基于会计档案电子化管理的实践分析

摘 要：在档案信息化建设背景下，促进会计档案电子化管理对提升会计档案管理质量具有重要的作用。为此，文章在阐述会计档案电子化管理的主要特征基础上，侧重探讨了增强会计档案电子化管理的具体建议。

关键词：会计档案；电子化管理；档案管理

时代的发展，使得会计档案管理也处于不断变化当中，其发展历程大致可以划分为三大时期，即纸质档案管理、影像化管理、电子化管理。在档案信息化建设背景下，促进会计档案电子化管理对提升会计档案管理质量具有重要的作用。本文主要探讨了会计档案电子化管理相关问题。

1 会计档案电子化管理特点

在企业档案中，会计档案是最重要的内容之一，也是一种有效的经济档案，包括各种文字、数字、图表等信息资料，能准确地反映出组织经济业务的发展情况，对其进行管理具有较强的现实意义。会计档案电子化管理的特点集中体现在三个方面：

一是，数字化的特点。会计电算化的不断发展，使得会计工作的形式越来越丰富，在各种先进软件系统的辅助下，可以自动生成会计电子数据，日常的结算、核对等工作也可以运用计算机完成，会计档案电子化管理的数字化特征体现在每一个环节，如，数据的记录、存储、管理等。

二是，虚拟化的特点。纸质档案最鲜明的特征就是实物化，所有的数据、表格都可以看得到摸得着。但电子会计信息则与之存在着本质上的区别，所有信息都是以数字化的形式存在的，光盘、磁性介质等都成为这些数据信息的存储体，也向其提出了防磁化的要求，与此同时，要想查看或使用这些数据，只能通过电子设备，因而具有了虚拟性的特征。然而，这些特征却成为会计电子化的最大优势，指甲大小的磁盘就可以存储大量信息，只要不会被磁化，这些信息就可以长时间得到完好无损的保存。

三是，高利用率的特点。电子化的会计档案易于操作，其使用便捷性要远远超出纸质档案，而且不会受到时间与空间的限制。只要拥有计算机设备，无论在什么情况下都可以查看与运用这些信息，也可以运用先进的计算机软件对这些信息进行检测、复制，为会计人员卸下了沉重的负担，有效提高了信息利用率，为会计工作的顺畅实施起到了辅助作用。更为关键的是，还能以最快的速度生成各种档案资料，实现数据交换与利用率，形成更加完善、有效的会计档案资料，为管理者做出正确决策提供有力依据。

2 促进会计档案电子化管理提升的具体建议

在阐述会计档案电子化管理的主要特征基础上，下文侧重探讨了增强会计档案电子化管理的具体建议。具体如下：

2.1 完善会计档案的管理制度

会计档案电子化管理质量的提升，离不开完善管理制度的支撑，也需要建立合理的档案管理标准。借助于会计档案，不仅可以了解到各项经济活动的来龙去脉，也能如实地反映出企业是否存在违法行为，是揭露出责任事故的重要依据，管理人员一定要以高度的责任心面对这些宝贵的数据资料，不得出现丝毫差错。因此，在电子化档案管理过程中，先要制定出合理的管理流程，每次录入数据后要及时核查，确保准确无误后还需要进行备份，并将其存储于指定位置。为了确保数据信息的稳定性、安全性，还要定期进行软件更新、硬件维护。其次，要构建完善的存档制度，以此来提高信息的完整性、计算的准确性。在进行信息存储之前，会计人员需要反复进行计算，对于一些未经领导签字的原始单据，应该与相关责任人进行核对，最大化提高会计档案的合理性，并要留下相关记录，为日后的核对与审查提供依据。还要注意一点，在进行电子化档案管理的过程中，也要保留好原始凭证，每天都要对现金日记账等信息进行录入、打印，每个月末都要核对月账单，每一项工作完成之后，操作人员都应该在原始材料、打印材料上签字。

