对数字档案管理系统基础数据库建设的几点认识

胡中华

中图分类号：G276 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-106-02

摘 要 随着知识经济时代的到来，政府单位需要将档案不断转变为政府单位知识，以更好地促进知识共享与传播，进而提高组织知识创新能力与核心竞争力。本文以排水管理所档案管理为例，阐述了以知识管理为导向的政府单位电子档案系统建设的一些思考，希望对排水管理所档案信息化建设方面提供一些有益的建议和参考。

关键词 电子档案管理系统 知识管理 系统集成 知识共享

档案，实际上就是指人们通过各项社会活动所直接、间接形成的，不同形式的且具有保存价值的记录，其具有原始性的特征，简单来说就是第一手资料。通过档案管理，能够对不同形式的资料进行分类、管理，并在恰当的时候对其中的信息进行利用，发挥档案的作用。由此能够发现，档案管理具有非常重要的地位，必須采用合理的、恰当的方法进行管理。

一、档案管理的重要地位

（一）反映单位发展实际

依据档案的定义可以发现，信息是档案管理的重点，档案信息具有明显的动态性特征。就企事业单位来说，其要想得到稳定的发展，并不断提高自身的综合能力，就需要重视档案管理工作，充分发挥档案的价值。在企事业单位的档案中，档案可以将其自身的发展实际彰显出来，如开业时间、经营发展、策略调整、阶段目标、会议记录、体系制定、人力资源等。由此能够看出档案管理与单位的发展有着密切的关系，无论是什么样的工作内容，都可以在档案中获得依据或者答案。因此，企事业可记录档案信息并从中反映单位的发展实际。

（二）帮助人员作出决策

档案管理确实能够反映单位的发展实际，其信息具有重要的作用，可以为决策人提供有价值的参考。例如：在单位的经营发展中，决策人为了适应市场的变化趋势，想要对当前的经营战略进行合理的调整，在这一环节中，不能盲目作出决定，而是应该对档案的相关内容进行详细的分析，掌握以往战略调整的内容、意义，并总结当前单位的现状，从而作出更加合理的决策。实际上，合理的档案管理可以保证信息的完整性，便于决策人随时利用档案信息，以此来保证决策的科学性、完善性，推动政府单位更加稳定地发展。

二、新时期加强档案管理的基础工作

收集和整理是档案管理的基础性工作，主要还是靠传统的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。首先，档案收集工作是档案管理工作的前提，决定文书档案管理的质量，发挥档案作用的保证。归档文件材料应当齐全完整、精练准确才能够为单位的各项事务提供具有参考价值的材料。在一个单位的日常工作中，如会议纪要、通知告示和存档记录等都需要一一收集与归档。但实际中，档案收集往往只注重一些领导的批示和重要的文件，而对于一般性文件和资料都不够重视，造成了遗漏、损毁的现象。由此出现档案资料收集不全面的问题，影响了单位正常工作的开展。档案收集这项工作既繁琐又常会出现错误，需要严谨认真的工作态度方可达到目的。档案整理是指将工作活动中形成的具有查考保存价值的文件材料进一步条理化，进行基本的分类、编排、制订目录、建立全宗等组成有序体系的过程。档案整理要注重保持材料之间的有机联系；细分文件材料的价值，确定档案的保管期限。文件鉴定、分类、区分保管期限、档案整理（拆钉、折叠、盖归档章、编件号）、装盒、打印目录、排架。传统的档案文本装订准确度不高，导致其利用率较低。档案的鉴定、保管和统计等工作也是档案的基础工作，属于档案的实体管理层次。

三、政府单位电子档案系统建设思路

排水管理所档案作为政府单位重要信息资源的收集和汇总，是政府单位知识的归纳和凝练，政府单位需要借助新的信息化技术措施、新的管理模式，不断拓展排水管理所档案的整合范围、加强政府单位知识的分析和整理，深化政府单位知识的共享和利用，使排水管理所档案伴随着政府单位知识管理层次的加深而呈现出新的价值。

（一）统筹规划，扩展整合范围

政府单位电子档案系统是对政府单位经营、党政管理等文件材料进行收集、保管和利用等，随着政府单位信息化工作的不断深入，政府单位各类应用系统，如：ERP、OA等逐步投入使用，政府单位所产生的大量电子化、数字化文件是政府单位经营活动中重要的知识资源，需要通过电子档案管理系统予以妥善保管和合理利用。同时，政府单位相关信息资源和知识资源在系统中大量存储和应用，又为排水管理所档案管理提供了很好的转型机遇，促使政府单位电子档案管理系统具有很好的开放性，可与现有应用系统进行无缝集成、平滑数据共享和交换，以便对排水管理所档案信息资源进行开发利用，真正挖掘档案中所蕴涵的知识价值。以知识管理为导向的政府单位电子档案管理系统，需要在建设之初进行统筹规划，使其不仅可以通过标准数据的方式有效整合政府单位内部各方面信息资源，而且还可以对政府单位外部相关信息资源进行整合，如各类政策法规、市场数据分析、业界动态等，通过政府单位电子档案系统对其真正有保存价值的信息进行整理和归档保存，以便为政府单位生产经营、管理决策提供支撑服务。

