电子政务环境下政府档案管理模式的转变

[摘 要] 近年来，随着信息技術在各个领域的广泛使用，电子政务成为政府部门办公的一种重要手段，对传统的政府档案管理模式提出了一定的挑战。文章简要分析了电子政务环境下政府档案管理的必要性与重要性以及电子政务环境下政府档案管理面临的问题，且就“电子政务环境下政府档案管理模式的转变”这一中心问题进行了探讨和分析，希望能够进一步提高政府档案管理的效率。

[关键词] 电子政务环境 政府档案 管理模式

中图分类号：G271 文献标志码：A

一、电子政务环境下政府档案管理的必要性与重要性

（一）电子政务环境下政府档案管理的必要性

第一，在政府档案管理认知方面：部分政府档案管理者尚未充分认识到电子档案日益重要的地位，未能将电子档案当作具有法定地位的正式文件，而是将其转变为纸质文件进行保存作为凭证；当前电子政务环境对传统纸质档案及其管理模式造成了很大的冲击，但部分政府部门档案管理工作者管理思想与理念陈旧落后，仍采用传统的档案管理模式，导致电子档案信息的丢失，影响档案管理效率；政府档案管理工作者未能树立一体化的管理意识，不能将纸质档案管理与电子档案管理有机融合，不利于档案的完整。

第二，在档案管理技术方面：电子档案信息安全管理技术与措施不到位，存在一定的安全隐患，难以确保电子档案的长久与真实；政府档案管理工作者缺乏现代管理思想，无法将电子档案进行有机联系、整理，无法提高档案管理的效率，无法保证电子档案的完整；未能依据电子文档的具体特征采取合理有效的管理措施，电子档案信息的采集、归档、整理等存在一定的缺陷，容易导致档案的丢失。

第三，在档案管理信息安全方面：信息技术在政府档案管理中的应用在为政府档案管理带来便利的同时，也引发了许多新问题与新挑战。与传统纸质档案相比，电子档案存在容易被篡改或被销毁的危险，且在档案传输过程中可能被盗窃导致信息泄露，无法保证其真实性；电子政务环境下，网络环境较为复杂，计算机网络自身的防护功能较弱，计算机病毒与信息犯罪等不安全因素进一步加大了政府档案管理的难度，档案信息安全难以得到有效的保障[1]。

（二）电子政务环境下政府档案管理的重要性

第一，政府档案管理工作有利于充分发挥政府作用、建立社会主义和谐社会。随着社会主义市场经济的飞速发展，国民经济收入水平不断提高，人民的民主意识不断加强，对政府信息公开提出了越来越高的要求。因此，政府档案管理工作的开展，满足了公众对档案信息资源的需求，尊重与保护了公民的知情权，对档案信息资源的开发与利用起到了一定的促进作用，增强了公众的档案意识，有利于进一步建设“服务型政府”，促使社会和谐。

第二，政府档案管理工作有利于政府部门加强文化建设，提高政府档案信息管理的信息化。政府档案管理工作的开展促进了文化资源的不断传承，尤其是历史档案信息、经济档案信息以及科技档案信息等在一定程度上提高了政府部门的文化建设水平。此外，档案管理部门以档案为核心，收集、存储、整合电子档案信息，通过计算机技术开展政府档案管理工作，为档案信息利用者提供了更为快捷方便的服务，有效促进了政府档案管理的规范化与信息化[2]。

第三，政府档案管理工作有利于促进当前政府电子建设事务，提高政府政务运行效率与政务决策效率。电子政务环境下，政府档案管理工作合理分配档案信息资源，打破了各政府部门之间相对封闭的状态，促进了档案信息资源的开放与共享，档案信息资源的编辑、检索、分析、分类以及整理等过程更为方便、高效，其分析与计算结果更为科学、准确，为政府部门的政务运行与政务决策提供了很大的便利。

