探析档案信息的数字化建设

王建波

摘 要：随着社会不断地发展进步，传统的纸质档案已经失去了未来的发展趋势，数字化档案的使用也变得更加常见，数字化档案的便捷和高效性对于档案管理有着非常大的帮助，但是也影响到了一些档案管理工作人员的观念变化。目前，数字化档案管理的相关研究还比较少，本文主要针对档案信息数字化建设的加强进行了分析。

关键词：档案信息;数字化;建设

一、档案信息数字化观念

档案信息数字化是一个拥有非常多部分整合而成的概念，档案信息数字化主要是通过使用数据库专业技术、数据压缩储存技术、高效率扫描技术等一系列相关技术，将传统的纸质文件内容以及声音图像内容进行有顺序有类别的进行存储，数字化档案主要是包含了数据的采集输入、数据的储存管理、数据后期的加工处理、数据的输出等多个方面。档案信息数字化最明显的特点就是讲需要储存的文件或资料转换成信息网络化进行存储。也就是说将现在所拥有的纸质档案转化成能够储存到计算机中能够快速识别搜索的信息，其主要的目的也是为了加快档案的搜索速度，提高档案信息的使用率，并且能够远程提供需要的数据。

二、档案信息数字化建设需要解决的问题

当前，我国的档案数字化建设还存在着许多的问题，档案数字化许可权问题表现得十分明显，在进行档案数字化建设的时候，不但需要对电子文件进行归档处理，还需要很好的实现传统档案转变数字化的工作，在这个过程中就很容易出现档案数字化“权利许可问题”，变相的说就是在档案转化数字化过程中需要得到纸质档案作者本人的允许，这一点也是为了保证原纸质档案作者的所有权不受到侵害。

近年来随着我国数字化档案建设技术的不断提高，档案数字化网络传输权问题也逐渐的浮现在了人们的眼前，档案数字化信息能够随时随地的在网络中传递给需要的人，数字化档案信息也能够被需求者自由的进行下载、复制和传播，这也是造成现在常见的网络侵权问题出现的最关键原因之一，对此，我们就能够明确的看出对于档案数字化信息的保护有多重要和多复杂，这时候也就需要法律的帮助来保护档案数字化信息作者的所有权进行明确的保护，如果他人没有得到过数字化档案信息作者的允许就不能够将数字化档案信息在网络中传播、传输。

数字化档案建设的隐私权和保密工作也是现在所面临着的重要问题，因为许多档案和普通能够查到的资料不同，有些资料是不能够公开进行传播的，这些重要的档案数据都必须经过不同程度的加密来合理的保管，如果没有经过档案所有人的允许，就必须对档案信息进行加密管理。

三、档案信息数字化建设的对策

要想有效的解决当前档案信息数字化建设中存在的种种问题就必须加强对数字化信息档案的管理，保证数字化信息档案的完整性和真实性。对档案信息数字化建设中存在的问题进行管理，保证整个数字化档案的真实可信度以及完整程度是维持法律保护效益的基础。对此，数字化档案可以进行改变，使用通过需要进行电子签署姓名的方式来发放數字化档案信息，这样能够对每一个获取数字化档案人员的真实资料进行记录，还能够通过安装密码的方式来进行保存，这样才能够有效的保证电子档案的法律效力。

增强法律效力也是保障数字化档案安全的最好方法之一，根据数字化档案建设过程中存在的风险设立起相关的法律法规，以此来保障数字化档案建设的安全性，这也是未来数字化档案建设发展必须做的，在进行数字化档案建设过程中不但要加强信息管理技术，还需要在合理的范围内使用国家的法律来保护数字化档案，这样才能够有效的为数字化档案未来的发展提供保障。

在进行数字化信息档案建设的时候，还需要做好对档案著作权认证工作。在档案数字化建设的整个过程当中，著作权的确认工作是非常重要的，相关的档案部门需要通过购买作品档案成为所有权方，才能够对这一种类的档案进行数字化管理，在这个整个过程当中都是需要牵扯到一定的物质奖励或者其他奖励，只有经过著作人同意的情况下，档案数字化才不会被当做侵犯权利。此外，在进行档案所有权转让的时候也能够以捐赠以及寄存的形式进行，这也是档案部门需要特别注意的，这种情况下也就很容易出现侵权问题。

在整个档案信息数据库建设的过程中，档案部门需要利用拥有的资源，建立起质量较高的档案信息数据库，档案信息数据库作为整个档案数字化建设的关键，保障了数据能够通过网络平台进行浏览或者传输。此外，相关的档案工作人员需要仔细的完成电子文件的归档工作和管理工作，电子文档的归档和管理是整个数据化文档的基础工作之一，也是档案信息数据化建设的关键性工作，档案部门需要按照发布的相关条例要求完成电子文件的保存以及管理工作，这样才能够更好的保障数字信息能够安全稳定的运行。在整个数字化建设的过程中需要大量的人力资源和物力资源，如果在建设过程中因为操作造成了失误那么就会浪费掉非常多的资源，这也是需要注意的关键问题之一。

四、结束语

我们能够看出数字化档案建设能够有效的提高档案管理的效率等一系列优点，但是还存在着一些需要我们去解决的问题，只有真正的解决了当前数字化档案建设所存在的问题才能够更好的开展档案数字化建设，这对于我们未来的发展是非常关键的。

参考文献：

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