如何建设基层数字档案室

吴尚芸

摘要：2014年国家档案局发布了《数字档案室创建指南》，2017年国家档案局发布了《企业数字档案馆（室）建设指南）》，详细确定了数字档案室创建的重要意义与关键内容。由此，国家档案局紧随当前形势，把纸质档案逐渐实现数字化保管，数字档案室已经逐见成效。数字档案室是数字化环境下档案室的优化版，属于管理部门档案数据、联结部门办公智能化和数字档案馆创建的重要环节，创建满足国家与社会数字化发展需求的数字档案室，可以提升基层组织档案业务质量，有助于维护档案数据的真实性、完整性以及安全性，有助于推动国家关键数字资源创建，增加数据资源数量，质量提升与结构完善，为档案事业长远、稳定发展奠定良好的基础。

关键词：基层组织;数字档案室;创建对策

近几年，伴随电子信息系统的广泛利用与数字档案馆创建的繁荣发展，基层创建数字档案室这一问题已引入基层组织的议事日程。基层创建数字档案室主要指机关企事业机构与社会组织整体应用计算机、数据网络等科技，对室藏档案展开数字化生产、数字化管理与网络化应用的工作项目。基层档案属于同级国家档案馆的基础，基层档案的信息化还是同级国家档案馆信息化的前提。基于基层创建数字档案室实践显示，该项工作不仅可以有效维护纸质档案资料，还可以为用户带来迅速、精准、方便的查找服务，充分使用档案资源。

一、基层创建数字档案室常见的不足

1.认识比较片面

基层创建数字档案室是一项系统的工程，其包含诸多方面的问题，例如，内部机构间的合作、资金保障、数字信息系统的使用、相关专业员工的分配、安全保密管理等重要问题。所以，基层机构在创建数字档案室时，很多单位特别是领导觉得创建数字档案室不重要，多此一举，只需保管维护好纸质档案即可，无需耗费诸多人力、物力以及财力。而且，很多基层档案职工由于年纪偏大、对现代化数字管理手段几乎了解不多，积极性较低，觉得是多余的，比较习惯于传统的方法。

2.缺少专业化人才

在基层档案中心，对于比较有限的室藏资料、比较固定的服务主体，以往的管理方式依旧管用、好用，这种根深蒂固的思想方式，导致诸多基层档案服务人员不想放弃以往的操作模式去探究信息化操作形式，知识结构创新缓慢。已实行信息化的基层档案室中档案业务依旧停留于摸索过程，采用的仅仅是单一的查询、记录、统计的方法，信息化的功能还未充分体现出来。

3.安全质量存在隐患

当前，基层创建数字档案室大都采取业务委托外包，该种形式简单、省事。但在具体操作中，却存在严重的安全及質量隐患，特别是安全隐患，要引起基层组织的关注。就外包而言，基层组织采取政府购买和招标模式与信息化加工单位签署档案数字化生产合同，尽管在委托生产阶段会签署完整的安全、保密、质量合同，但在具体工作中，隐患并没有从此消失，具体表现为：（1）数字化加工单位从业者素质高低差异、流动性大引起的隐忧;（2）基层组织对数字化生产监管不全面的隐忧;（3）数字化服务单位与从业者首先考虑的是经济效益，具有只重数量，数字化性能偏低的隐患。

4.软件配套不齐全

当前，在数字化加工阶段，基层组织觉得较为困惑的是没有一套集中的软件，具有选择性矛盾，担心今后数字化成果不能与同级国家档案馆相衔接的情况，以期档案行政控制中心可以及时提供集中有效的软件。

二、基层创建数字档案室的有效策略

大数据背景下的数字档案室，属于一种新型的档案业务服务体系与档案管理方式，是对档案数据资源以及大数据系统实现整体应用，对以往的档案数据资源管理体制及流程进行完善创新后的一类新型档案管理方式。大数据背景下的数字档案室，能够从如下几个方面进行建设与优化。

1.设置专业的管理部门

局领导高度注重档案数字化发展，确定了档案数字化创建的整体目标与规划，组建了档案数字化创建的管理领导班组，产生了通过领导主管、办公室主任、专兼职档案者齐心协力发展的局面。

2.制定整体规划与分步实行计划

档案数字化属于系统项目，要求在实施以前制定出明确的整体规划与分步实行计划。首先，要在档案管理领导班组的带领下，制定出可行性、实事求是的文档数字化创建指导计划。其次，应在现有的档案目录前提下，逐渐进行档案目录信息库与档案全文信息库创建。最后，将档案数字化发展引入全局服务计划与经济发展的项目中。档案数字化发展对档案管理不仅是发展机遇还是一项挑战，需要成为档案行业发展的基本工作，以档案信息化发展为立足点，对历史负责，为当前服务，替今后着想。

