如何有效加强事业档案分类的整体管理工作力度

李放

摘要：事业档案是记录事业单位工作流程和工作内容的主要载体，是当前各机关事业单位的一项重要日常管理工作。随着事业单位深化改革的持续推进，在衡量事业单位工作成效时，事业档案分类管理逐渐成为重要考核项之一。在事业单位着力提升工作效率的背景下，单位内部各项事务形成的档案文件数量逐年增多，管理头绪更显繁杂。为此，加强事业档案分类整体管理工作力度，已成为机关事业单位档案管理工作者需重点研究的课题。

关键词：事业单位;事业档案;档案分类;档案管理

档案管理工作线多面广，传统模式下开展的档案管理工作量大，耗费的时间及人力成本较大。在科技水平及网络信息化技术不断提高的背景下，档案管理向着信息化及无纸化方向发展，众多事业单位基本实现了档案材料的信息化管理。事业档案价值的充分利用有赖于档案的科学分类，本文立足新时期事业档案管理工作面临的新局面，分析事业档案分类整体管理的薄弱点，总结相关对策思路，以促进事业档案管理工作成效。

一、事业档案分类整体管理的必要性阐述

事业档案是机关事业单位开展业务及公众服务过程中形成的重要记录，档案信息具备较强的价值，对指导单位工作业务意义重大。事业档案分类管理前期以人工方式为主，在信息技术的辅助下，档案管理更加科学精细，在分类上更加便捷，从整体上保障了档案作用价值的最大化。具体而言，事业档案分类整体管理有如下几点意义：

1.提高事业档案查阅及管理的效率。事业单位提供的社会公共服务内容逐年增加，由此形成了庞大体量的档案材料，无形中加重了事业档案管理人员的工作量和工作压力。只有在卷帙浩繁的档案中做好分类和规整，事业档案管理人员才能更快捷地寻找相关所需档案资料，减少时间成本。因此，在新时期，充分依托信息化管理手段，对事业档案进行更加科学精准的分类储存，事业档案的查阅率及利用率才能实现倍量升级，进一步提高机关事业单位的工作效率及服务质量。

2.增强事业档案保存保管规范性和年限。事业档案在类型上较为丰富，广泛涉及了人事资料、财务资料及事业单位业务开展中的各种文件等。对这些档案文件要进行规范化保管，客观上需要对档案进行分类，一方面，反映机关事业单位日常工作内容，为单位后续工作提供参考指导;另一方面，通过分类保管，使事业单位档案通过分类储存，延长使用年限，让事业档案能够真正发挥自身在信息传递及信息共享方面的价值，侧面提高事业单位的工作业绩表现。

3.扩大事业档案信息共享交流的范围。事业档案中留存了大量的历史信息，这些信息往往具有较强的再利用价值，可以说，档案就是事业单位工作信息的展示渠道和纽带。相比于传统的企业档案，事业档案因单位业务的特殊性，赋予了檔案管理更重的权限和职责。特别是考虑到事业单位组织架构，科室及部门间在整体框架下实行分开工作的方式，部室之间可能需要查阅并使用某一类相同的档案，此时，通过事业档案分类管理，既可以减轻工作人员的工作量，又能够扩大档案信息共享交流的范围，实现一档多用。

二、事业档案分类及整体管理的基本原则和步骤

事业档案在分类、归档及管理上有一定的原则和步骤，一般而言，要经过文件收集、归档范围区分、分年度、分类别、分级别、分保管期限、文件修整、文件装订、文件排列、文件编号、归档文件目录编制、装盒等几个阶段。在文件收集环节，基本目标及原则是文件档案收集完整并齐全。在归档范围的划分上，涉及本单位工作内容及活动的，具备查考价值的文件档案都应列入归档范围内。无查考利用价值，重份多份文件，事务性文件及临时性文件或者与本单位业务无关的材料文件，可以不纳入归档范围之内。分年度、分类别的主要方式方法有问题分类法及组织机构分类法等。档案保管期限主要有定期保管及永久保管两类，在年限上主要以10年为单位。档案文件修整在装订之前完成，主要修裱年久文件及破损文件。文件排列根据文件时间及档案事由两个因素进行。归档文件目录编制应满足档案保管、档案鉴定、档案检索、档案统计、档案编研等几个条件要求。

三、现阶段我国事业档案分类整体管理实施中存在的主要问题

1.整体上对事业档案分类管理不够重视，管理方式陈旧欠缺创新。事业单位档案管理一方面是单位业务开展实施中不可或缺的重要工作内容，但另一方面部分机关单位领导将精力投放在了单位的日常业务及效益创收上，对档案管理工作疏于重视。受此影响，机关事业单位档案管理方式主要沿袭以往的模式，创新性不足，信息化应用范围有限。例如，部分事业单位档案管理在实际开展中缺乏必要的人力及财力支撑，背后即是由于事业单位领导对档案管理没有给予充分重视所致。再比如，在单位档案管理的目标上刻意压低，仅仅以档案资料的完好保存及信息不泄露作为工作要求，相关档案得不到及时整理及分类，给后续的档案资料查阅及共享应用增添了诸多不便。

