档案信息化建设与档案管理的思考

姜媛

摘要：随着时代的不断变化，网络信息的不断更新，档案信息化的管理模式越来越受到关注，而这样的档案管理模式还不够成熟，对于档案管理者来说还有很长的路要走，为了更好地进行档案信息化建设，健全的档案管理网络制度是不可缺少的。只有提高档案管理人员的素质水平、做好档案管理业务检查工作、开发档案信息高价值利用，严格遵循档案管理的相关制度，才能在不断进步的时代中做好档案管理，做好档案信息化建设。

关键词：档案信息化;建设;档案管理

1.明确档案信息化

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式。

2.档案信息化建设现状

2.1信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。

2.2档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。

近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。

2.3人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

3.档案信息化建设与档案管理的措施

3.1建立健全档案管理网络制度。在信息飞速发展的今天，即使对档案进行信息化管理，也需要具体的制度和要求，因此，建立健全的档案信息化管理网络及制度就变得非常重要，只有健全的网络及制度，才能对负责档案管理工作的人员实施统一调度。所要建立的档案信息化管理网络，需要包括负责各个岗位的工作人员协调配合，对每位成员的工作职责进行划分和明确，另外还要设立一名总负责人，负责信息化档案的总体管理。对于档案管理网络里的每个人来说都要认真负责，在网络平台的形成初期要对每个人进行培训，让他们学习并研究有关法律，在工作中积极讨论出现的问题及解决方法，将所学到的办法运用到实践中去，并对实践时的应用设立規章制度，保证档案信息化管理的良好运行。

3.2提高档案管理人员素质水平。对于档案信息化管理这样的细活来说，操作者的能力和素质基本上决定了档案的价值，素质不仅仅是体现在责任心上，还体现在档案管理者的知识储备量上。由于信息化档案的涉及面广，因此管理人员对各个方面档案的管理水平存在着一定的差异，在这种情况下，对各级资料人员进行定期培训成了重中之重，将档案管理者的责任心和细心激发出来，才有利于档案管理的工作开展。因为档案的信息化管理不仅仅是在网络上的简单工作，还是考验工作中细心和耐心的工作。另外，档案信息化管理人员的服务意识也要进行一定程度的改变，档案信息化的管理模式不在强调信息的保密性，一味地对档案信息进行保管，而是应该多利用，充分发挥档案的应用价值，改变档案管理人员的价值取向和传统思维模式，将档案的作用价值发挥到最大。

3.3做好档案管理业务指导检查。对于档案信息化管理来说，基本目的就是将所需要的档案和信息进行归档，对其进行整理、编制等工作，然后将所拥有的档案信息应用到需要的地方，在这样的工作过程中，为了不发生错误，我们需要在档案信息化建设的过程中安排业务指导部分，这样的指导由档案管理部门进行组织，参与者包括档案管理者、技术人员以及参与其中的部分领导。努力提升档案管理人员的意识，既能提高档案信息化管理水平，也能让工作人员按标准做事，而为了使档案中记录的数据及资料准确无误，还应该在记录完全后安排专人进行检查，对资料进行查缺补漏，以免发生错误。

3.4发展档案信息开发利用工作。对于档案信息化管理中所涉及的信息来说，种类繁杂多样，而根据这样的特点，我们为了更方便地服务于后期工作，更方便地应用这些信息，就必须要根据相关规范的指导要求来进行工作，对信息进行收集、分类、归档，如果可能的话，在专业人士的帮助下还可以对整理好的档案进行编制电子书的处理，就如《资料汇编》一样，由于其具有相关的信息和资料，所以对其进行开发利用正是应用价值最大化的表现，只有做好档案的开发利用工作，才能对后来的工作提供大的帮助。

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