中药智能药架系统的构建与应用

张 童 顾彩翠 张红芹 石 娜 顾平荣

品管圈（QCC）是促进质量持续改进的常用工具之一，已广泛应用于国内各医疗机构的药事管理中。QCC 活动可分为问题解决型和课题达成型两大类型[1]。课题达成型QC STORY 问题大致分为3 类，开拓新业务、现状突破和创造魅力型品质[2]。我院门诊中药房于2019年3月启用中药全自动发药机，其可显著提高处方调配速度和准确率。然而中药入库、月度盘点时，仍需人工计数，再用电脑进行信息录入。据原广州军区广州总医院统计，门诊中药房7 名工作人员在非正常上班时间集中盘点，耗时需5.5 h[3]。手工入库、盘点这一传统模式信息化程度低，且耗时。由此门诊中药房联合信息处、医务处、设备科等多科协作构建此次QCC 成员，共同建设智能中药架系统，以实现中药房全信息化管理。

1 资料与方法

1.1 一般资料

收集中药智能药架系统实施前后的二级库月度盘点所需时间、月度总收支误差以及圈活动的成长值，进行数据统计分析。

1.2 QCC 管理方法

1.2.1 成立QCC 圈名为五味圈，小组成员12 名，方案设计由中药房工作年限较长人员讨论制订，实施方面由高职称药师带领年轻骨干进行实际操作。

1.2.2 主题选定及活动计划拟定 全体圈员根据现阶段工作问题，以头脑风暴方式提出3 个备选主题，以加权评分法选定主题，按有效性权重0.4、可行性0.3、时间性0.2、自主性0.1 进行打分，最终选定“开 发全信息化中药智能药架系统”为本次活动主题，见表1。根据主题类型评价表确定本QCC 属于课题达成型。按照课题达成型QCC 十大步骤制订活动计划表[4]，明确分工和采用的方法[5]。

1.2.3 QCC 课题明确化

1.2.3.1 课题的定义 全信息化是指智能库存显示系统与医院管理信息系统（HIS）通过指定界面进行对接，实现饮片的智能化管理。智能中药架系统包括药品库存系统、上药取药增减系统、电子显示屏、HIS 信号接收匹配平台。

1.2.3.2 对课题进行预查新 数据来源于中国期刊全文数据库，符合查新要求，在国内所检索的相关文献中未见相同报告。

1.2.4 目标值设定及可行性分析

1.2.4.1 目标值 2018年11月份二级库药架盘点，耗时61 min，作为现况值。目标值=现况值-（现况值×改善重点×圈能力）=61-（61×100%×79.7%）= 13 min。其中圈能力值=A×a+B×b+C×c+品管圈经验值。工作年资a 即权重40%，学历b 为30%，主题改善能力c 为30%。根据公式计算得出五味圈圈能力值为79.7%。

1.2.4.2 可行性分析 对团队信息化系统研发能力进行评估。纵观整个团队，有信息工程师的积极参与；所有成员均具有QCC 经验；60%成员具有库房管理工作经验，可为目标值的实现提供多方位技术支持。本次活动需购置设备中药架，其他无额外费用支出，活动也得到了领导的支持与参与，相关费用已被纳入2019年预算，为小组目标提供了经济可行性。

1.2.5 提出各种方案并确定最佳方案 圈员经头脑风暴，提出想法后，采用系统图法展开分析。设定一级子方案，包括硬件设计方案、软件设计方案、智能中药架系统设计三部分。硬件设计方案包括药架布局设计、显示屏幕选择。显示屏幕选择包括LED屏幕和电视屏。根据分辨力、操作性等综合评价，选定LED 屏幕为最佳方案。软件设计方案包括分区程序设计、架位最大库存上限设计。分区程序设定包括药品多位置模式和药品一货一位。根据上药效率和可操作性，选定药品一货一位方案。架位最大库存上限包括手工统计表和信息系统录入。根据信息化程度和相应时间，选定信息系统自动提示最大库存方案。中药架系统设计方案分为饮片入库申请单方案、饮片入库定位方案、智能出入库方案、盘点单自动生成方案和效期智能提醒。对系统设计方案下的各个子方案进行分析评价，如优缺点、及时性、经济性等，选定最佳方案为系统自动生成缺货单、纸质标签定位、PDA 扫码出入库。

