办公室行政管理工作的几点思考

陈洁梅

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-104-02

摘 要 随着我国社会经济的不断发展，企业也迎来了新的发展机会和机遇，在企业发展过程中，办公室部门的作用非常大，其不仅可以综合协调各部门之间的关系，还可以进行有效的服务保障，但是目前企业办公室行政管理工作还受到多种因素的影响，导致办公室的管理工作一直无法发挥出较大的作用，不利于提高企业的管理效率和管理水平，因此本文主要对办公室行政管理工作的现状进行了研究，并提出了几点改善措施，希望能够提供一定的参考价值。

关键词 办公室 行政管理工作 思考

办公室部门是企业发展中不能缺少的重要部门之一，在行政管理的工作中有着重要的角色，办公室部门能够对企业的各职能进行协调，并要积极参与企业内部的各项政务，是整个企业运转的中心，在当今社会中，无论是事业单位、国有企业或者私营企业都设有办公室部门，只有将办公室行政管理工作做好，才能推动企业的进一步发展，不断提高企业在市场中的竞争力，获取到更多的发展机会。

一、企业发展中办公室部分的作用

办公室部门是企业发展过程中的中枢机构，其承上启下的作用非常明显，承上是将员工的意见反应到决策层，从而让领导在进行决策时拥有比较科学的依据，启下则是将领导委托的信息进行传达，帮助员工有效完成企业发展的目标。办公室还能够将基层实际的工作情况进行收集，把上级指示精神动态反映出来，从而及时为领导提供更加准确和全面的信息，让领导的决策更具针对性。而且办公室也可以主动积极开展工作，及时传达领导的意图，传播企业改革的动态工作经验，并做出信息反馈，从而让企业在发展过程中不断改进。办公室同时也是企业内部信息网络的中心，汇集了外界的各种信息，不仅包括党和国家的政策、上级机关的指示，还包括企业发展的目标、领导决策等，所以充分将办公室信息中心的作用发挥出来，能够让企业上下都能及时掌握到更新的资料信息，帮助企业根据市场的变化情况做出及时的改变，让其能跟上时代发展的步伐。

二、我国企业办公室行政管理工作的现状

（一）办公室工作人员的工作态度不积极

随着社会经济的不断发展，企业在市场经济体制下遇到的发展机会越来越多，从而导致办公室的业务工作量急速增多，然而企业却没有及时调整办公室人员的报酬，在一定程度上降低了工作人员工作的积极性。而且现代社会中知识更新比较频繁，办公室人员只有及时掌握相关的知识，才能保证办公室行政管理的水平和效率，但是目前有许多办公室人员对这些新事物还存在一定的局限性，不能够及时掌握专业知识、现代信息以及多媒体工具等。还有一部分员工存在比较明显的官僚作风，工作形式主义十分明显，不愿意亲自到基层对生产资料进行了解，从而脱离了基层，造成业务沟通困难等问题，不利于企业的进一步发展。

（二）办公室工作量不断增大

在企业发展过程中，办公室不仅是门面的形象，也是对内部进行管理工作的有效保障，随着我国市场经济体制的不断完善，在市场活动中企业与企业之间的关系也相对比较密切，企业对外的联系让办公室的工作任务不断加强。办公室工作量增大，则需要办公室人员花费更多时间对更新的材料信息进行整理，并且目前还有一些办公室人员由于没有较强的主动性，且专业素养较差，因此不能对大量的企业信息资料进行及时处理，最终让企业的行政管理工作效率受到了很大的影响。

（三）管理体制不完善、不科学

目前还有一些企业在发展过程中没有制定出比较科学和完善的行政管理体系，导致辦公室的作用无法充分发挥出来。在企业发展过程中，办公室是企业发展的目标导航，企业内部的基层员工也是企业发展的有效动力，但是由于企业缺乏比较完善和科学的管理制度，导致各个部门之间不能进行有效的沟通与协作，管理人员无法将管理焦点进行明确，而且可能还会出现基层员工以及相关部门不了解企业产品生产的目标以及企业发展的总体方向，让员工之间的团结性受到了严重影响，不仅使企业的生产力受到了极大的限制，而且还降低了企业总体的经营水平，最终导致企业发展的总体方向以及发展战略不能实现。

（四）加班情况比较频繁

企业产品生产的过程需要办公室行政人员全程参与，比如产品策划、监督生产环节、总结和调整销售工作的策略以及产后服务等，尽管其工作的强度与基层生产员工的强度相比存在一定的差距，但是其加班的时间却相对较多，随着目前企业办公室工作管理的范围不断扩宽，办公室的行政管理人员需要处理的日常管理事务也比较琐碎，因此办公室行政管理人员加班成了工作常态，在长时间的加班状况下，不仅会让工作人员产生严重的疲劳情况，也会对加班人员的健康、生命以及工作积极性造成严重影响，不利于员工的健康发展以及企业实现可持续发展的目标。

