养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究

2019-08-27章朝云

中国管理信息化 2019年14期

章朝云

[摘要]随着科学技术的发展，电子信息被普遍使用，养老保险档案管理信息化成为必然，这也是互联网信息时代办公高效化的重大体现。信息化技术使用的高效性对社会养老保险业务电子信息化具有巨大的推动作用，对办公室信息化管理工作具有积极的影响作用。笔者就养老保险档案管理中存在的问题、养老保险档案管理信息化建设具体实施办法以及快速推进养老保险档案管理信息化的重要意义3方面进行了分析，希望对相关研究人员有所帮助。

[关键词]养老保险;档案管理;信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.085

[中图分类号]F842.67;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）14-0-02

0 引言

养老保险档案指把具有保存意义和利用价值的电子文档、文字图形、图表和声音等资料通过整理、收集、归档保存，真实记录参保人员的参保全过程，时代发展加速了养老保险信息化技术的进程，提高了当今政府部门的工作效率。随着信息化技术不断深入，工作人员应对社会养老保险档案管理产生新思路，确立符合当今国情的档案管理思路，同时确立出社会养老保险管理的基本框架和基本方法，实现社保档案管理科学化、社会化、全民化。

1 养老保险档案管理过程中存在的问题

相关部门在以往的养老保险档案管理过程中会存在许多问题，例如在业务办理前的准备工作、业务办理中的持续活动、业务办理完的归档工作等。

1.1 档案管理意识不强

一些基层领导在思想上忽视了养老保险档案整理工作，认为档案整理工作是一件劳民伤财的事情，无法从中获得效益。如此一来，用于档案管理上的投入經费较少，各种硬件设施无法及时更新，不利于持续开展档案管理工作。部分镇（街道）没有设立专门的档案室，加之业务经办人员对档案资料保管认识不到位，许多涉及参保、变更等资料只存放在临时档案柜保管，无法保证档案的安全与完整。

1.2 管理人员的专业水平参差不齐

从社会保险档案管理人员的现状来看，大部分档案管理人员都是兼职人员，就算是专职档案管理人员，大部分也都是“半路出家”，很少接受专业、系统的知识培训，缺乏正规的档案管理专业知识，尤其是信息技术应用能力不强、业务不熟练导致档案整理、收集、归档、保存工作不能规范化。

1.3 业务办理效率低

办理养老保险业务所需材料比较多，且需要一一上传比对，经过当事人确认后，再投入到下一个程序中，有时在进行比对时会花费很长时间，办公效率比较低。

1.4 投入设备不足

档案管理需要保管设备，由于相关部门提供的设备比较陈旧，对档案储存十分不利，有的设备已经不具备防潮、防蛀能力，在防盗和存储上显得吃力。已投入信息化的一些设备由于设备问题会出现死机、连不上内部网、电脑程序无法启动的问题，导致工作效率降低，这对档案管理工作非常不利。此外，信息收集方面的设备几乎是个空白领域，没有对信息采集和材料提示的设备，对要办业务人员的工作带来了不便。

1.5 业务信息的查询耗时长，影响工作效率

在信息查询方面，查阅一条信息可能花费的时间比较长，即便有的单位采用了计算机管理系统，但由于系统陈旧、检索功能不完善，查询出来的条目众多，不能直接达到目的，在信息查询上花费的时间长。

1.6 管理制度不完善

在档案管理上，虽然国家有法律法规，但养老保险的规范化管理制度尚处于“初级阶段”，没有明确的考核制度和标准验收标准，没有上级的检查工作，必然会影响养老保险的档案管理工作，阻碍养老保险档案管理事业的健康发展。

1.7 信息化技术发展不完善

养老保险档案管理信息化需要以电子信息形式保存文档，有利于工作人员编辑和查找。但由于信息化程度低，缺乏计算机应用知识，给了不法分子可乘之机进行盗取和伪造信息。档案需要长久保存，就要求计算机软硬件功能非常强大。

2 养老保险档案电子信息化建设的主要措施

在现代化的今天，电子信息技术应用越来越成熟，许多企业、行业都通过信息化管理系统来管理企业、管理各个行业。在养老保险档案管理中运用电子信息技术，对养老保险的业务办理具有推动化的意义。

2.1 加强对基础性工作的设备使用

办理养老保险业务在准备阶段需要花费很长时间，相关单位通过使用专业化设备让信息采集工作更加轻松化;在信息化进程中，通过终端设备采集信息采集、比对选用材料、确认信息。这减轻了业务工作中比较耗时环节的压力，提高了工作效率，对养老保险的档案管理起到积极意义，同时将产生的电子信息档案传到档案管理处，帮助部门工作人员进行档案管理工作。