2.2 建立完善的会计档案安全防护体系

电子化会计档案的所有资料都存储于计算机硬盘或服务器中。这种新的存储介质虽然具有存储量大、操作方便、便于携带等优势，但无论是计算机软硬件发生改变，还是网络环境的不稳定，都会对会计档案的安全性构成威胁。因此，电子档案的安全保护问题应该引起管理人员的重视。具体如下：

一是，硬件方面来看，为了确保会计档案管理软件的稳定运行，就应该购置一些高配置的计算机，避免由于软件运行环境不稳定而出现数据丢失的现象。为了防止不法人员恶意篡改、删除、破坏信息，应该在多台计算机中对数据进行备份。

二是，从存储磁盘方面来看，电子档案的安全保护工作主要包括两方面，一要建立起完善的信息备份制度，同时运用多个硬盘存储相同的数据信息。在对硬盘进行管理时，不能将其放置在一个地方，而应该分开保存，避免发生集体灭失、损坏等事件。

此外，要注意三个问题：一要对计算机的访问权限进行控制，所有未获得访问权限者都不得查看、复制、使用计算机中存储的会计信息，避免信息被破坏；二要购置先进的安全系统，以信息加密、设置安全防火墙等方式提高网络安全；三要安装正版病毒查杀软件，定期对计算机进行清查，将所有会对会计信息安全构成破坏的因素拒之门外。

2.3 加强高素质、高水平、专业性的会计电子档案人员培养

要想切实增强电子化会计档案管理，离不开高水平技术人员的支持，这也是重要的先决条件。对于当代企业来说，会计人员不能只是掌握娴熟的专业理论知识与操作技能，还需要具备灵活操作计算机软硬件的能力、档案管理能力。为此，企业应该适时进行人才培养，通过职前培养、在职进修两种方式进行。职前培养，就是指要与高等院校建立起合作关系，实施订单式人才培养，使优秀的复合型人才走出校门以后就能快速适应岗位要求，直接从事档案管理工作。也有些企业或单位不具备这方面的条件，就需要组织档案人员进行在职培训，使他们掌握更加系统、全面的理论知识，对电子化档案管理的内涵与价值产生更加透彻的理解，切实提高管理水平。

2.4 完善会计电子档案风险防控体系

会计档案电子化管理，这实际上就是对传统会计档案管理技术的革新，也是大数据环境下会计信息管理的必然趋势。由于会计档案电子化管理涉及的因素较多，可能对会计档案管理的安全性造成影响。因此，有必要建立起完善的会计电子档案风险防控体系。具体如下：一是，为各个部门的管理者设置操作权限，所有人都不得越权使用数据信息，优化管理流程，提高操作的安全性。二是，实施分级保存，在数据传输过程中要设置加密程序，既要及时对数据进行审核，也要避免重复归档。三是，为了满足工作需要而进行数据移交时，双方都要签订保密承诺书，并要得到见证人员的监督。四是，构建起完善的人员分离制度，在对电子档案进行操作、修改的过程中，必须要由两个以上工作人员同时进行，也要选择高配置的计算机，安排专人负责对存储会计信息的计算机进行维护，定期进行病毒查杀，避免遭到黑客攻击。此外，会计电子档案都要进行备份，并要填写备份记录表，备份结束后相关人员要签字。每年度末，都要将全年的会计档案进行分类整理，建立起完备的档案目录，为后期查阅、使用提供方便。

3 结语

总之，会计档案是会计工作中各类经济业务形成各类档案信息资料。随着现代信息技术在档案管理领域的深入推广运用，有效地提升了档案管理的质量和效率，并为确保档案的安全性提供了重要的技术支持。

参考文献

[1]童爱萍.企业档案电子化管理存在的问题及措施[J].办公室业务，2019（06）：186+192.

[2]梁旭.国企档案电子化管理之安全对策[J].船舶標准化工程师，2019，52（01）：74-77.

作者简介

安立国（1972-），男，汉族，吉林白城人，大专，助理馆员吉林省白城市会计核算中心。