论加强流动人员档案管理信息化建设工作

邝豪杰

【摘要】人事档案具有真实性、全面性、现实性、动态性、流动性和保密性等特点，具有很高的保存价值和实用价值。流动人员档案管理有特殊问题需要针对性解决，本文主要以信息化管理方面所产生的积极意义及如何加强其建设工作两点进行讨论。

【关键词】流动人员;档案管理;信息化

随着社会经济的发展，衍生出流动人员这一类社会成分。而经济一体化、经济发展地域不均衡等国内经济发展形势的出现，致社会人口流动的现象不断增多，流动速度也在日渐提高。这无疑加剧了档案管理工作的困难程度。流动人员是相对于固定人口的一种说法，主要是指户口没有在居住地，但是又取得合法居住的人，即“人户分离”的人口。流动人员的人事档案管理工作，相对于固定人口的档案管理工作来说，更为复杂与艰巨。为了更好地推进流动人员档案的整体建设，顺应时代发展，信息化管理流动人员档案有着极为重要的意义。

一、流动人员档案信息化建设的意义

（一）流动人员档案管理信息化可以减轻工作人员工作强度。旧式手工收集档案管理方式，要求工作人员手工将档案进行收集管理，工作量繁重，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果档案管理采用信息化的手段，便可实现档案信息化管理带来的网络化、自动化及实时化等优势。一来可以更为快捷地实现对数据的收整管理。二来录入的数据方便进行重复调用和检索查询。三来可避免不必要的人力资源浪费。档案的信息化管理真正实现资源共享，可大大减轻工作人员的工作强度，使工作人员的工作效率有效提高。

（二）流动人员档案管理信息化可以加强档案信息的安全以及保密。对于每一位社会工作者来说，档案是极其重要的信息资源，会直接影响到个人的求职及发展，档案信息擁有比较高的使用和保存价值。采用档案管理信息化的做法，能够有效加强信息的安全性以及保密性。一来相对于旧式的纸质保存方式，可以避免档案在长期翻阅查找的过程中，经常会出现磨损或者是丢失的现象。二来采用信息化的管理手段能够随时随地快速对档案信息进行检查，确定是否保存完好。三来可以对档案信息进行备份处理，增强了其安全性。四来可以同时利用加密等手段，确保信息不被窃取，从而在多方面保证档案信息的安全以及保密。

（三）流动人员档案管理信息化可以避免档案在投递间出现问题。在流动人员的档案传递过程中会出现很多问题，比如建构编制或者人事调动等方面的原因导致人事档案管理人员变动，就会在一定程度上影响档案传递工作的接收、利用、转出。若出现当事人自己携带档案或者在转接档案时不盖密封章等现象，就会伴有私拆、私改、私删或丢失等负面现象的发生，会严重影响到人事档案的安全性与真实性。流动人员人事档案信息化的建立，能够实现流动人员档案信息在网络平台上的资源共享，相关组织和部门只要获得其相应的审阅权限，便可及时查询和审核流动人员的个人信息，及时掌握流动人员德才表现，既节省资源成本，又方便快捷，避免了档案传递过程中存在的种种问题。

（四）流动人员人事档案信息化有助于流动人员人事档案的动态管理。现有的人才服务机构中档案管理人员配备相对不足，无法保证档案的及时更新，致使大部分流动人员人事档案仍处于刚进来时的状态，当事人的升迁、技术培训、工作业绩、工作鉴定等方面的情况未能及时入档，影响档案本身该有的完整性。所以人事档案管理是一项需要不断跟进的工作，有着时效性，需要及时更新档案内容，实现动态管理。

二、加强流动人员档案管理信息化建设的对策

（一）增加资金投入。国家对于各方面工作的资金配给难免有所偏倚，国家对于流动人员人事档案管理的专项资金拨款相对其工作内容还有不足，应增加其资金投入来应对流动人员人事档案管理方面的工作支出。比如优化基础硬件设施配置、提高相关从业人员的专业技术和从业素养、加强电子文件保管及技术等各项工作。

（二）建立网络安全屏障。网络安全建设是否健全，对于档案的信息化管理有很重要的影响。对于可能出现的安全漏洞、可疑木马或病毒、黑客或者恶意攻击、网络连接的不稳定等多方面网络安全问题应有相应的解决办法。

（三）采用云储存方式。对于流动人员档案来说，档案内容不断更新，电子文件的数量会不断增加，以及其他种种问题，会给存储管理带来一定的压力。地方相关部门采用云储存的方式，可以很好地解决这些问题。其具有数据储存及业务访问的功能，也可提高其安全性，降低成本，加大资源的利用率。

（四）健全信息化法规制度建设。当前，流动人员档案管理法规中专门针对信息化方面的内容较少，需要尽快出台相应的法规制度，根据其特有的流动性问题，提供相应的法律保障，构建一个可行性强、实效性强的流动人员人事档案信息管理法律法规体系。

三、结语

建立信息化的数据档案方便人们浏览审阅，既能和纸质档案关联，又能提供多种渠道检索，对于流动人员来说，有着积极的意义。现代信息技术融入在档案管理中，满足了社会发展的实际需求，紧跟时代的脚步，能够大大提高工作的效率，能够有效保证档案信息的安全性以及保密性，能够确保档案信息得到最大化的开发以及利用，有效降低了工作人员的工作强度，对于人才的引进、经济的发展、社会的进步等都有着重要的作用。

【参考文献】

[1]李全喜.流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（6）：11-12.

[2]陶碧云，马仁杰.运用网络技术解决电子档案关联利用问题的构想[J].档案学通讯，2005（6）.