流动人才人事档案管理存在的问题与对策

赵耀

摘要：现代社会，人事制度与国家经济体制都较以前有了很大的改革幅度，这在一定程度上促进了单位用工方式的改变，加速了人才的流动性，从某种角度来说，更大的人才流动性带动了经济的发展，但这种变化也给人事档案管理带来了不小的难度。机遇与困难并存，新的机遇来临时，怎么针对流动人才做好档案管理工作，都会遇到哪些问题，怎么克服，本文中和大家一起探讨。

关键词：人才;档案管理;问题;措施

前言：关于流动人员的人事档案，就是对一个人社会经历与德、才、绩、能进行实事求是的记录，以个人为单位进行集中保存，其作用就在于便于集中管理，必要时可以作为维护公民合法权益的重要法律依据。该类档案是的典型的特点有：科学性、政治性、政策性、管理性、服务性与专业性。现在各项制度越来越健全，迫使人事档案内容不断丰富，管理范围不断扩大，现在流动人员的人事档案管理已经成为人力资源管理工作与人事档案管理工作中一个极其重要的内容。

1流动人员人事档案管理中存在的主要问题

1.1档案管理缺乏关联性

流动人员档案的主体大部分大中专毕业。随着人才的流动性加大，许多毕业生毕业后流转各地工作，多数进入私人企业，而一些企业只看毕业证，并不接收档案。从用人单位来说，许多单位不知道从流动人员人事档案中去查询所需人员情况。特别是非公有制单位在无从审阅档案用人的情况更为严重。但有的毕业生并没有充分认识到档案对自己的重要性，只有很少的一部分由毕业生携带进入人才市场或用人单位，绝大多数或者由学生自己保管，或者由院校保管一两年，或者通过院校委托由人才机构保管，形成非常混乱的学生档案管理局面[1] 。真正到了需要档案的时候，学生无所适从，不知道到哪里找自己档案，又该怎样办理流转手续。

1.2档案内容缺乏真实性

出现档案的信息失真的主要原因是人们在资料填写时往往以自身利益为前提，只要有利于自己就不以实际情况填写，给档案的有效利用带来了极大的困难。而一些私企对人才使用并不接收档案，而看文凭、职称等相关证书，由于没有档案的证明，出现了一些假文凭、假职称、假经历、假成果的现象，给用人单位在对录用人员的能力评价、养老保险、合同见证、学历证书鉴别、权益保障、人事仲裁等方面带来不利影响，给经济社会发展带来负面影响[2] 。

1.3流动人员人事档案缺乏规范管理

有些地方流动人员人事档案管理，没有严格按照中央文件执行，出现管理不规范的情况。如：待业的大中专毕业生的档案，是流动人员人事档案管理的主要构成之一，然而，毕业生就业指导机构、安置劳动就业机构都在保存档案。由于流动人员的档案来源多种多样，归类繁杂，如大中专毕业、科技人员以及其他各种原因将档案存放在人才中心。而人才中心由于人手不足，档案归类整理跟不上档案存入的速度，加之在档案传递不够及时，造成查档困难。特别是前些年度的档案由于人事的更迭，交接不明确使得这类档案丢失、短缺、涂改、不真实等情况较严重。

2措施与对策

2.1优化人才交流服务中心的机构设置

对于流动人才档案管理来说，它是人社部門的一项重要工作，在保护我们切身利益的过程中起着很重要的作用。市场经济快速发展，不少地方对人才的需求量不断增大，人才流动空前活跃，我们传统的档案管理机制已不能满足当今需要[3] 。目前全国各地已经构建了大量的人才交流服务中心，对流动人才的档案进行管理。但是该模式的运行当前还不够完善，制度层面、办事流程方面都还有待改进，同时此类机构与传统人事档案管理的职能划分也还不够明晰，这需要对人才交流服务中心的机构进行进一步的优化，科学设置各科室，明确各自的管理范畴，并制定好监管制度，从而保障流动人才档案服务质量。