（五）办公室管理人员的专业素质较低

尽管目前有一些企业已经认识到创建薪酬和人事制度的重要性，并建立了相关的制度，但是在实际工作当中，却没有有效落实制度或者出现落实的相关制度与企业实际的生产活动之间存在较大的冲突情况，由于办公室行政管理人员的专业素质较低，所以在面对这些冲突和问题时，就无法将其合理、科学、高效的解决，导致一些比较简单的问题需要经过繁杂的程序才能解决，同时也让企业决策的实行受到了严重影响，所以企业的工作效率和水平一直得不到提高。

三、如何改善办公室行政管理工作的现状

（一）坚持以人为本的原则

企业的发展离不开高水准的办公室行政管理，所以企业必须坚持以人为本的原则，将员工过度加班的时间有效减少，也学会尊重和保护员工在工作中的合法权益，根据员工实际的工作情况，适当增加一些员工福利，对员工实行人文关怀，将员工与企业、员工与员工之间的友谊和情感不断增进，也让员工能够在工作中对企业感到一定的归属感，不仅能够在一定程度上端正员工的工作态度，还能让企业员工更加团结，有效激发出行政管理人员的工作积极性以及工作热情，从而让办公室行政管理工作的开展更加顺利。

（二）建立健全完善的办公室行政管理制度

企业要想得到更加顺利的发展，就应该构建一套完善且科学的管理制度，不仅能将员工的工作时间和工作任务明确规定，还可以精确划分员工的职责，将责任落实到个人，让员工能够拥有对工作的紧迫感。为了能够调动工作人员的积极性，并对企业做出有效的贡献，企业应该结合自身实际发展的情况，构建科学的奖惩制度，积极使用该制度，对员工的工作行为进行约束，让员工能够根据该制度为企业创造出更多价值，实现企业与员工共赢的目标，而且企业在管理的过程中还应该及时清退比较懒惰的员工，营造出更加积极向上的工作氛围，不断提高企业生产的效率，进一步扩大企业发展的经济效益。

（三）将办公室行政管理人员的服务意识不断提高

企业的办公室是执行和监督企业各项决策重要部门，其不仅要将企业各部门之间的关系进行统筹，还要监督企业日常的工作，并为企业的正常运作提供更加专业的服务。办公室行政管理人员在工作的过程中，具有良好的服务意识能够将部门间的关系调节得更好，而且还能够代表企业的决策层正视和尊重各个员工，真正做到以人为本。所以企业的行政管理人员在不断提高自身的专业素质同时，还要提高自身的服务意识，企业也要积极为提高办公室行政管理人员的服务意识提供响应的培训工作，帮助管理人员充分了解所在部门的工作和任务目标，从而提供更加贴心的服务，让整个工作环境更加舒适，为企业的可持续发展提供一定的基础。

（四）激发办公室行政管理人员的创新意识

社会在不断发展的过程中，传统的管理思路已经不能为办公室行政管理工作提供有效的参考依据，所以办公室行政管理人员应该根据时代的变化，积极创新和改变传统的管理方法。办公室行政管理人员必须要深入基层，对基层员工各自的情况进行有效了解，并以员工的特点、长处为基础，将其工作潜质充分发挥出来，而且还应该采用有效的方法，充分调动员工的工作积极性，并不断鼓励办公室的行政管理人员积极学习一些科学和先进的管理技术、管理方法、技巧等，培养其创新性思维，帮助企业改善现有较为陈旧的管理理念，也为企业的管理决策层提供更多有效的决策依据。企业在对办公室行政管理人员进行培训的过程中，还要对办公室行政管理人员进行相关的考核工作，让员工能够具有端正的学习行为，并在学习过程中积极吸取一些成功的经验和技巧，从而在实际管理工作中将学到的知识利用起来，根据企业实际的发展情况，不断创新企业的行政管理方法，也不断提高企业管理的水平和效率，进一步推动企业的发展。

四、结语

企业办公室行政管理水平体现了企业整体的行政管理水平，所以企业应该建立健全一个完善且科学的行政管理制度，有效将办公室行政管理的水平和效率提高，而且在社会不断发展的过程中，企业还应该根据市场的变化情况，有效结合自身实际发展现状，有针对性的改善企业发展过程中存在的问题，并积极对行政管理人员进行培训，不断提高行政管理人员的综合素质和管理水平，让管理人员的创新管理意识有效增强，推动企业的各项工作开展，从而帮助企业在新的时代中跟上适应社会经济发展的步伐，让企业在竞争越来越激烈的市场环境下站稳脚跟，最终实现可持续发展的目标。

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