争创“双一流” 切实加强高校研究生教务秘书管理

2019-09-10王园园

高教学刊 2019年2期

王园园

摘要：高校研究生教务秘书，是高校研究生教学管理中至关重要的岗位设置。它兼具基层性与前沿性、专业性与繁杂性、多种类与高强度、角色及归口多元化、制度的刚性与人情的弹性并存等特点。然而，目前各高校普遍存在教务岗位的重要性与教务秘书的隐身性之间的矛盾、教务工作的高强度与工作量的“被无视”之间的矛盾、教务工作的封闭性与工作者的职业成长要求之间的矛盾、人员的高流动性与岗位稳定性要求之间的矛盾等等。以建设“双一流”为目标，各高校应高度重视并切实加强研究生教务秘书管理工作。

关键词：研究生教务秘书；管理；特性；现状；改进

中图分类号：G471 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2019）02-0162-04

Abstract： The teaching secretary of graduate students is a very important job setting in the teaching management of graduate students. It has the characteristics of grass roots and frontier， professionalism and complexity， variety and high strength， role and convergence， rigidity of system and coexistence of human feelings. However， the prevalence of university educational position and importance of teaching secretary stealth is the contradiction between the educational administration work， high intensity and workload "ignored" the contradiction between the educational administration work， closed and workers occupation growth requires the contradiction between people， high liquidity and stability requirements of the job the contradiction and so on. In order to build "double First-rate" as the goal， colleges and universities should attach great importance to and strengthen the work of teaching secretary of graduate students.

Keywords： teaching secretaries； management； characteristics； status； improvement

一、高校研究生教務秘书工作界定及概述

研究生教务秘书，是高校根据教学需要设置的在各二级机构中从事教学管理的一种行政职务。它是高等院校中领导的得力助手，是学院与学校、学院与学院之间及学院领导与老师、学生之间的信息传达与交流的桥梁与纽带。其主要工作职责是在学校教务部门领导下，依据一定的规章制度和教务管理原则，为顺利实现教学目标，完成教学任务，运用各种管理手段，组织和协调本学院的各项教学活动。①

任何一所高校，必须以提高教育教学质量为最高要求，而提高教育教学质量，无疑要加强教学管理工作。研究生教务秘书，是研究生教学管理中至关重要的一环，甚至说是枢纽和核心。

二、高校研究生教务秘书工作的职能与特性

（一）基层性与前沿性并存

研究生教务秘书工作，是研究生培养管理中最基层的工作。包括从国家到教育部、从学校到院系领导制定的一系列教育教学政策，都需要经过研究生教务这一环节才能最终落地。因为研究生教务工作在教学管理的第一线，直接面对教育教学的实施者——教师和教育教学的对象——学生，直接对教育教学活动的开展布置时间、场所，直接促成政策规定的成果转化。②而正因为处于教育教学管理的最末梢环节，研究生教务也是最需要埋头工作的一个群体。很多事情必须亲力亲为，出不得半点纰漏，容不得半点马虎。可以说，教务秘书是高校教学整体运行的基层骨干力量。

研究生教务工作的基层性同时对应着前沿性。因为教务工作对应着全院的所有老师和学生，其所在的学院办公室，是所有教务通知的发出地和材料集中地，也是老师和学生们解决教学科研及学习困惑的地方。因此，对内是一个学院的核心，起着学院凝聚力的作用。对外又是展示学院精神风貌的一个窗口。研究生教务每天要接受来自其他学校、院系的学生或者老师的信息咨询，尤其是招生报名阶段，电话的、邮件的、当面的交流频频不断，教务人员的沟通能力、个人素质、精神风貌等都是学院的一张名片，传递着学院的底蕴和形象。

（二）专业性与繁杂性并存

一般来说，教务秘书的工作具有专业特性。这个专业性既有一般教务工作的共性，也有个别的学科特性。就共性来说，教务工作集中处理本院系研究生培养的管理事宜。就学科特性来说，教务秘书必须要了解本院系研究生的类型构成、专业设置、培养方案，熟悉本院系所开课程的教学大纲、开课学期、课程设置以及学分、学时分配，同时还要了解各类型、各年级、各专业的学生基本情况（包括各专业人数、人员组成等），了解教师授课情况。③掌握这些内容，均需教务人员对本院系的研究生培养有专业的认知，而不是懵懂无知。

