如何做好档案信息公开工作

张兴

摘 要：档案信息公开的理论依据是档案的双重使用价值理论，档案对形成机关的使用价值随着时间推移开始向社会使用价值让位，价值不断转化，其社会性日益突出；加之档案信息作为社会信息的一种，具有共享性，且遵循档案机密递减规律，使得档案信息公开成为历史的必然。

关键词：档案信息公开；问题；策略

档案信息公开的理论依据是档案的双重使用价值理论，档案对形成机关的使用价值随着时间推移开始向社会使用价值让位，价值不断转化，其社会性日益突出；加之档案信息作为社会信息的一种，具有共享性，且遵循档案机密递减规律，使得档案信息公开成为历史的必然。档案信息作为社会信息的一种，其可共享性也使档案开放成为必然。档案信息是档案信息服务模式构建的基础资源。档案信息公开可提高档案机构知名度，增强社会档案意识；可促进档案馆业务建设，为档案机构的档案信息服务工作带来巨大动力。档案信息服务有两个必要条件：一是档案信息的质量和数量。其中优质的档案信息是档案信息社会共享的内在要素；充足的档案信息是确保档案信息社会共享的外在条件。二是档案信息的社会认知程度。档案信息的社会认知程度越高，档案信息共享的范围就越广。只有具备这两个基本条件，档案信息的社会化服务才成为可能，因此，必须重视档案信息公开工作，以便为档案信息服务提供充实的信息资源。

1 网络环境中档案信息利用保障问题

随着电子档案数量不断增多，档案利用网络化将不断发展。因此，档案法规建设要着眼前瞻性，以适应新时期网络环境下档案开放利用的需求。用法律手段管理、规范网络环境中档案信息开放利用服务的发展，也是世界范围的大趋势。强化档案信息数字化建设中的标准化、规范化、法制化体系建设，是提供网络档案利用服务的前提和保障。一是档案数字化技术规范标准体系建设。包括硬件基础设施建设方面标准，软件系统平台建设方面技术标准，字符内部编码标准，数据处理格式标准，信息输出、数据交换标准等。二是档案信息化管理、利用法规体系建设。包括电子文件归档，电子档案信息接收、征集，信息存储管理，信息利用及系统维护。其中网络查阅利用档案信息电子签名、电子档案法律效力、身份鉴别、信息加密、利用权限管理、系统安全维护等，均要建立相应的法规体系与管理制度。

2 正确处理保密与开放的关系问题

過去的档案保密制度，往往是只要求不泄密，没有考虑利用者使用方便，这是不全面的。判断一份档案应保密还是提供利用，只能以是否有利于经济社会又好又快发展作为衡量的标准。档案保密不能为保密而保密，保密是为了党和国家更好地利用档案。因此，要在维护党和国家根本利益，有利于社会主义现代化建设的前提下，及时进行档案密级调整工作，进一步扩大使用范围，依法把可以开放的档案尽快地向社会公布，并开放出来。这是党和国家坚持社会主义民主的标志。同时，要建立健全密级调整制度，凡属非秘密或已失去秘密的档案都应通过各种形式向社会开放，为全体公民服务。

3 进一步扩大档案开放范围的问题

我国《档案法》明确规定，档案一般自形成之日起满30年即可对外开放，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案封闭期可长于30年，经济、科学、技术、文化等类档案的封闭期可以少于30年。要想很好地贯彻落实上述规定，需要做到两点：一是明确规定哪些档案属于一般档案。只有这一界限划清了，“30年”的规定才能够比较顺利地得以实施。二是对于可少于30年开放的档案，档案馆要根据情况，做出比较明确、具体的规定，必须依法有序地加快“低龄”档案的开放工作。也就是说，要严格执行《档案法》，使形成满30年的档案多数都向社会开放；使“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”的规定真正落到实处。也可以考虑不设置30年的封闭期，保证由公开文件转化来的可以直接公开的档案跨越“开放期限”的限制。正如《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》中并没有明确规定档案文件自形成之日满多少年才能向社会开放，而是要求“公共档案馆、文件中心根据社会需求适时公布档案、文件信息”，这种“适时”开放是档案利用以民为本的表现，有利于档案信息服务工作走进公众，深入人心。

4 公民信息权利的救济途径问题

《档案法》第五章“法律责任”中，重点强调在利用档案馆档案过程中利用者的违纪和违法责任，而并没有对档案行政部门和档案馆未能依法履行档案信息公开、提供利用服务的行为设置相应的法律责任，也没有对利用者权利受到损害时可供选择的救济途径予以规范。在《档案法实施办法》第五章“罚则”中规定“不按照国家规定开放档案的”依法责令部门改正或者给予相关人员行政处分，仍然没有从利用者角度思考并为保障其权利受到违法和不当侵害时提供可以选择的行政救济和司法救济等途径。这方面规定的缺失，为档案行政部门和档案信息管理部门的信息公开、公布、提供利用等方面的不当和违法行为提供了可以规避法律约束和接受制裁的机会空间，相应地阻塞了公众寻求相关政府部门和司法部门平等保护的维权之路。因此，必须在法律责任的相应内容中确认申诉、行政复议、行政赔偿、行政补偿等行政救济手段以及通过行政诉讼进行司法审查的措施，形成有效的救济机制，保障公众利用档案信息的权利，并以此来监督档案信息服务部门。

5 开放后的档案信息监管问题

对已开放档案信息利用的监管只是档案信息利用众多工作中的一个环节，但却是管理理性化道路上必须走的一步。对档案信息实施监管主要涉及两个问题。其一，档案信息的所有权问题。国内有学者提出档案监控权的概念。所谓档案监控权是指国家以国家档案政策和档案工作法律法规为依据，通过各项强有力的措施，以国家强制力确保国家对国家全部档案的监督控制权力。《档案法》第二十二条规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布”；第二十五条规定“携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任”等。其二，在档案信息的利用环节上，除档案信息的所有权问题外，著作权问题也应得到重视。如果档案信息利用过程中著作权问题得不到解决，那么随着档案公开数量的增多，势必影响各种形式的档案信息服务。