北京市地名档案管理现状及对策研究

王蕊

摘要：本文作者从地名档案的管理方式、形成、管理制度和信息化四个方面总结了北京市地名档案的管理现状，指出了当前地名档案管理工作中存在着制度不够完善、收集方式被动、查档不便的问题，并提出了相应的解决思路。

关键词：地名档案管理

地名是重要的地理信息和社会公共信息，国家政治、外交、测绘、科学研究等各项工作和人们的日常生活都离不开它。随着城市建设的发展，北京地名的实际状况发生了变化，新地名不断涌现，旧地名有的消失、有的更新，[1]所以做好历史地名保护、加强地名规划和管理，是当前北京市地名工作的重要内容。地名档案作为存储和传递地名信息的载体，是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础。[2]为更好地服务于北京市地名工作、发挥地名档案价值、提高地名档案管理水平，有必要对北京市地名档案管理现状进行梳理，对存在的问题提出相应的解决对策。

一、北京市地名档案管理现状

（一）设置地名档案室，采取市区两级分管方式管理

北京市规划和自然资源委（以下简称“市规自委”）负责全市地名管理工作，市规自委各分局负责各自区县的地名管理。按照市区两级分管地名工作的体制，地名档案也采取相应的管理方式。地名档案室设在市规自委及其各分局的行政审批处（档案管理处）或地籍地名科下。北京市城市建设档案馆是市规自委的直属事业单位。自2001年开始，北京市城市建设档案馆档案管理二室承担委机关行政审批档案、地名档案的管理工作。地名档案的接收、整编、保管及提供利用工作由1名工作人员兼职负责。

（二）地名档案随地名管理工作产生并逐步积累

《北京市地名管理办法》规定，市规自委负责全市地名命名、更名、建筑物名称核准及其有关管理工作。地名档案是在地名管理工作中形成的具有保存价值的记载各个地理实体的标准名称及其他相关信息的文字、图表、声像等材料。[2]市规自委现保存地名命名档案420卷、地名更名档案79卷、地名规划档案24卷、建筑物名称核准档案839卷。这些地名档案反映了北京市地名工作状况，是地名发展演变过程的真实历史记录。

（三）地名档案管理制度逐步建立

市规自委地名档案室自成立以来，制定了一系列档案管理制度，包括：《关于地名资料整理、归档初步要求》（1983年）、《关于建立地名档案试行办法》（1985年）、《地名档案分类方案》（1985年）、《地名档案管理要求》（1987年）、《地名档案室管理制度》（1990年）、《安全保密制度》（1990年）、《地名档案借阅制度》（1990年）以及《地名管理档案整编工作要求及做法（试行）》（2016年）。建立的各项制度，明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的制度化。[3]

（四）地名档案信息化管理初步实现

北京市城市建设档案馆利用北京市城建档案管理信息系统对市规自委的地名档案进行项目级、案卷级、文件级的三级著录整编，形成了地名档案信息数据库；在提供利用模块中，通过数据库方式实现项目信息的关联，[4]以此提供地名档案利用服务。

二、北京市地名档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理制度仍不够完善

市规自委现存的地名档案管理制度大部分都是在北京市进行第一次地名普查工作时制定的，其形成时间较早，已不适用于新形势下的地名档案管理工作。比如1985年依照原中国地名委员会、国家档案局联合印发的《全国地名档案管理暂行办法》和《地名档案保管期限表》，结合北京市实际制定的《地名档案分类方案》，把地名档案分为文书类、地名调查和成果类、编研类（见表1）。该分类方案是针对地名普查档案的分类。市规自委参照该分类方案，也制定了工作中使用的“地名档案分类目录”，把在地名管理中形成的地名命名、更名、建筑物名称核准档案材料，划入到文书类别下的业务指导中（见表2）。而随着北京市2006年开展地名规划工作，地名规划类别在表2中并未设置。笔者在工作中也发现虽然地名档案分为地名调查和成果类、编研类，但档案内容都是原市地名办公室针对编研、地名成果的请示、总结、会议等，实际上与文书类别中的分类设置重复。再比如1990年制定的3个管理制度太粗，有些地名档案保管要求、涉密地名的使用权限、地名档案如何提供社会档案利用并没有被细化。

（二）收集方式被动

當前，地名档案由市规自委的业务主管处室形成并移交，由北京市城市建设档案馆负责整编保管和提供利用；这种形成、管理与利用相分离的管理体制导致档案部门的工作以被动接收档案为开端[4]。业务部门交什么就收什么，档案管理工作滞后，易造成档案质量缺乏保障。

（三）地名档案查询利用不便

人们都希望在最短时间内准确地查到他们所需要的档案资料。而地名档案不像文书档案资料比较好找[5]，一份命名文件会同时含有居住区和道路的命名，有的命名文件文号是“京地命字”，有的是“市地命字”，有的没有文号，这些都给查找带来了难度。市规自委工作中使用的“规管2011系统”，是集规划管理、地名管理、构建维护、信息服务等功能为一体的规划管理业务协同办公平台，服务委机关、区县分局、执法大队。[6]由于规划地名审批系统与北京市城市建设档案馆使用的城建档案管理系统没有进行地名档案内容的关联，地名的查档过程通常是：业务部门的经办人通过“规管2011系统”查出地名的审批文号或地名标准名称，打电话告知档案部门要查的内容，档案部门再利用馆内部系统查找地名对应的档号。这种检索方式必然耽误时间，尤其是当遇到没有文号的地名时，查找时间更长。