教务秘书工作的繁杂性也有两方面。首先，其本身的职责范围包括了研究生培养的方方面面，有例行的，如招生、开题、答辩、实习等；有日常的，如教务咨询、调停课、更换教室等；还有临时的、突发的各项通知，比如问卷调查、新奖项的设立评选等，千头万绪、琐碎繁杂。其次，其工作范围不仅局限于教务管理，而且往往杂糅进院系交付的其他任务，重要的比如科研管理，细碎的比如办公室的各项工作等。

（三）多种类与高强度并存

研究生教务要处理的事项种类繁多。一般来说，研究生教务要负责学术博士、学术硕士、专业硕士、免费师范生、在职研究生、同等学力、留学生、进修教师等8种类型的学生招生、培养、答辩、实践等事宜。人员短缺的，还要同时担负本院系科研秘书，负责管理整个院系的科研成果统计、申报；科研项目申请、报送；及各类评奖等工作。而这些类型的教务工作，各有自己的一套程序，并且要在不同的系统操作完成。并列的系统常常有招生管理系统（又分为学校的系统和教育部统一系统，同时都要操作）、排（选）课系统、研究生培养系统（分为学术系统与专业硕士系统）、科研管理系统、考试系统、注册系统、离校系统等等。因此，不单单是数量庞大，而是种类不同、程序不同。

这样的多种类工作事项集中于一个人身上，带来的是工作的高强度。常常是多个部门的通知如雪片般下达，同一个时间内要完成多项事务。各种材料堆积如山，电话响个不停，人焦头烂额，疲惫不堪。来自上级部门的催促与本部门的布置实施间，就形成了教务秘书的被挤压。而忙中难免出错，小则招致领导批评，大则酿成教学事故，造成学院损失。加班加点不说，碰上悬而未决的事情甚至寝食难安。因此，精神与身体双双承受高倍压力。

（四）角色与归口多元并存

研究生教务，身兼多重角色。既是管理者，又是服务人员。从作为教学管理的一环来说，研究生教务是学校教育教学的基层管理者。从吸纳学生的招生阶段，要接收报名材料、组织初试复试、公布录取名单、寄送录取材料等；到学生进校后的培养阶段，包括制定学生培养计划、组织学生选课、安排中期考核、布置实践活动等；再到学生答辩阶段，包括成绩单审核、答辩材料发放、毕业材料归档检查、优秀论文评选等，研究生教务都充当着管理者角色，行使着一部分管理职能。但是，研究生教务的管理职能，更多地具有服务性。研究生教务要为学院制定各种教学规章制度提供来自教师和学生的一线反饋及各种数据支持（比如统计每年研究生新生的生源构成，985、211高校来源比例等），为各种会议提供准备材料；要为教师的教学和科研提供各种方便和答疑，使他们更了解学校及学院的各项规定；为学生提供培养相关的各种帮助和服务，如选课说明、课程审核、下发各种通知等，事无巨细，林林总总。研究生教务要为整个教学运行清扫障碍，铺平道路，保驾护航。

正因如此，研究生教务除了与本院系领导、教师与学生打交道之外，与学校各部门都有联系，接受他们的指示和工作安排。比如，要与负责研究生招生的部门（其中又分博士的、学术硕士的、专业硕士的、同等学力的、海外留学生的、免费师范生的、进修生的）、负责培养的部门（培养方案审核的、增开课的、选（退）课的、联合培养的、考试的等等）、答辩的部门（博士的、硕士的、继续教育的）、学位办、资源服务中心等多个部门联系。所谓的联系，也就是把他们的通知要求，及时传达给领导及老师、学生，并按照要求做好通知的各项规定。

