新时期办公室档案管理策略研究

邓艺琳

【摘要】档案是办公室工作的重要记录形式，应该进行科学的保管和存档，以便日后查阅。因此在实际情况下，深入分析单位办公室档案管理的有效策略，对于促进单位管理水平的提升，具有十分积极的理论和现实意义。

【關键词】办公室;档案管理;策略;管理创新

办公室档案管理是单位的一项重点工作，良好的档案管理工作是单位整体管理水平的直接体现。但是一直以来，单位对于档案管理工作的重视程度明显不够，从而导致办公室档案管理模式陈旧，管理观念落后，无法适应当前时代发展对于档案管理工作的总体要求，有待进一步创新提升。在工作实践中，要针对新时期办公室管理中存在的主要问题，有针对性进行整改，提升办公室档案管理综合水平。

一、办公室档案管理过程中存在的突出问题

（一）对于办公室档案管理不够重视。在工作实践中，除了专门管理档案的部门之外，档案管理在其他单位并不是主要的工作，只是基础性工作之一，一般单位的领导者将主要的管理精力集中在主要业务之上，对于档案管理工作的重视程度明显不够。很多单位在管理过程中并未意识到办公室档案管理工作的重要意义，仍然按照传统的管理观念和管理模式开展工作，在办公室档案管理过程中，不投入相应的资金，从而导致在实际的档案管理过程中基础设施不够完善，这就给办公室档案管理带来一定的安全风险，不利于办公室档案管理工作的有序开展。

（二）办公室档案智能化管理有待提升。对于单位管理来说，在办公室档案管理过程中，由于档案管理具有一定的特殊性，很多时候需要在管理过程中将纸质版的文字资料目录录入电脑，生成电子版的数据形式，然后便于存储和管理，这是办公室档案管理信息化中最为基础性的工作。同时这种信息化管理形式与传统的管理方式相比，在查找和共享方面有着得天独厚的优势。在大数据共享平台的操作过程中，很难避免操作漏洞，一旦办公室档案管理计算机出现问题，就很容易受到外来的攻击，导致存储数据丢失。因为档案记录的都是具有重要信息价值的资料，一旦发生泄露，将造成巨大的损失，给档案管理工作造成严重的损害，影响办公室档案的信息安全。

二、加强办公室档案管理的有效策略

（一）加强大数据管理能力，提升管理综合水平。在新时期开展档案管理工作，要充分利用现代信息技术，特别是现代大数据技术，与档案管理工作存在着紧密的联系，对于丰富和提升档案管理综合水平具有重要意义。在档案管理实践中，通过融入大数据技术，加强档案数据的搜集、整理，可以进一步进行数据筛选和分析，形成有价值的信息，推动传统档案管理工作提档升级。在档案管理实践中，大数据技术的应用包括三个层面：第一是基础数据信息存储设备的配备，第二个层面是注重数据信息的收集和整合，第三个层面是优化技术算法，对收集到的信息进行有效分析，进而可以对下一步工作进行有效的指引，提升数据信息综合分析与整合能力，满足现代档案管理工作的发展需求，提升综合管理效能。

（二）提高对办公室档案管理的重视程度，优化规范化系统管理。为了有效防范档案规范化管理过程中的安全风险，应该对办公室档案管理工作给予足够重视。也就是说，应该在认识到办公室档案管理工作重要性的基础上，积极创新办公室档案管理模式，运用数据技术，提升办公室档案规范化管理的整体质量。同时，加大档案管理方面的资金投入力度，完善基础工作设施，配备具备先进管理系统的规范化管理设备，简化办公室档案规范化管理工作流程。根据办公室档案管理的实际特点，完善相关的系统建设，解决档案规范化管理过程中基础设施不健全的问题，促进档案规范化管理质量不断提升，有效提升办公室档案管理质量。

（三）优化管理流程，建立科学完善的办公室档案管理工作标准。在办公室档案管理过程中，应该积极制定和完善办公室档案管理制度，制定严格的工作标准和工作流程。可以根据本单位工作实际，结合办公室档案管理的基本特点，制定符合发展特征的办公室档案管理工作标准，并在内部进行宣传和普及，要求工作人员严格按照指定的工作标准和工作流程执行。对于其中发现的问题，要及时进行整改，避免问题扩大带来的不利影响。

（四）提升工作人员专业素质，满足现代办公室档案管理需求。在管理实践中，应该在提高办公室档案管理工作人员专业素质方面多下功夫，积极采取各种行之有效的措施，提升办公室档案管理人员综合素质。单位应该积极更新管理观念，对于办公室档案管理工作配备专门的工作人员，选择具备办公室档案管理专业知识的人员，并且积极组织档案工作人员培训，从外界聘请档案管理领域的专家学者，针对当前时代背景下的办公室档案管理问题开展培训，提升工作人员的专业素养，有条件的单位还可以在社会上招聘具备较高档案管理专业素质的人才。

三、结语

综上所述，办公室档案管理是单位的一项重点工作，应该给予足够重视。在工作实践中，应该积极采取有效措施，优化档案管理流程，建立科学完善的办公室档案管理工作标准，促进办公室档案管理水平不断提升。

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