对水利档案信息化建设的几点思考

于朝霞

摘 要：水利档案信息化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。笔者结合自身实践工作，对水利档案信息化存在的问题提出自己的几点建议。

关键词：水利档案信息化建设 问题 具体措施

水利档案信息管理系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂工程。为了做好水利档案信息资源收集，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进水利档案管理工作更好地为全市水利工作服务，提出以下几个观点：

1 水利档案信息化建设的基本原则

1）开放和利用为中心的原则。在档案信息资源中，除去关系国家安全及个人隐私的内容，大部分是可以开放和利用的。因此，在档案信息化建设中，特别是在相关软件的开发中，要围绕开放和利用来设计。

2）要坚持统一规划、统一标准规范的原则。由于受档案实体管理模式的影响，档案信息化管理的标准、规范未能及时统一，这给档案信息的传输、接收和整编带来了较大的困难。

3）要坚持抓住重点、阶段性推进的原则。水利档案信息化建设要经过起步、试运行、成熟、全面应用等发展阶段。现阶段工作重点应放在档案信息的有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才培养以及相关政策法规和标准的制定等方面。

4）要坚持以基础工作带动数据库建设的原则。档案信息化，特别是档案信息库的建立，要依靠基础工作才能实现，夯实基础工作，建立和完善数据库，是水利档案信息化建设的核心和关键所在。

2 水利档案信息化建设存在的问题

1）对综合档案信息化建设重视不够。系统内部偏重于工程建设、水资源管理、水环境监测等方面的信息化建设，对于支持和服务全局的综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能。

2）档案管理人员缺乏现代档案管理技能。在水利系统办公自动化普及过程中，计算机应用仅限于目录级检索，未对相关人员进行系统的培训，一些档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。

3）缺乏统一规划和技术支持。虽然水利档案管理按照档案局的要求在档案管理目标晋级中达到合格，并取得了一定的成绩，但按照信息化的要求还有相当的距离。在开发一些专业应用软件时，没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面，水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准。

4）数据库建设不够完善。水利档案信息化建设正处于由文件向信息化的过渡阶段，要经过由低到高、由单个到群体的过程，开发和建设数据库系统是做好档案信息化建设的核心和基础。

3 水利档案信息化建设的具体措施

1）要加强领导，增加投入。加强领导是核心，应成立由分管领导挂帅的、各部门负责人参加的领导小组，研究总体发展方案，确定阶段性工作目标，统筹协调解决在建设过程中遇到的问题和困难；要明确工作机构和工作人员，落实具体工作任务并跟踪监督检查；要把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划，列入所属各部门管理目标责任制，增加投入是关键。水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程，需要配备一定规模的硬件设施，资金需求较大，因此，每年的资金投入都要与信息化建设任务相匹配，以保证工作的有序开展和正常运行。

2）要注重管理，丰富室藏，水利档案信息资源建设必须从源头上抓起。第一、要制定与水利信息化建设相协调的档案信息化建设发展战略和工作计划，为保证水利档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。第二、要增强综合档案室的业务监督和指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，实现档案收集、管理的标准化、规范化。第三、要加强档案管理软件的应用，在水利系统内推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，推进水利档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。第四、加大电子文件的归档管理必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要建立严格的信息管理制度，以保证本系统电子文件的真实、完整、可靠和安全；要严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现“数字化档案室”。第五、要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥网站的作用，有计划地上载开放的水利档案目录，或公开开放的水利档案全文信息，向社会提供网上查询的利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

3）要加强培训，促进队伍建设。档案信息化管理以计算机技术应用为载体，这就要求档案管理工作者不仅要具备图书、情报、档案等学科的相关专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。培养构建一支档案信息化建设复合型人才队伍是当务之急。这项工作可以从以下几个方面着手：

第一、加强培养教育，制定切实可行的培养计划，造就一批复合型人才，把与水利档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代化管理技术知识等列入指导教学计划，鼓励档案管理人员通过在职培训、业余进修等多种形式，提高档案业务人员掌握和运用现代技术的技能。第二、要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专業人才，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案业务人员掌握的运用现代化技术的技能，同时还要优化人员结构，以适应档案管理工作信息化的需要。第三、要加强对档案管理工作者信息意识的培养，改变传统档案管理工作中“重藏轻用”的现象，使档案管理人员能够充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。第四，要建立必要的激励机制，对某些项目实行项目管理，开展有偿服务，充分发挥档案管理人员爱岗敬业和积极进取的工作热情和主观能动作用，提高工作效率和质量，增强档案管理改革和发展的动力。

4）要充分利用计算机、扫描仪等先进技术，努力逐步开始水利档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。第一、将所藏档案案卷卷级目录实现机检，重要档案逐步实现文件级目录机检。第二、各科室在向档案室移交档案时，要逐步做到同时移交目录，力争在短时间内基本实现接收档案同时接收已有的目录。

5）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步实现档案全文作息查询，以提高服务效率和质量。第一、档案室应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法，积极建设相关的全文数据库的多媒体数据库。第二、加强电子文件归档管理。档案室要根据水利档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证有保存价值的电子文件真实、完整、有效。并积极研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。