因此，研究生教务在角色上管理与服务并存，以服务为主；在工作中听从多个部门的指挥，角色与归口多元并存。

（五）制度的刚性与人情的弹性并存

凡事若排除干扰只按规定来做不难，难就难在总有各种特例，总有各种特殊要求。这就势必产生了制度的刚性与人情的弹性之间的矛盾。而教务，则要准确把握好两者间的融合，既要不越出制度的界，又要兼顾到人情关怀。就拿排课来说，每位老师都有自己的要求。有的要根据私家车限行日期来排课，有的要根据离学校的距离来排课，有的要照顾到接送孩子的时间，还有的老师有个人的作息时间要求等等。这样，势必增加了教务的工作内容和强度，占用了本该用于其他工作的时间。而如果没有教务的这种穿针引线、各方协调，正常的教学安排就没法按时制定，教学也无法顺利进行。再比如，要求学生提交的各种表格，总有学生有各种理由没法在规定期限内提交。有的因为在外面实习无法回来，有的因为导师没有签字……这样，按时提交的学生的材料已经归档，而延后提交的只能交来一份，归档一份，无形中带来了工作的低效，扰乱了其他的工作进程。但是，不管是什么原因造成的工作过程的不顺，教务必须要保证结果的万无一失，并要最大程度地保护学院、教师及学生的利益。这其中，非要有高度的敬业精神和职责意识必不能成行。

三、高校研究生教务秘书工作的现状及问题

（一）工作的重要性与工作者的隐身性之间的矛盾

研究生教务秘书工作如此重要，但是从事这项工作的人往往是“隐身”的。首先，教务秘书被认为是没有技术含量的工作，任何人都可以做。因此，从事教务秘书工作的人，也被认为是无足轻重的。相对于教学、科研及管理高层人员，他只是默默无闻的服务提供者。其次，因为教务秘书从事的工作种类繁多，服务的群体也不同，因此，不同的人群只看到教务秘书工作的某一个侧面，并狭隘地认为这是他们工作的全部。再次，教务秘书的工作难以有具体的衡量指标，他们的劳动成果更多地是附着在人际关系中、交融在教学过程中、凝结在教学质量中、体现在人才培养上。④每一环节教学秩序的正常运转，都凝结着教务人员的精力与心血，而外人无法感受其间的付出。因此，教务秘书岗位虽然如此重要，其从业者确是一个隐形的存在。

（二）工作的封闭性与工作者的职业成长要求之间的矛盾

由于教育的周期性，研究生教务所从事的工作具有例行性和周期循环型。工作内容单调，工作方法和流程刻板，缺乏创新空间。同时在工作过程中，教务秘书必须处理好教师与学生、教师之间的问题，工作压力大，很容易产生职业倦怠情绪。其次，随着高校教务秘书的高学历化，教务秘书具备一定的科研能力和教学能力，但由于平时工作繁杂琐碎，任务量大，工作时间长，无法像专任教师那样拥有充足的时间和精力投身科研工作中，他们参与科研项目的机会少之又少，也很少有外出参观、交流和短期培训、学习的机会。同时，在很多高校没有制定或取消了教务秘书的定职晋级。这样，研究生教务被封闭在这个岗位上，既没法进行专业知识的提升，也无法得到职称的晋升。长此以往，他们磨灭了激情，看不到希望。

（三）工作的高强度与工作量的“被无视”之间的矛盾

正是因为教务秘书的隐身性及其工作的封闭性，他们从事的繁重的劳动往往不被算作“工作量”。在高校，教职工的科研、教学、行政职位等都可以算作工作量，并依据工作量多少进行各种奖励分配。而在一些院系中，教务秘书的这一系列工作，是不算工作量的。因为不算工作量，也就没有相应的这部分物质奖励。他们只是日复一日地从事繁重的劳动，却没有获得对等于本人劳动付出的“工作量”认可。精力投入和职业收获严重不成正比。这一点还有一个主要原因是由于编制的缺乏，学校越来越多地引进“合同制”职工，而教务秘书岗位因为其不被重视，大多聘任“合同制”员工来从事。合同制员工在各方面待遇远没法与具有正式编制的职工相比。这样，岗位的不受重视与编制的不平等，共同加剧了教务人员的高付出、低回报。

（四）人员的高流动性与岗位的稳定性要求之间的矛盾

高校研究生教務秘书作为高校教学管理中必不可少的岗位设置，在实际的教学管理中发挥着不可替代的作用。教务秘书队伍的稳定性，对于贯彻学校的教育规章政策，理顺院系教务工作流程，保证正常教学程序的连贯运行，具有至关重要的作用。若没有稳定的教务秘书团队，人员流动过于频繁，总是新手，总是从头开始学起，对学生来说，得不到明确的政策解答，对老师来说，得不到明确有效的教学帮助，对学院来说，各项工作不能走在前面，保质保量完成。长此以往，对学院乃至学校的发展必将产生消极的影响。