2.事业档案管理工作没有规范化、流程化标准。这一问题产生的主要原因在于事业单位档案管理没有形成健全的管理机制。作为机关事业单位的一项重要日常工作，档案管理既带有一定的基础性，又由于工作属性特点影响，使工作过程蒙上一层隐蔽性色彩，给人一种简单附属型工作的感觉，在实际档案管理中欠缺一套严格规范的流程及标准。例如，在档案分类操作中，相关的依据不明确、不固定或不清晰，档案存放呈现出杂乱无序的状态，在档案使用过后，归档意识不强，相关责任标准界定缺失等，都给事业单位档案管理及利用的有序实施带来了极大阻碍。

3.事业档案管理信息化程度不高。虽然事业档案管理在实践中逐渐与信息化管理手段进行结合，但部分机关事业单位出于成本节约的考虑，在事业档案管理的整体信息化水平上仍停留于初始阶段，对档案的利用率有所影响。受此影响，事业档案管理呈现出一定的混乱局面，一是相关规章制度不健全，档案资料在收集上系统化程度不高，仅以档案的表面原始资料统计为主要内容;二是事业档案信息化管理的考核检查流程有所欠缺，档案管理过于笼统和马虎，出现档案丢失等问题时缺少问责;三是事业档案管理工作量大而实际效果低。

4.事业档案管理工作人员综合素质技能有待提升。从事事业档案管理工作的人员存在兼岗现象，并逐渐呈现出老龄化趋势，其档案管理理论水平、职业道德、岗位责任意识及专业技能等方面有所欠缺。主要表现在以下几点：首先，事业档案管理人员责任心不强，工作作风懒散，对档案分类简单粗暴，没有进行深层分类和归档;其次，事业档案管理人员主动学习意识差，在档案管理上沿用以往的经验及方式，对信息化管理系统操作技巧掌握不全，档案管理信息化水平不高，管理效率低下;第三，档案资料进行收集、整理及归档后，闲置率过高，疏于对资料档案进行二次及多次挖掘。

四、加强事业档案分类整体管理力度的相关对策

1.强化基于事业档案分类管理工作的重视，对档案管理形式加以创新。机关事业单位档案资料带有极强的专业性、政策性，并带有一定的密级，作为机关事业单位管理者而言，要充分重视档案管理工作，将其与事业单位工作业绩挂钩，在单位内宣传普及档案管理重要性，为档案管理工作营造良好氛围。在此基础上，设置事业单位档案分类管理专项资金，购置专门的档案管理设备。在档案管理形式上顺应信息化管理趋势进行创新，使事业档案管理更具效率 。

2.建立健全事业档案分类管理制度，设立规范化、标准化流程。事业单位档案分类管理要达到科学高效，建立健全事业档案分类管理制度至关重要。一是要贯彻落实事业单位档案管理责任制度，通过奖惩措施的跟进，调动档案管理人员工作责任心和积极性;二是要针对档案的收集、分类、整理、归档等步骤设定制度流程，通过标准规范化操作，使事业档案管理更加规范有序;三是对档案管理人员进行考核，督促其在工作过程中不断提高自身工作能力，掌握必要的信息化档案管理技能。

3.提高事业档案分类管理信息化程度。这一环节主要通过引进足量的用于事业档案分类管理的技术设备来实现。在事业档案分类管理实施中，要不间断地引进现代化档案管理工具，例如，计算机局域网架设、计算机硬盘配置、档案管理系统模块、高速扫描仪等。通过配备事业档案分类管理的信息化设备，提高档案文件的收集、录入、查询、调用效率，使事业档案能实现更长的保存期限和更便捷的共享通道。

4.做好事业单位档案管理人员专业技能提升培训。一是要选择具备丰富档案管理经验，年龄层次较低的工作人员充实到档案管理工作中，在数量上要足量配备，以应对日趋繁琐的档案管理工作任务;二是大力推广普及电子档案，邀请相关档案管理专家学者对档案管理人员进行专项培训，使其掌握电子档案管理的流程和技术步骤;三是通过奖惩及考核，提高事业单位档案管理人员的职责意识及岗位素养，确保其在岗履职，能够熟练收集、整理及利用档案文件，为机关事业单位的业务开展提供信息参考及决策辅助。

五、结语

基于事业档案分类管理的重要性，机关事业单位近些年在事业档案分类管理上进行了行之有效的实践，助推档案管理工作实现了长足进步，针对部分事业单位推进档案分类整体管理工作中暴露的问题，要注重从档案管理方式创新、档案管理制度机制建设、档案管理信息化水平提升、档案管理人员技能改进等方面入手，使事业档案管理更加科学规范。

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