APP下载

信息时代下档案管理工作的创新研究

2019-09-10宋红菲

学习与科普 2019年24期
关键词:创新研究信息时代档案管理

宋红菲

摘 要:在中国经济高速发展的今天,我们可以看见,经济在进步,社会不断的发展,我们进入了信息技术时代,信息技术变更交替,只有创新才可以跟上时代的步伐,整个社会都在被各种信息,各种多媒体声音充斥着,俨然是信息大爆炸的时代。新时代背景下,创新档案管理显然成为一种必然,只有不断的创新才能够不断的提高档案管理水平,更高好的服务于社会、企业等,鉴于此,本文立足多年的档案管理实践经验,探求如何创新档案管理,首先分析档案管理工作的重要性,后分析了当前档案管理工作中存在的问题,并针对这些实际存在的问题,提出了在信息技术的影响下,档案管理工作如何进行创新的几点意见,希望能够为我国档案管理的工作更好的开展做出些许贡献。

关键词:信息时代;档案管理;创新研究;不竭动力

一、信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性

信息时代下信息技术已经渗透到各行各业,而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说,信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点:1 不断学习新理念,定期培训宣传鼓励创新新思想2、借助现代化信息设备创新优化服务 创新档案管理的数字化3、提高档案管理工作效率和质量4、减少纸质档案数量,为绿色环保做贡献。

二、当前档案管理工作中存在的问题

信息时代,各行各业只有不断的创新生产模式,不断创新管理模式,才能获得更长远的发展,档案管理工作也不例外,信息时代的背景下,只有改变固有的档案管理思维模式,借用现代信息技术手段,促使档案管理工作朝着信息化以及数字化发展,才能够有效的提高档案管理的管理水平和档案管理的质量,才有利于人们搜索到需要的信息,实现档案管理以及信息的社会价值。

1、思想观念陈旧,管理意识淡薄

我国自从开始重视档案管理以来,档案管理员的只要工作就是保存好档案,不考虑其他。只要确保档案没有丢或者遭到破坏就是完成工作了,这种思想存在多年,至今仍在影响着大部分档案管理工作的人员,但是,社会的高速发展,更多的注重服务。信息技术时代下,档案管理需要处理的事情有很多,仅仅停留在保存档案无损是远远不够的,档案管理人员应该改变以往的老观念,应该在信息技术时代的影响下,不断的提高自己的服务意识,不断的去创新,去适应新的档案管理工作,以推进档案管理工作的信息化的广泛普及。

2、管理模式单一、落后

旧的档案管理工作的模式仍然停留在人工操作,手动输入的阶段。也就是我国的档案管理工作主要是靠负责的工作管理员来手动填写相应的档案信息来进行存档,然后再将档案进行分类报管,费力还比较慢。分类存档的时候稍有疏忽,就难道找到对应的档案,每次调动档案进行查阅的时候,还要花费大量的时间去寻找,档案多,找起来更是费时费力,如果后期需要增加或者更新的时候,还要在去寻找之前所有的档案,进行整理,作废之前的登记信息,重新梳理,总而言之,管理模式单一,亟待借助新的信息技术,创新管理模式,使复杂的工作简单化。

3、档案管理地域化

我国目前的档案多为纸质版,在全国各地都有保存相应的档案,比较分散,同时又受地域,文化习俗以及档案管理外在的诸多环境的影响,不利于在全国范围内进行统一的管理规划并进行设计,比如档案分散,就不能及时将相同的档案放在一起进行整理,校对并梳理成更为系统化的,科学的总的档案;又比如由于南方和北方,其中的湿度温度是不一样的,差距很大,部分存在于磁带等设备里面的音乐档案信息,不能保证其不会受外界环境的影响而发生质变,进而为以后参考时提供变质的音质等。除此之外,档案管理工作,自身也存在不可控的因素,例如档案载体消磁的情况下,档案管理工作就很难在进一步管理。

