过档案机构之间的纵向联合，与科研院校、企业、公众之间的横向联合，构成多机构参与、多平臺交流、多角度合作、多思想汇聚的档案生态圈，实现档案工作价值共创与规模效益[35]。多机构合作的格局一旦形成，便会避免各自为政、重复建设造成的浪费，将会形成可观的集聚效应和规模效益[36]。

3档案工作成本的“节流”策略

本文的“节流”指减少档案工作成本的措施，即基于数字记忆视角通过合理配置、流程管理、单套存储优化结构，从而实现档案工作效益的“节流”。

3.1合理配置人员、经费

人员编制、人员结构等问题是档案馆人力资源管理的重要方面。劳动人事部和国家档案局联合颁布的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》（国档联发〔1985〕2号）提出，档案馆“编制人数应随馆藏档案数量的增减而相应增减”。2013年，国家档案局原局长杨冬权呼吁随馆藏数量增加而相应增加各级国家档案馆人员编制[37]。当前数字档案馆建设与档案数字化开发利用对档案馆人员知识结构与技能也提出了更高的要求，在数字记忆的框架下，具体需要哪方面的人才，通过项目如何来配置，都是明确而有方向的。

经费也是如此。档案事业的社会公共性，决定了档案工作开展的主要经费来自国家财政拨款，经费的使用额度与事项历来也是档案业务评价的重要指标。从效益的角度来看，经费从哪来、用多少、用在哪里都应是合理的，不应出现滥用的情况。数字记忆框架下，经费的来源除财政拨款外，还可众筹获得，抑或是争取来自社会各界的资金。经费也可从整体目标出发，分配各项事业建设的合理额度，适当偏重于数字记忆构建，这与接下来一段时间档案工作的重点亦是不谋而合的。

3.2实现档案管理标准化、流程化

对于经过调整配置的基本成本部分，通过利用成熟且成本合理的新型数字技术如物联网、电子网格技术，在收益一样的情况下，成本仍有压缩的空间。该点的关键在于建立侧重“资源”导向而非“行政”导向的档案管理机制，面向资源实现档案管理高度标准化、流程化。这里的“行政”导向的档案管理机制，指的是由于行政化管理中产生的流程冗余，流程与流程之间产生断层，缺乏连贯性，重复建设，平添成本。“资源导向”的档案管理机制面向资源，其要求推行双线管理，原因在于我国大多数档案馆的馆藏档案主要是1949年以来党政机关产生的文书档案，相对于数字记忆资源而言，这些现代文书档案的历史感、文化感、趣味性、可读性相对较弱[38]。因此，从档案的“多用与少用”“常用与不常用”的视角[39]来建立“资源”导向的档案双线管理机制，有侧重地安排、补充人力、物力、财力，一定程度上能提升现代档案管理的效率，节约成本。牛力、王烨楠针对城市记忆资源设计的全过程模型，包括各个环节的原则，可为数字记忆资源的“输入—输出”管理提供借鉴[40]。

3.3推进档案存储电子“单套制”

2018年12月，第九届中国电子文件管理论坛在京举行，论坛主题为“从双轨到单轨——国家信息化战略背景下的电子文件管理”，单轨单套再一次“提上日程”，双轨双套似乎到了“退出历史舞台”的时候。从成本角度讲，电子档案双套制会造成资源的极大浪费，实质还降低了工作效率[41]，得不偿失。苏军华、刘芳称之为“被异化的谨慎”，长期以来在实践部门得到的广泛认同与应用是档案部门及档案人员效益意识不强及环保意识不足的表现[42]。基于档案的数字记忆工程建设强调数字档案资源也是重要的档案资源，通过“存量数字化、增量电子化”，一定程度上能推进档案存储电子“单套制”，节约档案工作成本。

4构建“效益”导向的档案工作评价机制

档案工作的评价一直以鉴定形式的结果评价为主，其中涉及效益的评价因社会效益难以量化、经济效益计算困难等影响，往往避重就轻，大多从利用案例来反映社会的满意度，以及如何避免了多少损失，而较少直面经济效益与社会效益的数量计算结果，缺乏量化的机制。从《国家档案局办公室关于开展全国企业档案资源开发利用优秀案例评选的通知》（档办函〔2017〕13号）对经济效益与社会效益案例的征集可见一斑，将经济效益和社会效益及影响界定为成本节省和效益增加的数量、档案信息利用人数、参观人数和有关的外部评价等。同样在业务工作建设评价中，经济效益和社会效益只占很少的篇幅（具体可见《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》），无法真切表现具体的工作成效，不利于档案工作的可持续发展。

对于当前档案工作而言，要发展自身、提高自身的影响力，不计成本的投入是不可取的，必须有实实在在的效益产出。不然，仅是大刀阔斧地建新馆、引设备，只是“金玉其外、败絮其中”罢了，最后都成了“沉没成本”。因此，从发展的角度出发，在全档案系统树立正确的、全面的、整体的“档案效益观”，指导具体的工作开展与落实，并设计一套科学可行的“效益”导向的长效评价机制，“承认差异，以入口定出口，从起点看变化”[43]，对开源与节流的措施进行综合评价，才能获取成本—效益的最真实反映，对内优化控制档案工作的各个环节，对外增加档案工作的关注度与投资[44]。

档案工作效益在很长一段时间都是隐蔽的、模糊的，处在大家都知道档案工作肯定是有效益的，但要具体说效益在哪、效益多少却又词穷的尴尬境地。数字记忆作为档案工作创新、“弯道超车”的新高地，不仅提供了针对性的需求，还丰富了开发的手段。开源节流加上评价多管齐下，能够显化并优化档案工作效益。未来面向数字记忆品牌建设，打响品牌与特色，可形成檔案工作效益的长期保证机制。但是数字记忆只是一个思考的窗口，更具普遍性的档案工作效益研究有待进一步深化，量化效益并进行计算同样也是下一步研究的重点。

*本文系2018年北京市社会科学基金研究基地项目“北京非物质文化遗产的娱教化保护与传承研究”（项目编号为：18JDXCB010）阶段性研究成果。

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