高校二级单位科研秘书如何做好科研管理工作

摘 要：高校科研管理工作是提升高校科研能力和水平的重要环节，对于促进高校双一流建设的发展也有重要意义。本文从高校二级单位科研秘书工作定位、工作能力需求和如何创新管理等方面进行阐述，以期为高校科研管理工作提供参考。

关键词：高等院校；科研管理；科研秘书

高校作为基础研究、应用研究、技术创新、成果转化与应用的主力军，在国家创新发展中发挥着越来越重要的作用。随着，高校科技迅速发展，科研经费投入的不断增长，充分利用科研资源的优势，让科研人员努力研究创新的同时，做好与科研活动密切相关的科研管理工作也显得尤为重要。科研管理工作是指高等院校针对高校各级别项目、课题、科研成果、知识产权、获奖等方面的具体管理[1]。通过科学、高效的科研管理方式，能够促进高校科技的发展。大多高校现采用二级科研管理模式，二级学院和独立科研机构（以下统称为“二级单位”）科研秘书作为学校和学院之间的联系人，对高校科研工作发展，管理工作效率起到重要作用。笔者结合工作实际，谈一谈科研秘书应从哪几方面着手提高科研管理工作的效率。

1 明确工作定位，提升自身能力和素质

科研秘书是高校科研管理体系和模式的重要组成部分，既要服务于学校科研管理部门，又要服务于单位的老师和科研人员，发挥着信息桥梁、参谋助手、管理服务等重要作用。受传统观念的影响，很多人对科研秘书的印象就是跑腿的、打杂的、办事的。为了更好地发挥科研秘书的作用，改变传统观念的束缚，科研秘书本身要明确自身定位，多方面着手提高自身管理和服务能力。

1）要有必要的专业知识做支撑。科研秘书工作不仅仅是单纯的行政职能，需要面对单位科研人员所有专业对应的科研工作，有相应的专业知识做支撑，在自身能力的培养提升，加强对学科现状和趋势发展的学习，加强专业知识等在内的科研管理技能的培训中，就能更好地提高工作效率和成果，也为科研工作和科研管理工作的顺利开展提供必要的保证。

2）具有较强的责任意识、服务意识。高校科研管理的根本是为科研服务，而服务的主体则是高校科研人员。科研秘书在科研创新工作中发挥桥梁纽带作用，在学校科技主管职能部门和单位分管科研领导、科研工作人员之间，一定要秉着高度负责的工作态度，发挥好“上传下达、下情上传”的作用。目前科研主管部门大多采用网络办公，工作群发布各种科研项目相关信息，这就要求科研秘书有高度责任心，根据单位科研人员研究领域、方向全面筛选，获取有效信息，并研究申报信息与分管科研领导沟通汇报等。良好的服务意识，能够保证同科研主管部门和科研人员之间的有效交流，能够将科技管理工作做细作扎实。

3）科研管理工作要“细心”，有一定的书写能力。工作中涉及到科研制度和规定的制定、科研工作会议、项目申报、验收、过程管理、成果统计、报奖、成果转化与推广等方面，事情难度不高，但却很繁琐。需要秉着严谨细致的态度，严格地进行编撰、组织、准备、记录等。而且日常科研管理工作中通常涉及到上级主管部门下达的各项临时工作，如统计数据、填报表格等。较强的书写能力是保证工作顺利开展的一个必备条件。

4）严格财务制度，合理编制和使用科研经费。科研经费是进行科学研究并取得成果和效益的必要条件。科研项目经费的使用应严格按照中央文件精神和相关项目的资金管理规定，进行认真编报预算和使用获批经费。科研秘书要为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供咨询服务和政策指导。从2015年以来，根据《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）和《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>的通知》的文件精神，高校及科研院所普遍根据单位实际情况，建立并健全了科研财务管理制度，并由财务部统一进行国家科技政策、财政政策等相关规章制度的系统培训，逐步形成专业化的科研财务助理队伍。为科研人员，提供科研经费等相关服务，让科研人员潛心从事科学研究，促进了科技创新与财务管理的有机结合。

