如何做好事业单位档案收集工作

巩新平

摘要：在事业单位档案建设工作中，事业单位档案收集工作是最基础的一个环节，如果事业单位档案收集工作无法开展，那么档案工作也就无法进行，事业单位档案收集工作对事业单位档案工作影响很大，是其整体建设的出发点与保障。基于此，本文就如何做好事業单位档案收集工作的相关内容进行了分析，以期促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

关键词：事业单位;档案收集工作;有效措施

档案管理工作作为事业单位资源管理中的一部分，能够为事业单位提供真实可靠的资源信息。而在该项管理工作中，档案收集是重中之重，关乎档案质量，也是所有管理环节的基础。只有档案收集工作落到实处，才能确保企业所需资料的真实性、完整性和准确性，才能发挥出其应有的价值。

一、事业单位档案收集工作中存在的一些问题

1、档案收集的规章制度不健全。

对于形成的文件材料和各种音像制品、实物及模型等，区分不清哪些该收集归档，哪些不在归档之列;有的事业单位虽有较为完整的档案收集制度，但在实施过程中却抓的不紧，执行不力，常常是“平时不过问，年终忙一阵”，给整个档案收集工作带来了非常不利的影响。

2、档案意识薄弱，存档意识欠缺。

因为档案意识薄弱，致使档案收集工作的效用与价值依旧不被社会公众认可，进而导致档案收集工作处在被动的局面，档案材料在社会公众手中丢失、损坏。一些部门为了方便自己利用，不愿将文件移交到保密室，尤其是照片资料、声像资料和同业务有关的资料。当机构调整或是人员变动时，未做好档案移交工作，会导致该单位档案收集不完整，影响内部工作效率的提高。

3、人员建设有待加强。

首先，档案收集工作的在职人员并不是唯一和固定的，流动性较大，一旦在职人员不在该岗位上，而交接工作也没有落实到位，甚至有些非常重要的文件、资料等不知道放在哪里、丢失或因为利于使用而占为己有，就会导致大量的文献资料出现空缺。其次，档案收集工作由于不受重视，在职人员队伍整体的综合水平呈现出不平衡性，不仅技艺不精，思想觉悟也不高，缺乏工作积极性和主动性，没有树立起责任意识和服务意识，很容易造成档案资料的泄漏和丢失。

4、事业单位档案管理部门缺乏必要的沟通与协调。

事业单位档案管理部门要想很好地完成档案收集任务，就必须深入各相关单位或部门搞好调研，切实掌握应入馆（室）档案的形成、流动、积累和管理等方面的情况，还要了解相关单位或部门的专、兼职档案员的工作态度和业务能力。若对这些都一无所知，对档案收集工作又缺乏必要及时的指导，则很难保证档案收集任务的顺利完成。

二、如何做好事业单位档案收集工作

1、完善归档机制，保证归档资料完整。

构建健全的归档机制是做好档案收集工作的基本条件，还是确保档案完整的关键点。归档机制具体包含归档时间与归档范围等，归档时需注重以下几点工作：第一，保证归档范围的明确性与完整性，防止出现漏收或是少收档案资料的状况，归档范围完整性指的是立档单位构成的各类档案需全是归类到收集范围之中，全部收集。第二，增强文件管理力度。为了规避上级业务部门下发到各业务部门中的文件资料散失，需构建公文登记机制，即凡是通过上级部门下发到业务部门的文件材料，皆先由文书部门进行登记，如此每个部门归档哪些资料，档案部门充分掌握。第三，档案部门需增强同相关部门的联系，相互配合，保证归档材料完整。

2、提高档案人员主动收集意识。

一直以来，档案人员都欠缺社会意识，以往的思想与作风无法从根本上消除，诸多人留恋传统的机关权威，而不愿意融入公共文化事业中，让档案收集工作处在被动的局面，若想转变这种状况，相关部门一定要加强档案人员的综合素养，端正其工作态度，调动其工作积极性与主动性，加强档案收集的准确性与完整性，树立一种敢抢、敢抓的思想，做到嘴勤、手勤，化被动为主动，让社会公众感受到档案收集的效用与价值，赢得群众支持与信任，为档案收集工作有序开展提供有利条件。

3、加强管理队伍建设。

加大对档案收集工作的支持力度，给予一定的经费、场所，事业单位领导也应该通过充分发挥带头模范作用，加强对从业人员的培训，采取“请进来走出去”的方式，扩大员工的对外交流和学习平台，从根本上转变从业人员的思想。另外鉴于档案工作的内容复杂多样且含量大，因此对人员的培训也要从不同角度来进行。事业单位应该在选拔和任用人才初期，对其思想觉悟和专业知识进行严格的考核和审查，择优录取。

4、加强事业单位档案管理部门与各业务部门的沟通协作。

事业单位档案管理部门对于业务工作中形成哪些文件材料以及各种文件材料的形成过程并不清楚，而各业务部门人员对其各项业务活动中文件材料的流程都很熟悉，但他们对档案管理工作又不是很清楚。这就要求档案管理部门的人员与各业务部门的人员加强沟通联系，使档案管理人员对业务工作的大致计划及各项业务的流程有所了解，以便于档案管理人

员清楚各类工作应该收集哪些文件材料;同时也使各业务部门的人员了解档案管理工作中的一些规范和要求，知道哪些文件材料应该移交归档，以及对移交归档的文件材料有哪些要求，以便于各种文件材料的移交归档。只依靠档案管理人员收集或者等各业务部门主动往档案室移交是不能得到完整齐全的归档材料的，这需要各相关部门的共同关心和配合，使档案管理部门与各个业务部门共同构成档案工作系统。

三、结语

总之，随着社会的发展，档案的作用越来越突出，档案收集工作是提高档案管理质量和水平的基础和关键。做好人事档案收集工作，不仅能够为事业单位人才队伍建设提供支撑材料，还能在服务地方经济发展上起到人员筛选作用。所以，事业单位要从自身出发，加强对该项工作的重视，提高工作人员的综合素质，并利用现代化信息技术创新收集工作模式和平台，以其准确性、完整性来确保档案资料社会和经济价值的充分发挥。

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