表1 课题评分

1.2.6 制订对策 1）安装基建及LED 显示屏。中药架每个架位安装一个库存LED 显示屏，标注饮片名称、数量、规格、有效期等，并对字体大小及排版做出最优设计。2）编写药品分区程序。编写药品分区程序时，确定第一原则为就近原则，即发药机的机位对应中药货架位，便于发药机上药。3）配置PDA。通过PDA 扫码，实现饮片的增减、维护数据等功能。4）信息交互配套软件设计。与HIS 系统进行无缝化链接，接收HIS 基础信息和调配平台数据。5）增设二维码与批号。联系厂商，饮片包装上添加药物信息的数字批号，以便批号追踪[6]。扫描二维码时，LED 屏幕自动更新药品有效期。

1.2.7 对策处置与效果确认 1）依据中药房日常工作环境设施标准安装LED 显示屏及基建设施并对此项技术申请合作专利。基建及显示屏、药架的安装进度无延误，且执行率100%。2）编写饮片分区程序后，将此项措施纳入饮片日常维护及HIS日常维护标准。并根据工作中出现的各种需求，持续优化饮片位置，优化程序。HIS 提示的饮片位置与饮片实际位置相符率达100%。3）将PDA 的配置纳入中药房日常工作设施标准，使用PDA，实施增减库存，使用率100%。4）信息交互配套软件系统保证了处方接收成功率为100%，实时库存更新的准确率为100%。5）将药包的二维码与数字批号配置纳入中药 房饮片日常入库管理标准。小组成员对批号追踪进行测试，成功率为100%。

2 效果

2.1 有形成果

2.1.1 二级库月度盘点时间 2019年5月数据显示，二级库盘点时间为10 min，达到了目标值。目标达标率=（改善后-改善前）/（目标值-改善前）×100%=（10-61）/（13-61）×100%=106.25%。

2.1.2 月度总收支误差 2019年5月，月度总收支误差为-0.12%。较2018年11月，误差下降了0.06%。

2.2 附加效益

对LED 显示屏进行了排版设计，智能提示有效期，使效期管理更加便捷。实现了批号可追踪。单品种的账物相符率大幅提高。

2.3 无形成果

团队成员运用品管手法的能力明显提高，团队的凝聚力和向心力显著提升，圈员工作积极性增强。见表2。

2.3 标准化

此次活动制订了中药饮片出入库规范化操作流程，具体如下：1）系统根据饮片库存量自动生成请领单；2）医药公司根据请领单发货；3）根据纸质二维码条提示位置，扫描PDA 进行货架上药；4）输入上药量，显示屏自动更新库存；5）药架取货时，PDA 扫码，出库；6）输入取药量，显示屏自动更新库存；7）月末盘点时系统自动生成库存量单。

2.4 检讨与改进

针对此次主题活动，开展小组会议，总结经验，逐一分析课题达成型各大步骤中的困难点，并给出解决措施。若选定主题时，不知怎么定题目才能涵盖所有问题。解决方式是充分进行脑力激荡，由每位圈员写出自己的想法，再进行汇总调整。不知何种方案如何做才是最适当的，不知如何进行障碍及不良反应的判定。解决方式是抛开方案难易，解放思维方式，并做到合理分工。深入分析方案，必要时从不同角度进行两次分析。

3 讨论

全信息化智能中药架系统实现了实时更新库存功能。每月盘点时由药架系统自动生成库存清单，改变了以往人工清点饮片数量的传统模式，可明显缩短实际盘点时间，节约人力、物力。中药房工作环境卫生整洁，饮片放置井然有序，彻底告别了传统中药房脏乱的工作环境。智能中药架系统与HIS无缝对接，可以实现每日进货，由专人按照库存清单进行进货工作，简单便捷。目前全国多家医院正尝试将中药房推向全面智能化和数字化，建立“智慧中药房”[7]。智能中药架系统的建设充分体现了“互联网+”概念[8]，改变了传统模式，是中药房发展史上的一大变革。

王临润等[9]指出QCC 活动迅速发展壮大，极大地推动了医疗质量的改善。本次是中药房首次尝试课题达成型QCC 活动，整个活动得到了医院各部门的大力支持。圈员在QCC 活动中，互相启发，各抒 己见，提出思路，整个团队在愉快的工作氛围中高效完成课题。然而此次活动仍有许多不足，在下期QCC 活动中，充分进行头脑风暴，尝试更多的解析工具与手法，持续改进中药房各项工作，从而实现螺旋式上升的发展之路。