三、解决北京市地名档案管理中存在问题的措施

（一）完善管理制度，加强档案管理

2019年3月29日国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上提出：“要推动建立与国家治理现代化相匹配的专业档案工作机制。加强专业档案工作的顶层设计和长远规划，研究制定《关于做好新时期专业档案工作的意见》，明确新时期专业档案工作发展方向、基本原则、重点任务等。”[7]因此档案部门要提高思想站位，认识到新时期建立健全专业档案管理规章制度的重要性。笔者认为通过梳理地名档案工作流程，一是建立地名审批文件归档制度，明确归档范围、归档时间，确保地名档案的齐全完整，按时移交。二是修改、完善现有地名档案分类目录。建议将原来文书类中业务指导下的地名命名、更名（W22），建筑物名称核准、更名（W23）两个小类，单独成为两大类，再添加新的地名规划类，共形成此三大类别，作为今后地名档案分类目录。其余原文书类别下的小类不变，并把地名调查和成果类、编研类的文件按内容归为文书类别中，统一按照原市地名办公室的一个历史全宗保存。三是修改、细化地名档案保管要求和地名档案利用制度。建议按照档案库房“八防”要求，制定地名档案保管规定；按照委系统和社会用户对象划分，明确利用权限、利用范围、利用手续等要求。此外，再制定上述档案管理制度时，要遵循地名档案形成的特点和规律，这样才能达到科学管理档案的目的和要求。

（二）加快地名档案信息共享建设，促进地名档案的高效利用

地名档案的数字化和信息化是现代社会对地名档案管理工作的要求，也是档案工作者努力的方向。[8]笔者认为档案管理部门首先要使“规管2011系统”与北京市城市建设档案馆使用的城建档案管理系统的地名档案内容关联，这样才能便于缩短查档时间、解决查档不便的问题。其次要依托北京市城市建设档案馆成熟的档案数字化加工流程，加快开展委机关地名档案数字化工作，以便提高查档利用效果。最后要以“北京市区划地名信息政务管理平台”和“北京市区划地名信息社会服务平台”建设为契机，促进地名档案信息共享。这两个平台是北京市第二次全国地名普查信息化服务建设项目的重点工作，目前正在加紧建设中。作为地名档案的管理部门，从着眼于服务、重视利用的角度思考，应该充分抓住此次机遇、及时和委机关相关业务部门沟通，达成共识，即待两个平台建成后，使北京市城市建设档案馆地名档案信息数据库与两个平台对接。这样不仅有利于提高工作效率、宣传地名文化，也能让社会公众了解地名档案工作。

（三）以提高素质为核心，强化档案人员专业管理水平

地名档案具有区域性、连续性、社会性和多样性的专业特点，四个特点互为一体，从各个不同的侧面体现了地名档案的特殊性。[9]这种属性使得地名档案展现了独特的地理文化、深厚的历史文化和质朴的乡土文化，[10]并且在经济社会中起到重要的参考作用。所以地名档案工作业务性、专业性、服务性很强。[11]笔者认为作为档案管理人员，需要改变自身传统思维模式，不能只满足于档案不丢不损，而應密切关注地名工作全过程，从源头抓起、学习地名审批工作业务知识，熟悉相关工作法律法规和流程，掌握一定的专业知识。此外，档案管理人员要不断学习现代化的管理理念、使思想紧跟时代发展，拓展多元化知识储备，变被动服务为主动服务，具有高层次档案信息服务与咨询的才能。总之，档案管理人员应看清自身素质与新形势地名档案工作需要的差距，以全新的精神状态抓紧自身各方面的学习提高，使自己成为新时代合格的档案工作者[12]。

注释及参考文献：

[1]尹钧科.北京的城市建设与地名[J].城市问题，1995（4）：53-58.

[2]民政部，国家档案局.地名档案管理办法[Z].2001-07-10.

[3]魏华.土地整治档案管理现状分析及建议[J].中国土地，2016（7）：42-43.

[4]潘世萍.城市规划管理审批档案的动态管理[J].北京档案，2009（3）：29-30.

[5]黄子桉，周鹤.浅谈加强地名档案现代化管理的问题及对策[J].中国地名，2013（9）：60-61.

[6]谭鲁渊.北京规划管理信息系统建设研究[J].北京规划建设，2015（2）：63-66.

[7]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[EB/ OL].（2019- 4- 9）[2019- 8- 5]http：//www.saac.gov.cn/ daj/yaow/201904/2d342fff80f845709782fd023b925536. shtml.

[8]胡元潮.档案管理理论与实践——浙江省基层档案工作者论文集[G].杭州：浙江工商大学出版社，2016：342-345.

[9]朱兴娟.地名档案特点之管见[J].新疆地方志， 2018（2）：61-64.

[10]胡元潮.档案管理理论与实践——浙江省基层档案工作者论文集[G].杭州：浙江工商大学出版社，2016：306-309.

[11]余伟.地名档案工作的现状与完善策略[J].中国档案，2012（11）：62-63.

[12]阿丽娅·萨帕.浅谈在新形势下如何做好地名档案管理工作[J].人力资源管理，2013（11）：203.

作者单位：北京市城市建设档案馆