（二）遵循标准，完善分类体系

政府单位电子档案管理系统中关于信息资源的分类，一方面要遵循国家及行业的相关标准和规范，按照档案的来源进行分类。另一方面，政府单位电子档案分类还要以知识单元为基础，在原有按来源分类的基础上，补充建立知识分类体系，以便用户能够高效地检索到相应的信息。因此，系统在建立之初就需要充分调研和评估公司（用户）在知识检索方面的需求，优先建立常用知识模块，在知识模块中设置丰富的、且具有一定共性的关键知识点。例如，在贸易合同中，除可能设置合同的基本信息（如：档号、合同名称、金额、合同相对方、签订时间等关键信息）外，还可以设置合同内关键条款、签订依据、支付方式，甚至合同背景知识等信息模块，这些信息可通过人为的方式予以标注，也可以通过一些智能算法进行提取和学习。建立语义丰富的分类体系，将有助于用户快速精准地定位知识范围，有利于知识的共享和利用。

（三）变被动为主动，提高共享服务能力

由于政府单位电子档案在收集过程中要求完整性，往往导致知识的包裹性太强，不容易精准获取所需的内容。以“知识服务”的方式来开发档案资源，需要将包裹性强的知识打散，并利用类似标签或关键字的形式予以标注，通过知识导航，知识咨询、知识检索等方式，主动并精确地为用户提供关键内容，而不是提供给用户一整本资料或一大段文字。当然被打散的知识并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即这些被打散的信息相互之间还是有关联的。排水管理所档案来源于政府单位实际生产运营过程中，特别是政府单位中一些重要应用系统，如ERP系统、OA系统、生产制造系统等，在获取、整理这些应用系统的电子资料的同时，也要以“知识服务”的方式来“反哺”各应用系统的用户，类似政府单位电子档案知识的主动服务方式，也可以应用于其他应用系统，不仅实现了档案知识的共享，而且为用户提供了优质、高效的档案知识服务。

（四）注重人才管理，提升工作者素质

政府单位电子档案系统的建设、运行和维护是由多个部门、不同人员协同实现的过程，仅依靠信息化人员，或档案工作人员是无法使系统发挥其真正的价值。首先，信息化建设人员必须对档案工作，以及公司（对）业务非常熟悉，才有效组织电子档案管理系统的建设实施工作，同时运维人员也要全程参与到系统建设过程中，了解其建设思路、系统结构、使用规范等，以便在系统投入使用后，分析并处理电子档案管理系统日常运行过程中的基本问题。其次，档案工作是一个专业性较强的工作岗位，档案管理人员需接受专业化、先进化的培训，往往档案管理人员的能力与素质直接决定着档案系统的应用效果。同时，档案工作者应能接受、理解为政府单位提供知识服务的模式，并主动开展与知识管理相关的实践活动，不断将自己从“保管员”向“知识提供者”进行过渡，切实将知识管理这种全新的管理模式融入档案管理中。

四、结语

档案知识管理是一个系统化、综合化、知识化的过程，仅依靠应用系统是无法完成这个复杂过程的，基于知识管理的政府单位电子档案管理系统需要政府单位领导的支持和参与，需要档案管理人员的专业能力、需要信息化人员的技术能力、需要政府单位员工的全体参与，更需要建立相应的制度规范，才能使政府单位电子档案管理系统迈向知识管理的台阶。将政府单位电子档案管理系统以知识管理的方式进行规划、设计、建设和运行，是对传统电子档案管理系统的创新应用，基于知识管理的政府单位电子档案管理系统将有利于政府单位知识的收集、汇總和提炼，有利于政府单位知识的传承和利用，有利于政府单位创新能力和核心竞争力的提升。

参考文献：

[1] 何小菁.病历档案管理模式演进与发展研究[D].南京大学，2018.

[2] 胥伟岚.学术社交网络知识交流绩效研究[D].华中师范大学，2018.

[3] 魏玲.云计算产业联盟云平台知识共享模式研究[D].哈尔滨理工大学，2018.

[4] 王晓瑜.以强化开发利用为导向构建医院档案管理体系[J].兰台内外，2018，06：41-42.

[5] 魏永静.知识管理导向下医院档案管理体系的构建研究[J].吉林医学，2018，3912：2395-2396.

[6] 邸志军，田智杰.企业知识管理系统的柔性内涵及其构建[J].领导科学论坛，2018，13：80-81.

[7] 刘汉青，卢晓东.大数据时代企业档案工作机遇与挑战[J].兰台世界，2018，S1：85-86.