三、信息时代下档案管理工作的创新路径

1、 不断学习新理念,定期培训宣传鼓励创新新思想

行动要改变,思想须先行,在信心时代的背景下,我们的档案管理工作人员,要知道,信息就是资源,档案的管理工作的观念要与时俱进,要尝试借助信息时代带来的便利,方便自己,惠于他人,档案管理工作不仅仅是要保证档案资料的完整,更重要的是要重视档案自身的价值,要借助当前的信息技术,整理档案知识,让这些档案信息更好的为国家和社会发挥它应有的价值。于此同时,档案管理部门的领导应该定期为部门员工做培训,鼓励创新精神,转变员工固有的老思想,要与时俱进,要有思想服务意识,不断的去创新管理方式,多鼓励这些档案管理员工的创新举动,以带动其他人。

2、借助现代化信息设备创新优化服务 创新档案管理的数字化

借助信息的现代化,把大数据技术引入检索系统,提高检索率。大数据技术除了能提升信息价值外,还能被引入检索系统中,从而进一步提高检索率。实际检索过程中,档案检索的入口就像是百度首页一样,只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词,才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果,从而提高检索率。档案管理工作需要不断的创新档案服务工作,首先档案管理中心,应该建立网路信息服务平台,相关的工作人员梳理档案信息,并输入在平台内,用来解决以往大家想找相关档案的时候,工作人员费时费力的寻找相对应的档案信息的等待时间。有了网络平台,直接在搜索框输入需要的档案信息,就可以轻而易举的在数据库找到自己想要的信息,简单,便捷,高效。其次,档案管理中心,应该重视档案信息电子化。简单的说就是档案信息由纸质版像电子版的转变,以电子资料的格式进行保存,有需要的作者可以直接在网上下载这些档案信息,而不是借阅,这样即发挥了档案信息的价值,又减少了對档案的磨损。

四、结束语

信息技术高速发展,时代在变革,我们只有不断的创新中才能够适应这个社会。信息技术是一把双刃剑,凡事有利有弊,档案管理工作,在信息时代的背景下,不断的创新是必然要求,既是机遇又是一场挑战,因此在档案管理工作中,工作人员应该在自己档案管理工作的实践基础上,要积极改变自己的固有的思想观念,要不断的丰富自己的管理头脑,借助信息时代的便利,不断的完善档案管理工作的内容,创新管理模式,纸质版像电子版和数字化的转变,在满足人民对档案需求的基础上,最大限度的去开发档案信息的价值,真正实现档案管理工作的保存管理的意义所在。

参考文献:

[1]信息时代档案管理工作面临的挑战及策略[J]. 党霞.  办公室业务. 2019(06)

[2]信息时代档案管理工作的创新研究[J]. 曾文娇.  办公室业务. 2019(07)

[3]信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J]. 商良.  科学咨询(科技·管理). 2019(05)

[4]信息时代下档案管理工作的创新解析[J]. 高丽晶.  中外企业家. 2018(36)

[5]信息时代档案管理工作的创新研究[J]. 李君红.  办公室业务. 2019(03)

[6]信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J]. 董祚宏.  办公室业务. 2019(05)

[7]信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J]. 关芳.  办公室业务. 2019(05)

[8]信息时代档案管理工作创新分析[J]. 梁婉靖.  办公室业务. 2017(23)

[9]浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J]. 王世红.  办公室业务. 2018(02)

[10]浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J]. 程方园.  办公室业务. 2018(03)

猜你喜欢

创新研究信息时代档案管理
信息时代年鉴出版的品牌建设
关于企业档案管理体制改革的探讨
信息时代初中全学科阅读能力培养的策略研究
新形势下档案管理工作创新探析
新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨
档案管理现代化中档案管理原理的运用分析
信息时代
基于新形势的高校教育管理的现状及创新研究
新形势下交通运输行业干部思想政治工作创新研究
现阶段高职英语教学方法的创新研究