大型民营企业档案存储方式选择

王晓艳

【摘要】在大型民营企业不断发展的过程中，为了能够增强自身的竞争实力，必须要实现现代化的管理模式，其中集团档案管理规范化与标准化管理对整个大型民营企业的发展具有非常关键的影响。本文通过对大型民营企业档案存储方式的具体选择进行深入的分析，总结当前大型民营企业档案管理存在的不足并且提出了相对应的解决措施，进而增强大型民营企业档案管理的质量和水平。

【关键词】民营企业;档案存储;方式选择

对大型民营企业来讲，在不断发展的过程中，由于涉及到的工作内容非常复杂，所以必须要加强对于各项工作的详细记录，并且形成完善的大型民营企业档案管理体系，这样才能够促进大型民营企业的业务正常开展，并且也能够为大型民营企业未来的发展提供真实全面的参考依据，所以在大型民营企业不断发展的过程中，最主要的是选择恰当的档案管理模式，只有这样才能够保证大型民营企业自身的发展水平和整体质量得到全面提升。

一、当前大型民营企业档案存储存在的问题

（一）存储条件比较恶劣。从目前来看，由于大型民营企业对档案管理不够重视，所以在档案存储方面往往会选择利用库房的方式，导致整个档案存储的环境非常的恶劣，不仅存在漏水的问题，而且有的库房也存在一定的安全漏洞，这样就导致大型民营企业档案存储受到影响，不仅导致档案存放发生受潮变质的现象，而且还容易造成档案存放丢失等问题。

（二）缺少独立档案室。很多大型民营企业在快速发展的过程中，对档案管理的投入比较少，所以导致许多大型民营企业没有专门存储档案的部门以及住房。另外由于很多大型民营企业自身的档案资料数量不多，所以就取消了设立独立档案室的计划。

（三）档案管理设备有明显欠缺。在大型民营企业档案资料管理的过程中，必须要通过现代化的电子信息技术对各种档案资料进行数字化转换。由于大型民营企业自身往往不够重视，所以造成档案存储技术比较落后，缺乏配套的档案管理设施，此外，在人员管理的过程中，很多大型民营企业缺乏对于档案管理人才的培育和选拔，导致大型民营企业自身的档案管理体系建设不完善。

二、档案存储方式的选择

对于大型民营企业来说，在档案存储室建设的过程中，最主要的是保证两个方面：第一是按照国家和地方的相关标准来设置档案管理室。第二是尽可能减少档案管理室建设的费用，并且能够保证最大限度存储档案。很多大型民营企业在档案管理室设置的过程中往往会直接利用办公房、库房或者阅览室等来作为档案管理室，但是由于库房的租金随着时间的发展而不断增加，所以在选择库房的过程中，最主要的是考虑房租价格，此外要严格按照国家针对档案库房建设以及配置的要求进行深入分析，并且要根据大型民营企业自身的实际档案产生数量进行判断，只有这样才能够科学合理地保证档案管理室建设的质量和水平。在大型民营企业档案存储方式选择时，最主要的是保证档案的整体安全。此外还要加强对于档案的成本方面的考虑，所以在大型民营企业档案存储方式选择的过程中，要遵循以下原则：

（一）符合集团集约化管理的原则。由于大型民营企业在经营管理的过程中，最主要的目的就是有效控制成本并且提高大型民营企业的整体经济收益，而通过利用中心库房的建设方式，不仅能够增强固定资产投入的整体效益，而且还可以缩小管理的时空差，增强大型民营企业的应变能力，符合大型民营企业的实际经营管理需求。此外通过对大型民营企业的档案进行实体化规范整理和数字化的加工，让每一个大型民营企业都能够拥有完善的数字档案管理室，保证减少大型民营企业档案实体化管理的流程，也能够提高档案异地保管的质量。

（二）促进大型民营企业知识资源管理。在大型民营企业档案形成的过程中，是对知识的输入分类加工的过程，所以在这一过程中所形成的档案就是知识文件，所以这些知识档案具有显性化的特点。通过建立大型民營企业档案馆，利用信息化技术不仅能够保证大型民营企业的知识档案实现共享，而且还能够扩大大型民营企业档案的整体覆盖范围。

（三）充分发挥大型民营企业档案管理的文化功能。在大型民营企业档案管理的过程中，最主要的是记录大型民营企业自身的发展情况，通过将实物档案以及纸质档案展出的形式，既能够增强对员工的宣传与推广，而且也能够营造良好的大型民营企业文化环境，提高大型民营企业员工自身的归属感。

（四）加强档案信息数字化存储的质量。对大型民营企业来说，通过数字化档案管理的方式可以有效增强档案存储的质量和水平，所以必须积极建设数字化档案存储平台。在系统架构的过程中，必须坚持长远规划与发展的需求，既能够保证符合档案管理的本身需求，又可以适应未来发展，增强对于数字信息的保护。

三、结论

本文对大型民营企业民营档案存储方式进行分析，深入总结了当前大型民营企业档案库房在设置的过程中存在的不足，并且提供了相应的解决对策，明确了档案存储方式的选择原则，希望能够为同行业的人员提供重要的参考。

【参考文献】

[1]程贵宝.电子档案存储载体的选择及保管方式[J].山东档案，2018（02）：36-37.

[2]张峻山.基于数字社区建设的数字档案长期存储探讨——以斯坦福大学数字档案长期保存项目为例[J].图书情报导刊，2016，1（08）：136-139.