企业档案管理工作中的几点认识

肖运玲

中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-100-02

摘 要 本文以企业档案管理为主题展开论述，首先对本文的研究背景进行了简要介绍，然后分析了企业档案管理的重要性，之后重点对企业档案管理工作完善策略进行了分析探讨。

關键词 企业发展 档案管理 信息资源

档案管理是企业管理工作的重要内容之一，通常情况下，企业档案会以文字、音像、实物等形式进行储存，属于企业无形资产的重要组成部分，档案信息的科学的整理，能够为企业进行管理决策提供可靠的依据。通常情况下，企业档案管理工作会涉及到企业的各个部门，为此，现代企业必须对档案管理工作的必要性有一个明确的认识，并从多个层面入手加强档案管理工作的完善。

一、企业档案管理的重要性分析

（一）能够为企业的发展提供保障

在我国经济体系不断完善的过程中，国内企业数量及规模在不断增加，在企业的运营发展过程中，所存有的档案数量也在不断增加，因此企业档案管理工作的压力也在持续增长。而企业的基础管理、信息资源以及无形资产等无不体现在档案之中，在新形势下，上述因素直接作用于企业的运营管理效果，因此，档案管理工作的开展，能够为企业的运营发展提供良好的保障。

（二）有利于促进企业文化建设工作的开展

企业文化是现代企业发展的内在动力，也是企业核心竞争力的重要体现。而档案则是企业文化保存和延续的重要载体，通过企业档案管理工作的科学开展，能够使企业优秀文化得到保存，并不断作用于企业的长期发展，所以，企业档案管理工作的开展有着重要的意义。

（三）企业档案管理工作是企业发展的动力

这一方面的作用主要体现在信息化档案管理工作方面，随着信息技术的快速发展，其在企业档案管理中的应用程度不断加深，随着档案信息化管理系统的建立，企业档案管理工作效率得到了明显的提升。而在档案信息化建设过程中，企业档案信息得到了共享和充分利用，促使档案管理工作更好的服务与企业的运营管理，进而为企业的发展提供了强劲的动力。

二、企业档案管理工作完善策略探讨

（一）加强档案管理制度的建设

为了不断完善档案的管理工作，企业必须建立起现代化的管理制度，通过制度的形式，对档案管理工作进行约束，促使每一项工作都能够高效开展。为此，针对档案管理工作的开展，企业应该根据自身实际情况制定专门的档案管理制度，在制度中针对档案管理工作的流程以及各个环节的工作进行明确，从档案信息的建立，到档案的保存，再到档案的使用，都应该以制度的形式予以明确，只有这样，才能够确保档案管理工作的规范化。而且，在所建立的档案管理制度中，应该融入监督制度以及惩处制度，通过科学的监督，确保每一环节的工作都能够按照规定有序开展，尤其针对重要档案信息的使用，必须进行严密的监督，而针对在档案管理中出现失误的人员，则要进行必要的责任追究，通过这种方式，对相关人员的行为进行有效约束，进而有效推动档案管理工作的开展。另外，为了更好的适应外部环境的变化，还应该进一步完善档案的编修制度，针对现有的档案，有计划的进行编修，以确保档案信息的完善，通过这种方式，使得档案管理工作能够紧跟时代的发展步伐，更好的适应现代化社会环境。

（二）加强档案管理的信息化建设

信息化技术在现代社会中的应用范围及深度不断增加，为了更好的适应现代社会的变化，有必要加强企业档案管理的信息化建设，通过这种方式，对传统的档案管理模式进行适当的改进，以提升档案管理工作效果。为此，针对档案管理工作的开展，企业必须建立其相应的信息化管理系统，针对传统档案纸质化资料，以数据信息的形式进行保存，当然，在保存过程中，需要管理人员和技术人员做好相应的信息分类，然后在存入数据库。所建立的信息化管理系统，必须严格进行权限设置，因为并不是所有人员都能够随便访问档案信息系统，受企业实际工作的需求，部分人员在访问档案信息时，需要要特定的账号和密码，而且系统针对任何人的任何一次访问都应该全面记录，而且在未经允许的情况下，不得使用私人硬盘对档案信息进行拷贝。另外，企业要安排技术人员对档案信息化管理系统进行定期检查维护，确保系统的正常运行，而且需要根据机构的实际需求对系统进行必要的升级，从而为档案管理工作的开展提供强有力的支持。

（三）对档案管理机制进行适当的创新

对于企业而言，档案中往往会对企业各个部门信息进行记载，如人事调动情况、特殊技术人才信息等，其中部分信息对机构工作的开展具有重要的参考作用。在传统的管理工作中，档案管理部门表现出明显的独立性，企业其它部门很少参与到档案信息的管理工作中，而且，在很多部门看来，档案管理部门仅仅是企业的文件保存部门。而在现代化管理模式下，有必要对这一状态进行必要的调整，加大档案管理部门与其它部门的联系程度，只有这样，才能够促进档案管理工作主动参与到企业的建设发展活动中去，为各个部门工作的开展提供必要的指导，缓解部门之间的割裂状态，充分发挥档案管理工作的服务与指导作用。

（四）加强现代化档案管理队伍的建设

档案管理人员是企业档案管理工作的主体，因此，为了充分发挥档案管理人员的主体作用，企业必须加强专业化档案管理队伍的建设。具体而言，企业首先应该加强档案管理人员的培训，具体的培训实践工作可以分三阶段进行，在第一阶段，主要引导员工对档案管理工作内容及部门工作环境进行全面熟悉和了解，进而为后期档案管理工作的具体开展奠定良好的基础；第二阶段，针对档案管理工作的具体实施，重点进行工作技能的传授，这是整个培训工作的重点，例如培训工作人员如何利用信息化管理系统进行信息整理和存储，在这一阶段的培训工作中，可以采用老带新的方式；第三阶段，重点进行查漏补缺，通过设立相应的模拟情景安排员工进行工作模拟，然后查找管理人员工作技能实施中存在的不足之处，并安排回笼培训，通过这种方式，确保参与培训的档案管理人员能够掌握必备的工作技能。其次，在阶段性培训工作结束之后，需要对参训工作人员安排必要的考核测试活动。利用考核环节，对培训效果进行检验，确保培训效果。在为参训人员所安排的考核测试活动中，应该包含理论测试和实践考核，因为上述两方面的因素缺一不可，促使员工在后期的工作实践中能够以扎实的理论基础支撑其各项实践工作的开展，并通过长期的工作实践来完善其理论知识，进而不断提升其专业素养。在这一考核模式下，通过考核的员工可以为其分配相应的工作，而未能通过考核的员工则需要接受再培训，通过这种方式，确保参与培训的员工能够真正发挥自身在档案管理工作中的作用。

（五）强化服务，加强档案知识资源共享

对于企业而言，档案信息是企业的珍贵资源，在我国经济体系不断完善的进程中，企业之间的竞争日益激烈，企业的生产管理、产品推广以及售后服务等工作逐步朝着智能化方向发展，为此，企业档案管理部门应该对传统的档案管理工作进行适当的调整，重点做好档案资源信息利用和共享工作，通过这种方式，为企业生产经营活动的开展提供智能化服务。

三、结语

综上所述，档案管理工作的开展，对于企业的运营发展有着重要的影响，为此，现代企业要能够在认识档案管理重要性的基础上，从多个层面入手对档案管理工作予以完善，进而充分发挥档案管理工作的实际作用。

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