高校档案利用中微信合理应用的分析

翁佶

摘 要：本文针对高校档案服务中微信的合理利用展开深入研究，先阐述了高校档案服务中微信的应用特点，主要是指即时互动性服务、平等公开性服务、关系集成性服务等，并对高校档案利用和服务的微信应用进行论述，主要包括微信的用户群体比较多、可以对高校档案和高校文化进行宣传、在线查询和利用的便捷程度比较高等，最后总结了高校档案服务中微信的具体应用，主要包括预约查询、在线咨询、档案查询、档案文化传播、完善共享机制等，不断提高微信的应用效率，充分发挥微信应用的价值和优势，确保高校档案服务水平的稳步提升，满足师生的实际需求，充分彰显高校档案的利用价值。

关键词：高校档案；利用查询；微信；合理应用；档案文化

现阶段是网络信息时代，各种信息利用的快捷性是很多应用网络的优点。对于以往传统档案服务方式来说，则难与社会便捷性需求相一致和适应。对于微信而言，作为全新的传播手段之一，重要的特点就是快捷性和高效性，可以与人们获取信息需求相一致。为了与时代相互协调和统一，在高校档案服务过程中，因此微信逐渐得到了广泛的应用和推广，这也已经得到了高校档案管理人员的高度重视和关注。通过微信的合理应用，可以提升高校档案服务水平，不断扩大高校档案馆的信息利用服务范围，更好地顺应互联网+的发展趋势，最大程度地满足信息时代的发展需求，进而促使高校档案服务创新目标的顺利实现。

1 高校档案服务中微信的应用特点

1.1 即时互动性服务

在传统高校档案管理过程中，如果需要提供相关服务，服务对象要前往档案馆进行查询利用，对于这种查询模式来说，如果是距离较远的利用用户，其效率并不高，而且互动交流也严重缺失。一旦通过应用微信平台，就可以实现馆藏档案信息向电子数字形式的转变，借助信息技术手段，将档案和用户有机联系在一起，用户可以借助智能手机，对高校档案微信公众号进行查阅，充分了解其所需信息[1]。此外，在微信平台中，可以对高校档案服务的电话、邮箱等进行了预留，以期提高为用户提供的服务水平。

1.2 平等公开性服务

微信平台传播，属于主动“订阅”模式下进行的应用，对于服务对象来说，如果感兴趣就可以进行关注。服务对象可以结合自身意愿，以此来获取信息，将自主权和话语权充分展示出来，而且在信息传播和接受服务等方面，其自主性和平等性也比较显著，进而对于吸引服务对象具有极大的帮助，还可以进一步拓展微信平台的应用范围。此外，微信平台的开放性特点比较显著，可以延伸到校外、符合用户需求，突破身份存在的限制，在关注微信档案公众号以后，就可以满足用户自身所需，将高校檔案服务应用范围拓展开，发挥高校档案较高的文化价值。

1.3 关系集成性服务

借助微信打造的“开放平台”，可以不断提高用户体验度，在围绕用户进行的“关系网”中，促使拓扑结构式传播的实现，基于此，可以不断提高高校档案服务功能的全面性和覆盖性，并最大程度地满足高校档案服务需求。要想将集成性充分发挥出来，必须要借助微信才能完成，不断提高信息交流效率，实现“一对一”服务[2]，也可以借助群聊，集中整合特定关系人，使之成为统一整体，进而提供集中化的服务。此外，高校微信平台，还具有集成关系服务特征，高校档案管理人员可以借助信息源，将档案平台的维护和经营落实到位，从而确保档案服务内容具备较高的个性化优势。

2 高校档案服务中微信合理应用的可行性因素分析

2.1 微信的使用用户群体数量巨大

微信作为我国重要的社交软件，腾讯2018年财报显示国内微信用户数量突破10亿，是享有较高的影响力和凝聚力的一种社交平台软件，而且微信也是手机移动端的入口之一，在具备网络和数据流量的基础上，可以大大提高微信的利用效率。高校档案利用服务，其服务群体主要包括师生及毕业校友，在这些人群中，就我们上海电力大学师生使用微信的比例几乎是百分百。一般来说，档案的保密性特点比较显著，一些学生和教师对档案馆的了解程度严重不足。对于微信来说，可以借助查找微信号、扫描二维码等，以此来添加好友[3]，借助微信，可以为高校师生了解档案馆创造极大的便利性。微信所具备的用户群体极高，微信添加的便利程度较高，所以在高校档案利用服务过程中，开发微信公众号平台的应用，对于师生利用档案具有极大的帮助。

2.2 对高校档案文化进行推广和宣传

高校档案，有着一定的神秘感，想确保师生了解档案相关的信息，必须注重宣传高校档案文化，将高校档案文化的育人功能充分发挥出来，而且完善和加强高校档案文化，也是高校档案馆工作的重中之重。在高校档案服务过程中，加强微信的应用，对于高校档案和高校文化的宣传具有极大的帮助。高校可以借助微信公众平台，对档案、校史信息进行发布，将个性化和趣味性充分体现出来，而且还可以对相关文章和视频等进行发布，同时，在微信发布消息过程中，其时效性也比较显著，如果群体关注了微信公众号[4]，通过围绕学校工作中心宣传档案法律法规、校园文化等，通过不断更新，以此加强高校档案文化建设。