2.2 提高档案管理人员的专业水平

在电子信息化管理的进程中，政府相关单位除了培养工作人员传统档案管理知识，还要加强他们的信息技术收集工作能力、电子计算机使用能力及自我创新能力。在电子档案信息化管理过程中，管理部门应该注重创新性，帮助业务人员熟练业务知识，对电子信息管理工作提出新看法、新方式，推动档案电子信息化管理发展。此外，聘用人才方面要注重他们是否具有专业化技能。

2.3 加入档案电子信息化检索功能

在档案电子信息化的进程中，政府相关单位应改进搜索引擎，从而方便工作人员查阅信息和查看已提交的资料。在电子档案管理端，工作人员可以利用专业加密系统，只有在加密密匙和管理密码全部正确的情况下才有权查阅和修改信息，对于信息安全起到了积极的保护作用;在终端客户端，利用居民身份证验证能够快速进入自己的信息页，同时有专门的检索功能在检索框内输入关键词就能快速找到所要查找的信息，在权限范围内编辑和修改信息，更有利于保险业务办理效率。

2.4 及时更新设备，加大存储，做好备份

养老保险档案管理加入了信息化管理技术，使管理业务更加便捷;投入信息化设备让信息保留时间更长、更加安全，解决了防潮、防蛀、防火、防盗的管理难题，但还要存档纸质档案，投入新式档案存储设备，存储档案原件;将档案管理的其他部分由电子系统存入大型硬盘和备份系统，这样一来，即使出现断电、系统不匹配、网络问题，也会在最短时间内进行修复。档案管理系统的维护和更新会定期进行，需要专业人才进行专业操作。

2.5 电子信息化分类和整理

分类和整理是档案管理工作中必要的工作手段。对养老保险档案进行科学化分类，能够为后续各项工作开展做好服务。在分类操作过程中，政府相关单位可以从养老保险政策、工作相关信息及参保人员的相关资料3方面入手，进行科学合理的分类工作。在养老保险档案管理过程中，需要注意有序整理，注重编号的重要性，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，整理和规范养老保险档案，使信息查找变得快捷方便。

2.6 优化制度，加入考评制度

政府相关单位应不断完善养老保险管理的规章制度，在遵循国家法律法规的前提下，不断扩展业务，提高个人能力。单位在进行檔案管理的过程中，大部分档案都由参保者或者业务人员录入，管理人员需要做到分门别类、把固定文件整理到相应位置，方便以后查找、核对工作，档案管理人员每天需要完成当天的任务量，同时通过系统完成度的分数进行考核，考核成绩计入员工绩效工资，进而提高员工的积极性。

2.7 掌握信息化技术

政府相关单位通过招聘更加优秀的人才，对信息技术应用和系统维护、更新、防御系统全程保驾护航，采用更加先进的密匙系统，同时加强对档案管理人员计算机技术的培训，提高其工作效率，完善养老保险档案管理系统。

3 养老保险档案管理信息化的重要意义

养老保险档案管理信息化建设，就是将档案实体以电子信息化的方式为全社会提供更好的服务，主要优点是信息处理速度更快，节省了实体储存空间，方便保护原始档案，这就意味着事业单位办公将更加注重信息化的处理和管理工作，融入信息化技术能够促进事业单位档案管理正向发展，融合了自动化管理，网络化管理、科学化管理。养老保险档案管理信息化建设的重大意义主要体现在以下几方面。

3.1 信息化查阅更加方便

养老保险档案管理信息化的使用者在使用终端机器上输入关键字，在查询终端就会快速显示出相关资料信息，大大提高了信息检索效率。在信息处理上应用了信息加密技术，保护信息管理的安全，给使用者带来了更多便利。

3.2 实现档案信息资源的科学管理

养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门工作走向开放化，使新型信息采集、管理和服务职能服务大众，让服务公开化、透明化、可操作化，这不仅体现了时代发展和社会进步，更能给人们带来便利。

3.3 支持养老保险决策，缩短档案管理的编写时间

养老保险档案管理信息化建设，让档案信息更加准确和真实，提高了信息化技术的分析能力，确保了养老保险决策和管理及时准确运行。养老保险档案管理信息化可以使档案信息通过服务终端进行远程服务，实现资源共享，提高了便民效率，大大缩短了档案编著时间。

4 结语

养老保险档案管理信息化关系每个参保人员的切身利益，关系养老保险事业甚至整个社会保险事业的发展状况。因此，建立健全养老保险档案多方面管理——实施信息化管理、快捷化管理、科学化管理，对保护参保对象信息资料的安全，推动养老保险事业健康、长远发展具有积极意义。

主要参考文献

[1]赵敦芳.规范城乡居民养老保险档案管理[J].中国档案，2017（9）.

[2]高士成.浅谈养老保险档案管理的难点及完善策略[J].办公室业务，2018（5）.

[3]武晓东.新型农村社会养老保险档案管理探究[J].兰台内外，2018（2）.