3.增加档案数字化创建软硬件投资

投资经费优化基础设施，购入档案管理系统，档案服务设备、专业扫描机、移动硬盘等产品。档案信息化是将纸质文档经过扫描、录入等形式，把数据保存于计算机信息库内，以得到检索便捷、备份迅速简单、保存空间小、维护简单安全等作用。档案管理信息化是信息背景下的重要需求，创建信息化档案管理要科学选取档案管理系统，一个优秀的档案管理系统，通常对档案管理服务者做好各项管理任务有事半功倍的成效，其既能够增加经济效益，还能够大幅度提升工作效率。

4.做好档案数字化收集

档案数字化创建主要指经过各项扫描、录入方法与技术，把多种档案数字录入电子计算机，且整合与加工档案数据，创建专业的档案信息库。由档案实体系统提卷后，先是拆卷、校对档案页码，再进行信息收集。档案收集同步校对档案目录、审核电子材料，做好初步审查。再由专业的人员审查档案原件与信息，确定无错后，进行档案装订复原，对电子信息进行入档。这一过程，每个环节有效配合，协同处理，以流水线形式完成数据收集、审查工作。为加快信息录入、扫描速度，全面做好基础任务，档案室专职员工和全局兼职档案员工一道，由此付出了非常艰辛的努力，促使档案业务迈入一个崭新的阶段。

5.强化档案数字化生产安全与质量监管

首先，加强卷宗质量检测，如卷宗题名的编辑是否标准，记载卷宗详细资料的单号、起止时间，页码、卷中信息的件数是否真实，发现错误应及时调整，为后续的录入奠定周密详细的准备基础。其次，严格把关档案数据录入的效果。第一，保障规范化作业，防止进入的随意性;第二，要执行专人对比原始文件对记录的档案目录信息展开核查与不定期抽检，确保录入信息和原始档案的统一性与真实性。

6.实现档案数据资源共享

档案数字化发展是历史的重要选择，但信息化的主要目的是实现数据资源的共享。所以，唯有为利用者带来简便、灵活的档案数据服务，方可达到档案数字化发展目的。唯有基于数字化，创建出档案数据资源备份系统，方可保证在任何环境及条件下，档案数据的安全性，充分突出档案数据资源的储备功能，方可真正完成档案资源的数据共享。

7.建立满足基层数字档案室需求的数字档案控制体系

在基层单位创建信息化过程，数字档案室创建是关键内容。为此，在创建基层数字档案室时，需要强化对数字档案室创建的组织领导，应将基层数字档案室创建引入基层数字化建设整体规划当中，总体规划与统筹设计，采用“先易再难、分步实行”的形式，全面推动基层数字档案室。另外，应为基层数字档案室选择科学的员工编制，在确定岗位职责的前提下，配备与基层数字档案室创建相符合的，具备大数据思想、把握大数据系统、具备档案管理水平的复合型人才。再者，应建立与健全基层数字档案室创建的各项规章制度，结合基层数字档案室创建工作需求，根据上级部门的制度需要，建立完善的基层数字档案室有关管理标准及制度。比如，电子档案数据资源入档与应用管理机制、档案信息化管理流程及技术需求、数字档案查阅应用需求、档案数据资源安全备份与管理流程机制等，将数字档案创建与管理的标准和基层单位的数字化管理制度需求相结合，尤其是针对电子档案数据资源，更加需要根据数字化建设标准，强化对电子档案数据资源的前端管理，在档案数据资源的大数据研究与功能建设过程，兼顾到电子档案数据资源的入档、保存与应用需求。

三、结束语

总之，作为关键数据资源之一的档案，遇到了计算机系统、信息技术、网络技术的较大冲击。面对机遇与挑战，提升档案数字化发展管理水平，是基层组织的核心工作与各单位、部门的各项业务发展需要，也是属于时代及社会发展的需要，更是档案管理业务发展的重要趋势。档案信息化建设得到实质性推进，档案数据服务功能不断提高。在实施阶段重视归纳经验，探究新情况新局势，全局与局部均把档案数字化发展引入本单位数字化建设综合规划之中并实行，采用正版的计算机档案控制平台，而且与办公智能化系统相衔接，结合存量纸质档案信息化、增量档案电子化需求，加速档案数字化创建进程。当前已经实现文书纸质档案信息化建设的基层组织，电子文档归档途径顺畅，电子文档满足国家标准规范，电子档案定时备份控制，实现在线提供档案数据应用。档案信息化发展促进了档案管理现代化管理，由此推进档案管理邁向全新的阶段。

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