高校现行的管理体制下，教务秘书处于最基层、最“隐蔽”的状态。他们受到上级的忽视、学生的轻视而遭受双向挤压，超负荷的工作状态与黯淡的职业前景让他们职业成就感缺乏，职业幸福感无法建立。尤其是在缺少岗前培训的现状下，新的教务秘书在经过自己摸索与各部门不断磨合终于逐渐熟悉工作时，也是对教务秘书工作灰心失望之时。他们只能另寻他路，另谋他职。

教务秘书队伍的高流动性，这不是教务本身出了问题，而是我们的管理制度出了问题。最终影响的将是整个学院乃至学校的教学运转，从而给学校发展埋下隐患，种下恶因，不知不觉中阻碍着学校的健康与生机。

四、高校研究生教务秘书工作改进策略

（一）学校加强思想重视，体现人性关怀

针对研究生教务秘书的工作现状及存在的问题，各级高校应从战略高度加强思想重视，切实把研究生教务的管理与发展纳入高校发展的统一规划。首先，加强岗位建设。选拔或留任一批综合素质高、管理经验丰富的人才，充实到教务管理岗位上，加强教务秘书队伍建设，并制定相关政策，保证其稳定发展。其次，从学校发展的长远目光，用人性化的管理理念，多渠道解决教务人员的后顾之忧。各院系把教务秘书的工作状态及遇到的困难及时向学校相关部门反映，各级领导主动关心教务秘书在工作、生活及思想上的各种困难、顾虑，并积极呼吁，协助解决。在全校营造尊重教务、爱护教务、提升教务的氛围，使教务秘书没有思想负担，没有精神压力，没有生活忧虑，甩开膀子，撸起袖子，全身心地投入到教务秘书工作中去。

（二）建立教务秘书职业发展的上升通道

要打破教务秘书工作倦怠、缺乏稳定性的基本局面，最根本的解决途径在于建立教务秘书合理的职业发展规划。让教务秘书有明朗的职业发展前景，每个阶段都能有一个明晰的发展目标。这需要学校应对教务秘书的职业发展进行顶层设计，建立健全考核激励措施，让教务秘书也有参与定级晋职的通道，感受职业归属感、成就感、荣誉感、幸福感。

此外，创设教务秘书培训、交流等的平台和机会。邀请国内外著名的教育管理专家开设相关的讲座、培训等活动，鼓励并创造条件让教务秘书积极去参加、学习；定期开展校际间、院系间教务秘书之间的交流和学习活动，共同探讨在工作中遇到的问题，互相学习各自有效的做法等，提高教务秘书的基本素质和管理技能。

还有，定期举行优秀教务秘书评选活动。根据马斯洛的需要理论，人需要得到尊重以求自我实现，因此，工作中来自上级的表扬和奖励，是每一个工作者保持干劲、发挥潜力的强力助剂。学校或院系在期末或年末应对工作勤勉、工作业绩突出的教务给予适当的精神表彰。因为教务默默无闻地工作一年，为学生、教师参评各种奖项服务，而自己鲜有评奖机会，这就需要学校机关意识到他们的需求，对他们的工作给予及时的肯定与鼓励，提高他们对工作重要性的认识，坚定他们干好工作的信心。

另外，随着越来越多的高学历人群参与到教务秘书工作中去，他们本身的研究能力应该得到有效的发挥和施展；另外还有一批工作了若干年的老教务，他们有丰富的管理经验。对待这样的人，高校应有意识地为他们提供一些有针对性的教学管理方面的课题项目，鼓励他们从事相关的研究，总结教学管理工作经验，为学校的教学管理建言献策。

