关于学校档案工作的规范化与标准化管理研究

沈莉芬

摘 要：从学校档案工作的规范化与标准化管理概述角度出发，通过分析档案工作定义，明确其规范化与标准化的特征与意义，进而提出合理的管理建议，以期为高中档案工作管理人员提供参考。

关键词：高中；学校；档案工作；规范化；标准化管理

档案工作在学校日常整体管理工作中占据着重要的地位，此项工作不仅可以促进学校的发展，更能够帮助学校对日常建设工作的整体评估提供科学依据。因此，为了全面提升学校档案工作的整体质量以及效率，必须让有关人员致力于此项工作的规范化与标准化管理。

1 学校档案工作的规范化与标准化管理概述

1.1 档案工作定义

档案工作又被称作档案管理，属于档案馆或者档案室的相关管理人员对檔案信息以及档案实体展开直接性管理，且提供相关服务的一类业务工作，它是我国整体档案工作中的最基本环节[1]。

1.2 学校档案工作的规范化与标准化特征

1）归档标准更科学。学校档案资料具有实时变化、种类繁多等特点，因此，校方需要引进更加科学的归档标准以及相关模式才能使此项工作更加的开展更加顺利。校方在引进更加先进的信息化管理模式后，能够最大限度地缓解工作人员的压力，并且能够有效为档案建立大数据库，方便了相关人员对档案的查阅，进而充分提升档案工作的效率以及质量。

2）平台存储量更大。在引进先进的互联网信息平台后，在多媒体的帮助下，档案工作管理人员能够更方便、迅捷地开展档案工作。随着计算机的不断更新换代，Excel表格、WPS文档等软件已经成为工作人员日常工作的必备软件，这些都能够帮助校方对各类档案进行分类、整理和储存。电子文档在计算机中的占用量较小，加之更新换代后，计算机存储量越来越大，相比于以往的纸质版档案，能够使档案相关各项工作都更方便。

3）相关的成本更低。如上文所述，先进的电子档案管理工作能够方便有关人员对档案进行分类、整理、储存以及查阅等，而这些工作很多时候仅需少量计算机、少数工作人员便能做到，不仅能够有效为学校节约人力、简化工作流程，还能够通过规范化与标准化指标促进工作人员努力工作，同时还能够有效提升档案资料的真实性以及准确性。

1.3 学校档案工作的规范化与标准化意义

学校的档案管理工作能够将校方真实的教学质量、学校管理状况反映出来，从而为教师、校方的日常工作改进提供全面、准确的参考。虽然如今我国已经进入了互联网信息化时代，然而很多学校相关工作人员并未与时俱进，管理方式仍显落后。因此，学校档案工作的规范化与标准化能够及时帮助这部分工作人员对档案工作进行深入优化，从而全面提升此项工作的整体效率以及质量。

2 学校档案工作的规范化与标准化管理建议

2.1 引进先进的管理人才

人才是任何部门、单位得以顺利、健康、快速发展的重要核心，学校的档案工作也是如此。因此，一方面，学校应当积极引进先进的管理人才，全面扩大档案工作管理人员的选聘范围，将理念先进、知识基础扎实且专业能力较强的综合型人才及时引入；另一方面，对于校方原有的档案工作管理人员，应当根据其实际能力水平进行岗位重新调配，以达到“人尽其用”。

除此之外，校方还应当定期组织档案工作管理人员参加各项培训：

1）培训档案工作管理人员管理方面的专业技能，如对各类档案资料如何有效地进行存储、分类、分级及其具体实施措施等，使其工作更加规范化，从而最大限度地防止出现档案损坏、操作失误等问题。

2）培训档案工作管理人员管理方面的理论知识，一方面使其能够了解并掌握到档案工作的发展动态，并更新相关知识；另一方面，使其更加明确自身的工作职责，熟悉相关工作的各项工作标准，逐步使其增强对自身工作的重视程度，进而使档案工作更加标准化。

综上所述，引进先进的管理人才，并对其进行及时、有效的培训，能够极大程度地提升学校档案工作的规范化与标准化管理，最终提升整体工作的质量以及效率。

2.2 强化档案信息化建设

伴随我国整体社会经济的飞速发展，我国的互联网信息技术水平正在不断提高，计算机信息技术已经在高中各个方面得到了广泛的普及。为了全面提升学校档案工作的规范化与标准化管理，使之紧随时代发展的步伐，高中必须及时强化档案工作的信息化建设，并且做好以下几方面工作：

1）学校必须及时完善自身的档案工作信息化基础设施：（1）通过先进的互联网信息技术，构建可以实时共享的档案工作管理系统，从而使学校各部门得以通力协作，进而充分提升相关工作的整体效率；（2）校方应当及时更新并引进更加先进的信息化设备以及档案工作相应的管理技术，设备包括数码相机、最新型的工作计算机以及扫描仪、打印机等，技术包括微缩技术、计算机技术以及数据库管理技术等，同时也要及时让档案工作管理人员及时掌握这些技术。

2）因为新时期的档案资料大多为电子档案、电子信息，所以校方必须让档案工作管理人员充分学习并掌握电子信息技术。然而互联网具有一定程度的开放性，使得电子信息存在一定程度的安全风险。因此，档案工作管理人员必须定期对电子档案进行定期的归档，并且用U盘、网盘等及时拷贝电子档案加以保存、备份，确保即使计算机出现问题，也能将风险和损失控制在最小程度。

2.3 建立健全相关的制度

制度是所有单位各项工作得以顺利开展的基本凭证，学校若想全面提升学校档案工作的规范化与标准化管理，就必须及时建立健全相关的各项制度，以便使工作人员能够在开展档案工作时有理有据。当前高中学校最需要从以下两大方面着手：

1）学校应当及时完善并细化档案工作的分级制度，因为校方的档案种类繁复、数量庞大，各类档案资料的重要性都有所不同，所以校方必须及时使档案工作的分级制度得到充分细化以及完善，如此不仅能够使工作人员的压力得以有效缓解，更能够促使学校档案工作得以规范化与标准化管理。

2）学校必须建立健全档案工作的管理制度，并结合学校的实际情况制定合理的追责制度。即将档案工作细分到学校的各部门，从而使各部门的档案工作人员明确自身的工作职能，一旦工作出现问题，校方能够及时找出问题根源所在，从而有效提升档案工作的整体质量以及效率[2]。

3 结论

总体而言，高中学校的档案管理工作对于高中的整体发展意义深远。因此，校方应当积极引进相应的综合型管理人才，并且充分配合档案工作管理人员进一步完善相关制度，进而使此项工作更加规范化与标准化，从而全面提升此项工作的整体质量以及效率，以便为高中学校的未来发展提供更准确、可靠的参考凭证。

参考文献

[1]张桂英.如何推行档案管理工作规范化、标准化[J].办公室业务，2018（04）：143.

[2]张丽霞.档案管理工作的规范化和标准化浅析[J].企业改革与管理，2017（12）：18.