二、电子政务环境下政府档案管理面临的问题

第一，在电子档案信息的归档方面，由于电子档案受存储位置以及存储方式等多种因素影响可能出现不可读现象，具有一定的安全隐患，且电子档案在真实性及其法律凭证方面处于弱势地位，政府部门在档案管理过程中应结合纸质归档与电子两种归档方式，尽可能地促进档案管理的科学、有效。

第二，在电子档案信息的管理方面，近年来，国家档案局不断制定完善与电子档案管理相关的法律法规，对电子档案管理工作进行了明确的规定。但是，由于我国电子档案管理模式尚处于探索阶段，存在一定的缺陷与问题，还需各政府部门认真听取各上级部门建议，加强监督与指导，以促进其管理效率的提高。

第三，在电子档案信息的可靠性方面，与传统纸质档案相比，当前电子档案信息由于在传输过程中容易被篡改或销毁，因而真实性与可靠性受到一定影响。但是，自2005年以来，依据国家档案局的规定，电子签名的法律效力逐渐为人们所认可，对我国电子政务建设具有非常重要的促进作用。

三、电子政务环境下政府档案管理模式的转变

（一）政府档案载体发生了重要转变

在档案载体方面，传统档案信息以文字作为载体来记录事物，在电子政务环境下，电子档案逐步取代传统纸质档案进入人们的视野，档案载体不再仅仅局限于传统的文字，光盘、移动存储设备等等都可作为档案载体。与传统的纸质档案相比，这种新型档案载体不仅具有更直观、更形象、携带方便等特点，而且可以通过图像与声音的方式来保存与呈现档案信息，促使档案信息资源收藏呈现多元化趋势，促进了政府档案管理模式的转变。

（二）政府档案信息服务手段发生了重要转变

在政府档案信息服务手段方面，服务是政府档案管理工作的目的与宗旨，也是对档案管理工作人员的要求之一。在电子政务环境下，通过对档案信息的有效加工与整理，传统的以被动服务、间接服务以及静态服务为主的档案信息服务手段因其弊端逐渐被淘汰，主动服务、直接服务以及动态服务等多种档案信息服务方式则广受欢迎，适应了当前电子政府环境下公众对档案信息资源的需求，进一步促进了政府档案信息服务的效率与档案管理模式的转变[3]。

（三）政府档案管理方式发生了重要转变

在政府档案管理方式方面，信息技术这一新型管理手段的应用转变了政府档案管理方式，促使政府档案管理由人工管理与经验管理逐渐转变为自动化管理与科学管理，档案管理工作者依据档案信息管理的实际情况合理安排档案管理工作，不断更新自身档案管理理念，实行跟进式服务，大大缩小了政府档案信息采集与核对工作的时间，加强网络安全管理与档案数据安全管理，提高政府档案管理工作的效率，促进政府档案管理模式的转变。

（四）政府档案管理服务对象发生了重要转变

在政府档案管理服务对象方面，传统档案管理由于受时间与空间的限制，无法满足全体人民对档案信息资源的需求。在电子政务环境下，信息网络技术的运用为政府档案管理工作拓宽了途径，将传统档案信息服务方式与现代档案信息服务方式有机结合，其服务对象面向更多民众，加强了政府部门与档案信息资源利用者之间的沟通与交流，加强了政府各部门之间的相互配合与协调，促进了档案信息资源的开发与利用，促进了政府档案管理模式的转变。

四、结语

电子政务的应用打破了政府档案管理在时间与空间上的限制，在电子政务环境下，政府档案载体、档案信息服务手段、档案管理理念、档案管理方式、档案管理服务方式以及档案管理服务对象等都发生了很大的转变。因此，政府应当将档案管理信息化作为档案管理的目标，不断完善政府档案管理信息化建设，解决当前档案管理面临的问题。

参考文献：

[1]侯诚.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务，2016（9）：68.

[2]白杨.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务，2017（20）：16

[3]贾丽华.新时期电子政务环境下的档案管理策略分析[J].黑龙江科技信息，2012（7）：77.

作者简介：姓名：冯德明，男，汉族，籍贯：广东省云浮市，学历：本科，研究方向：档案管理。