面向用户需求的高校档案收集策略分析

陈传艳　李晓黎

摘 要：档案管理工作是高校工作的重中之重。档案管理的首要步骤就是对档案信息数据进行搜集。档案收集工作是否顺利进行，直接关系到高校档案管理工作开展的质量。如果档案收集效率低，或者其质量低劣，都会在一定程度上影响档案管理工作质量。就目前情况而言，高校档案收集工作还存在一些问题。因此，怎样采取措施去解决这些问题也成了我们关心的重点。

关键词：档案 收集 高等学校 对策 面向用户

中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）08-00-01

引言

高校档案记录着高校各个方面的突出成就和所得经验，其领域包括了科研工作、管理工作、教学工作等。高校面对这些需求可依据档案记录对学校工作开展情况进行考察，以便及时调整工作方向。高校档案管理工作的第一步就是收集档案信息。但是档案信息收集工作具有一定的难度且在实施的过程中出现了较多的问题。因此，我们必须对出现的问题加以重视，找出有效的解决方法。

一、高校档案收集工作的重要意义

一个高校在可持续发展过程中，必须做好档案管理工作。档案管理工作的关键一步就是要收集档案信息。由于高校开展工作的领域广泛，且每个领域包括的信息数据量大，因此档案信息收集工作的开展具有一定困难。因此，有针对性得应对用户的需求来收集档案就显得尤为重要了。如果不能有效地收集到档案资料，就无法将一个完整的高校档案信息体系建立起来，档案管理工作更是无从下手。因此，要做好档案工作必须要克服收集档案过程中存在的重重困难，使档案管理工作能够顺利开展，高校才能将档案资源真正利用起来。

二、高校档案收集工作中存在的问题

1.档案收集工作缺乏有力的制约措施

档案管理工作的首要环节就是档案信息收集。如果这个环节不能如期进行，则档案管理工作无法顺利开展下去。高校档案管理工作的开展涉及到的部门繁多，包括学校的各个院系以及其他一些行政部门。档案信息的收集工作需要这些部门层层配合。但就当前的状况而言，各个部门重视档案信息收集工作程度差异较大，使得档案信息收集工作困难重重。加之积极性也不是很高。各个部门相关人员在日常工作中对档案信息管理工作重视程度不一，对档案信息的管理缺乏意识。很多人认为档案保存在自己部门更方便查找利用，却忽略了檔案信息对高校工作改进和帮助作用。其次，档案管理工作权力划分不明和程序不够完善等使档案信息数据库不够完整，工作开展更是困难重重。

2.档案意识淡薄，责任心不够，影响档案收集质量

首先，我们要了解档案管理意识这个概念。档案管理意识其实就是在进行档案工作中所表现出的一种潜意识工作态度。档案管理工作的开展与管理人员的档案管理意识息息相关，尤其是档案信息收集环节。以目前的情况来看，很多高校的基层档案管理工作人员更换速度比较快，并且他们不能明确的知悉用户的需求，所以也不能很好地将档案进行合理的分类。如此一来，即使档案信息收集工作可以开展下去，但收集到的档案信息质量也并不高。不仅如此，管理人员变更频繁，新的管理人员却极少接受专门的档案信息管理工作培训，使得新任管理人员的档案管理专业知识缺乏，他们对档案管理工作流程也不够熟悉。加之档案收集工作本就是一项复杂的工作，如果档案管理人员意识淡薄，档案收集工作开展起来更是步步维艰。如此一来，在档案信息收集工作中虽然耗费了巨大的人力物力，却依然没有取得多大成效。档案收集工作依然会出现一些少交漏交的状况，加大了档案管理工作的难度。

三、面向用户需求的高校档案收集策略

1.提高档案意识

高校档案工作的关键一环就是档案信息资源建设。只有将档案信息资源建立起来，才能真正向用户提供信息服务。档案资源建设需要档案信息收集作为保障，档案信息收集工作与高校师生密不可分，需要广大师生的大力支持。培养教师的档案收集意识，加强对各部门师生的档案收集意识培养，让他们了解到档案收集的重要性，能够重视起档案信息收集工作。只有这样，档案收集工作才能顺利地开展下去。

2.建立健全档案归档制度

高校工作开展的范围比较广，每类工作的信息量大。因此，要想将每个部门的档案信息收集起来确实很困难。近些年来信息技术正迅速发展，这意味着档案信息收集工作的要求大大提高。信息化技术的进步使得档案数量变得更加庞大，档案信息质量也更加难以甄别。在这种时代背景下，要将档案收集工作顺利开展下去，首先必须制定一套完整的档案收集制度，一些原始材料和原始凭证必须分类进行保存，这样，我们就可以根据用户的不同需求，对档案进行分类，方便档案的查询。与此同时，应该将各部门的职责和奖惩制度纳入档案信息收集制度中，做到权责分明，以此保证档案信息管理工作可以层层开展下去。不仅如此，高校档案管理部门可以讨论出相应的措施来对档案归档时间和归档质量等进行严格规范，筛选出质量不合格的档案，保障档案信息的高质量、高品质。

3.制定强有力的制约措施

档案收集工作看重档案信息的质量和数量。为了保证档案信息数量和质量达到标准，高校档案管理部门需要制定一些强有力的制约措施来规范档案信息收集工作。制约措施主要是针对档案信息收集工作开展的监督和奖惩措施。其意义在于使高校档案信息收集工作的效率提高，加快整个档案信息管理工作的进度。使其能够在一定程度上规范和约束高校广大师生的行为，使他们能根据自己的需求参与到档案信息收集工作中。

结语

档案信息收集工作是高校档案信息管理工作的基础环节。如果这个环节不能够有效开展，那势必会影响到整个档案信息管理工作。一直以来，高校档案信息涉及面广且数量庞大，给收集和筛选高质量档案信息造成了一定的困难。因此，高校必须从各个方面提升档案信息收集效率，根据用户的需要，将档案进行分类，使得这些档案资源能够更加系统化，信息质量得到进一步的提高。如此一来，对高校改进自身工作也起到一定辅助和助推作用。

参考文献

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