2.2建立信息化查询系统

不断进步的社会，使得人们非常需要接收各种各样的信息，对信息的利用水平一年高于一年，档案方面的信息也是他们所需要的，他们需要非常精确的对档案进行查找。这一要求的实现，就得依靠现代化信息技术对档案信息进行有效整合，怎么才能通过现代化化信息技术手段完成对档案资源的检索很有研究的价值。科学技术的进步促进了信息技术的发展，现在档案资源的种类不断丰富，数量极为巨大，如果还是通过传统的方式去查找的话，不但所花费的时间很长，而且效率低得出奇，同时还不一定查得全面，查得准确。这种情况下，非常需要借助现代化的手段，按照信息化要求与档案业务标准，对系统进行整合，加以整理与编目，从而能够方便、快捷有序的查找。

2.3提高管理要求和对工作重要性的认识

2.3.1加大力度宣传人事档案对流动人员发展的重要性

最为重要的是要有主动的意识，通过多种方式，多种渠道做好档案方面的信息咨询服务工作，尤其要经常性的向流动人员这个群体开展人事档案管理知识的普及宣传工作，让他们充分的认识与了解人事档案的重要性，知道具体的操作程序。让他们真真实实感受到，如今这个社会，流动人员的人事档案万不可随手乱丢，这些档案一样会影响到自己以后的发展、就业、职务晋升等，直接给自己生活造成很大影响。对于人事档案的管理有着具体的工作原则与规定，从中流动人才的综合素质得到直接体现，为企事业单位的用人与提拔用人等具有重要参考价值[4] 。

2.3.2进一步提高档案管理人员的专业素质

从事人事档案管理的相关工作不是人人都能干的，他们也得具备这方面的专业技术知识，对相关规定要非常的熟悉，对管理人事档案的技能与方法要非常熟悉。当今社会中的人事工作遇到问题更多，要求更高，所以一定要通过进一步的完善这方面的内部规章制度，加强这方面的理论研究与政策研究，才能让流动人员人事档案水平得到切实提高。档案管理人员要严肃对待人事档案管理工作，充分认识其重要性，把这类人员人事档案资源利用好、管理好、开发好，同时在具体的工人各不断的改革服务方法与工作方式，对于一些可借鉴的或者创新的档案管理工作模式要大胆进行尝试，让档案管理与服务工作的效率得到提高。

2.4加强信息技术应用，提升管理效率与水平

要想进一步提高人事档案信息管理水平与利用效率，让档案信息资源充分的发挥作用，就得让人事档案信息的管理改变传统手工方式，达到现代化的层次，让工作效率与质量快速提高，尽快的实现信息化与网络化的管理。当今社会计算机已经普遍运用于社会生活的方方面面，把计算机运用到档案管理之中，不但方便快捷，而且安全可靠，除此以外，查阅档案极为方便，能在很短的时间内完成查阅、统计、分析等工作，为决策提供参考，加强计算机及网络技术在单位的流动人员人事档案管理工作中的广泛应用，非常有利于解决我们在实际管理工作中的具体问题，也将极大提升单位的档案管理水平和档案管理效率[5] 。

结束语：总的来说，如果真的能把流动工作人员的人事档案实现统一管理，无论对于企事业单位，还是对于当事人来说，都是大有裨益的，非常有意义，同时为城市经济发展保证了充足的人力资源。不断进步的社会迫切需要一套严密、完整的人事档案管理体系，为时代发展助力。

参考文献：

[1] 黎琨.人事档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2016（09）：159.

[2] 耿洁.流动人才人事档案管理存在的问题与对策[J].城建档案，2016（09）：57-58.

[3] 党群生.人才流动给人事档案管理带来的问题及对策研究[J].办公室业务，2017（09）：140.

[4] 赵明.浅析流动人员人事档案管理的问题与建议[J].民营科技，2017（07）：114.

[5] 胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报，2014，29（03）：127-129.

（作者单位：重庆市人才大市场）