（三）切实把同工同酬落到实处

随着高校人事制度改革的推进，越来越多的非事业编制员工入职。根据《高校非事业编制人员管理办法》第九条，“非事业编制人员享受学校正式事业编制人员同等工资、津贴及有关福利待遇。”但是在实际操作中，这一条落地阻碍太多。由下往上倒逼改革总是困难重重，在现行高校管理体制下，教务秘书处在管理最末梢，承受最多的压力，而向上反映问题的通道基本不畅，更何况大批的合同制员工，发出的声音更是微乎其微，无法传达到高层，无法打动领导。要跟上现代管理思想的步伐，走在改革的前沿，切实落实国家人事改革办法，需要学校领导敢于打破旧观念、旧做法，调动一大批非事业编制员工的积极性，盘活整个人力资源来为学校发展做贡献。而要发挥广大员工的积极性，无疑是通过尊重他们的劳动成果，肯定他们的工作价值，让他们以单位的接纳度来感受到自身的重要性。落实这一条，目前最直接的做法就是同工同酬。各级岗位、各种编制都能根据自己劳动的多寡、贡献的多少获得全校范围内公平的分配，而不是罔顾付出，用行政命令一刀切。

（四）教务秘书加强自身的建设与调节

1. 善于摸索教育教学及管理规律，及时做好记录。研究生教务秘书作为教学管理的直接参与者，切身体会着教育教学的运行。因此，在工作中，要边做边思考。既要有身在其中，全心全意付出的工作干劲；又要有跳出去，用心思考把握教育教学规律的超越精神。要善于总结，既要总结大的教育形势、政策、历年的招生、培养、答辩等变化，形成自己基本的教育观点与判断；又要总结自己的工作得失，为下一步的工作提供经验借鉴。不想做将军的士兵不是一个好士兵，不要甘于做一个陷于材料堆中的教务秘书，而是要向一个专家型的教育管理者迈进。

2. 增强工作的计划性与预见性，提前做好准备。因为教育教学有一定的周期性，每学期每阶段都有固定的事项。因此，研究生教务要对这些固定的、例行的事务做好规划，摸索科学合理的工作方法，将工作项目理清头绪，按阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

3. 培养良好的专业素质和个人修养，提高专业技能。研究生教务秘书虽然处理的多是繁杂琐碎的事务性工作，但是切不可在这繁杂琐碎中自我消弭。任何时候都不能放松学习，把自己当作一个不断进步的精神个体，将自己的专业知识与教务工作结合起来，寻求专业的爆发点。此外，随着信息技术发展，教学管理也逐步走向电子化。教务秘书群体也需要电子技能的升级，掌握电子化的管理系统知识，以便更快捷、高效地实施教学管理。

4. 积极调整心态，甘为人梯，豁达开朗。选择从事教务秘书工作，就是选择了一份责任，一份甘为人梯的工作。对于不公平的待遇，一方面要积极寻求改善，另一方面不能轻易放松手上的责任。要练就甘为人梯的服务精神和豁达开朗的心理素质，应对工作中的繁杂、疲惫甚至不解和委屈，让每一阶段的工作都顺利完成。

学校要建设一支专业素质高、工作能力强，富于大局觀、服务奉献精神、人文情怀，队伍稳定、有职业成就感的高校教务秘书队伍，紧迫至极。尤其是在各高校争“双一流”的百舸争流中，千万不能忘了这样一群默默奉献却又至关重要的教务秘书工作群体。只有学校每个环节都生机勃发，贡献力量，才有学校整体的蒸蒸日上！

注释：

①杜启明，姜芳.高校教学秘书的角色分析[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012，30（2）：143.

②此处指的是对各种政策、规定的执行.

③姜莲珍，董爱云.对高校建立一支稳定的教学秘书队伍的认识[J].沈阳工程学院学报，2005，1（3）：120.

④谭细龙，王慧玲.提高高校教学秘书素质是实现高校系级教学管理规范化的根本途径[J].教育理论与实践，2006（8）：13.

参考文献：

[1]林燕.浅析如何提高高校教学秘书的管理水平[J].高等教育，2013（1）：129.

[2]刘翠玉，陈克东.高校教学秘书刍议[J].高教论坛，2005（2）：106.

[3]刘建凤，刘孟.高校教学管理中教学秘书的工作现状及改善建议[J].黄冈职业技术学院学报，2012（3）：67.

[4]赵雯，孙力平.浅析高校教学秘书的职业困境[J].高级研究与实践，2013（2）：78.