Word批量处理在预算执行审计中的运用

◆孟 歆 彭 晓/武汉市江汉区审计局

在财政预算执行审计中，数据取数完毕后，需对同一个问题的不同单位进行批量取证，此时同类问题可能涉及几十个不同部门，如果采用逐张粘贴复制的方法，不仅工作效率低，而且在粘贴复制过程中容易出现差错。笔者通过word与excel的链接批量生成凭证有效地解决了这个问题，下面以预算执行审计中“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”问题为例，来讲解该方法的使用。

第一步，撰写标准取证单作为取证模板，如图1所示。

图1 标准取证单

第二步，将所有需取证的单位按照模板取证单的取数要求制作excel表格——特设专户账户余额与单位账面数存在差异表（以下简称差异表），此表作为批量取证单的内容表，其内部格式的设计很重要，设计的表中不能出现合并单元格，将表格第一列设为取数列，并插入一列“命名”，以便于后期批量生成取证单的同时，可以批量生成取证单名称。差异表里的sheet命名为“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”，以便后期操作时更快找到数据源，如图2所示。

图2

第三步，打开制作好的取证模板，找到“引用—邮件合并”点击进行合并，如图3所示。

图3

第四步，点击“打开数据源”，选中之前做好的数据源（差异表），如图4所示。在此步骤中应保证需打开的差异表处于关闭状态，否则很容易出错。

图4

第五步，打开数据源后，选中差异表中的sheet，并点确定，如图5所示。

图5

第六步，选择需要链接的地方，如选中“被审计（调查）单位或个人”栏后面的“*”，点击“插入合并域”，插入第一个字值段——“单位全称”（此处注意必须选中*，否则链接的时候只会插入不会替代，最后生成的模板会出现“*”），如图6所示。

图6

确认完成此步后，模板就会变成图7所示界面，表明已成功插入数据。

图7

第七步，将要插入的数据重复第六步操作，最后形成带数据的模板，生成后如图8所示。

图8

完成上述步骤后，进行第八步操作，点击“合并到不同新文档”后（如图9所示），在“以域名”中选择“命名”，选择保存方式、文件位置及合并记录、点击确认，凭证就批量生成了（如图10所示）。

图9

图10

在制定文档保存的位置（“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”文件夹），可以看到生成的凭证。至此，批量生成取证单已全部完成，如图11所示。

图11

在进行第八步操作时，也可以直接点击“合并到新文档”，点击后会在一个新word文档里面同时生成所有的取证单，该步骤便于打印，但不容易区分单位。

当然，此方法不仅适用于批量取证，在处理其他审计事项时，也可以运用此方法。例如在行业审计中，需要多部门协助形成最后汇总报告时，可利用该方法进行报告修改，操作步骤大致相同。在汇总报告起草时，编辑报告、链接对应的问题excel表，在后期复核修改数据时，只需要在excel里面修改好后，点击重新生成，之前链接好的报告数据就会随着excel表数据变动而变动，大大减少汇总时因分项数据变化导致总体报告变化而需要更改数据的工作量，也会降低报告数据核对的差错率。