2.3 在线查询和利用的便捷程度比较高

由上述可以看出，师生和毕业校友等，属于高校档案利用服务的群体和对象。现阶段，在高校档案服务过程中，其内容主要包括高考信息、学籍查询服务以及各部门归档材料的查询服务等。学生和毕业校友，可以对高校档案公众微信平台进行关注，对档案利用基本流程进行查询了解，而且还可以对相关已经数字化公开的材料和信息进行在线查询，避免浪费较多的时间和精力，确保办事效率的稳步提升。

3 高校档案服务中微信的具体应用

3.1 预约查询

现阶段，对高校档案部门来说，利用微信预约查询功能比较显著。首先，借助微信进行预约查询，可以充分发挥出微信的留言功能，在公众号，重点涵盖需要查询的信息、内容等，为预约查询的实现创造有利条件。其次，可以借助接入网站数据，为后台开发创造有利条件[5]，引导用户结合提交信息表单的方式，以此来进行查询，并在微信中，展示出其状态，不断提高反馈速度，引导用户对时间进行合理安排和调度。其中，后者的利用效率更高一些，可以对查询手续进行简化，并避免浪费较多的时间。

3.2 在线咨询

在档案方面，诸多学生的信息咨询需求比较显著，所以高校档案部门要加强相关服务的开通，加强微信公众号的应用，使学生扫码，就可以进行相应的咨询，而高校档案部门要及时为其进行答疑解惑，对于咨询来说，主要包括即时信息和在线留言功能等，工作人员可以结合相关信息[6]，进行相应区别，而且还可以结合其需求程度，体现出在线查询和答疑功能。高校档案部门还要注重筛选相关问题，在公众号上，将学生集中关注的问题找出来，然后进行发布推送，也可以借助微信的自动恢复功能，为学生进行答疑解惑。我校在公众号平台尚未完善的前提下则针对利用率较高的群体建立有档案利用查询微信群。

3.3 档案查询

在高校档案工作中，档案的查询检索功能所发挥的作用比较显著，高校可以借助档案检索功能，借助后台接入数据库，并导入到微信平台，将在线查询、浏览等服务功能充分发挥出来，还可以设置菜单[7]，将其纳入到专门的查询系统之中，集中整合数据库和微信平台，将自助查询工作落实到位，为用户提供极大的便利性。基于此，可以大大彰显出传统查询不具备的便利性和快捷性，确保用户借助微信查询，可以及时获取自身所需的信息。

3.4 传播档案文化

微信其社交功能比较显著，在当前社交APP中占据着举足轻重的地位，所以高校要加强微信公众号的应用，以此来对档案文化进行传播。微信在信息传播方面，重要的优势就是广泛性和精准性等，所以高校档案部门要将这一优势充分发挥出来。首先，高校档案部门要借助微信公众号[8]，以图文并茂的形式，传播档案知识和信息，比如可以将档案知识和最新的档案技术成果展示出来。其次，还要借助图片、视频等形式，展示馆藏，让广大师生提升对档案工作的重视程度，通过档案文化推动高校自身文化建设的深度和广度。例如本校教学楼是原日本商业学校建筑，日本关东军总司令即命丧于此，如今被上海市杨浦区文物局列为文保建筑和爱国主义教育基地，诸如这个建筑的沿革档案信息就可以通过公众号文章来宣传介绍，让更多的师生、校友和社会大众知晓其中的历史事件。

3.5 完善共享机制

高校档案部门要将微信的共享性特点充分发挥出来，与用户之间保持密切的交流和互动，对不同的用户需求进行深入分析，加强不同用户群组的构建，不断提高信息沟通效率。而且高校档案部门还要将自身的专业性特点利用起来，对相关的档案交流信息进行发布和传播，赋予广大用户信息档案接收者的角色。此外，档案部门还要对微信的传播精准性进行深入分析，引导广大师生对各类档案征集的通知进行发布，将档案信息的数据库进行拓展，确保档案信息资源共享性目标的實现。

4 结束语

总而言之，微信这一网络社交平台，对当今我们日常生活产生了极大的影响，在高校档案服务过程中，微信已得到了广泛的应用，尤其在预约查询、在线咨询、档案查询、传播档案文化、完善共享机制等方面的优势已经举目共睹。对于高校档案管理者来说，要密切关注信息时代发展趋势，借助微信，将档案服务领域进一步拓展提升，为高校师生提供更为优质的档案服务，实现高校档案服务和微信的高效利用和整合，使之成为协同一体，确保良好的应用效果。

参考文献

[1]杨先梅.高校档案馆微信公众平台建设现状调查研究[J].秘书，2018（06）：63-69.

[2]巩君慧.基于微信公众平台的高校档案信息服务应用与策略[J].太原城市职业技术学院学报，2018（08）：90-93.

[3]张延冬.高校照片档案微传播服务校园文化建设研究——以合肥工业大学为例[J].兰台世界，2018（08）：103-105.

[4]杨学锋.基于微信公共平台的高校档案馆网络信息服务问题探讨[J].齐鲁师范学院学报，2017，32（06）：47-50.

[5]杜玥.高校档案馆微信公众平台应用现状与策略研究[J].南京工程学院学报（社会科学版），2017，17（02）：78-82.

[6]吴风敏.高校档案馆（室）应用微信平台开展档案信息服务研究[J].北京档案，2016（11）：33-34.

[7]许珍花.微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式分析[J].办公室业务，2016（07）：27-28.

[8]逄通，肖文.依托移动通信平台 提升高校档案服务力——以微博、微信公众平台为例[J].山西档案，2014（04）：45-47.