5）注重团队合作，有一定的组织和协调能力。单位科研管理工作不是单打独斗可以完成的，需要领导、科研人员和实验技术人员等一起通力协作。科研秘书在工作执行中，有一定的合作精神、组织和沟通协调能力就显得尤为重要。如果有领导适当的指导更会事半功倍。

6）应具备档案收集、整理及管理的能力[2]。科研秘书在日常工作处理过程中，要注重相关工作的档案保存，尤其是科研人员的基本信息、科学研究领域、获批项目、科研成果等，以便在科研项目申报过程中进行条件筛选，年底进行单位科研成果的统计和年度科研档案的归档、移交等工作。纸质和电子档案管理工作的有序开展，对提高后期工作效率和科研工作的绩效量化统计有很大帮助。

7）具有保密意识，严守科研信息。对于单位和科研人员的科研项目的开展情况和科研成果要有一定的保密意识，尤其是涉及一些国防类有保密级别的项目，更要符合国家和单位相关保密政策和法律规定，严格执行信息保密制度。

2 积极配合单位领导创新管理对策[3]

1）配合高校、单位领导落实科技项目申报的广泛动员和进展情况的监督和管理工作。高校领导都高度重视科研工作，每年定期召开科研工作会议，布置安排科研工作，检查二级单位科研计划的实施和进展情况，并在国家政策允许的情况下，根据科研计划完成情况给予二级单位及科研人员一定的科研经费支持，激发科研工作者科研热情。二级单位分管科研领导也会对单位科研优势、研究现状和发展方向准确把握和合理布局，认真组织，集中优势科研力量，加强项目申报力度，提高成功率，并及时总结成绩和经验，找出差距和不足。在组织项目申报工作中，采取广泛动员，重点推荐，并对缺乏项目申报经验的人员给予必要的指导，使参与人数增加，范围扩大。科研秘书在领导科研管理工作的决策中，要做到积极配合，准确把握，合理建议，执行到位，为各项工作的顺利开展奠定坚实的基础。

2）相互配合落实好科研经费合理使用工作。科研经费是进行科学研究并取得成果和效益的必要条件。科研项目经费的管理使用遵循积极争取、专款专用、遵纪守法、精打细算、多创效益的原则。二级单位根据具体情况配备一位或多位科研财务助理，协助科研人员在财务部管理下合理使用经费。科研秘书在执行科研管理工作中，需要与科研财务助理之间多沟通，相互配合，切实把科研经费管理、使用工作做好，为科研工作的有序开展提供必要支撑。

3）配合做好科研团队建设，提高团队凝聚力。单位领导会根据单位科研工作全面布局需要进行现有人员的系统培训学习和招纳人才。在此过程中，科研秘书要配合领导和人事部门做好科研相关工作。在引进后，要全心全意做好人才的科研服务工作，配合领导做好人才和技术人员的个人发展规划的合理全面布局，做到“引得进，留得住”，为保证团队凝聚力和可持续发展提供服务性支持。

3 结束语

高校科研管理工作是提升教学水平的基础工作，是促进专业学科建设和发展的前提，科研管理水平的高低已成为衡量高校综合实力的重要依据。科研秘书作为高校科研管理体系和模式的重要组成部分，应明确定位，完善自身能力，提升自身科研管理能力水平，协助和配合单位领导科学、规范、高效、有序地完成科研管理工作，助力单位持续发展和学校的双一流建设。

参考文献

[1]李滟波.探究校、院（部）二级科研管理体制下科研秘书的职责[J].教育现代化，2017，4（34）：327-328.

[2]孙雪花.高校二级学院科研秘书工作定位及职能要求[J].教育教学论坛，2016，（24）：107-108.

[3]窦芳.做好高校科研管理工作的几点思考[J].中国民航飞行学院学报，2016，27（4）：79-80.

作者简介

陈秋艳（1982-），女，汉族，吉林，武汉大学动物实验中心，医学硕士学位。