大数据背景下高校档案管理发展策略思考

葛咏

摘 要：随着现代网络信息技术的不断发展，大数据时代正在朝我们走来，也在全世界范围内以最快的速度增长。有相关研究报告指出，现今整个社会时代收集到的数据有很大一部分是在信息时代发展之前所产生的，而在未来的几年里，这样的有效数据将会大规模增加。高校档案管理部门是学校能良好发展的重要组成部分之一，肩负着重要的工作职能，随着大数据时代的发展，档案管理的模式也将发生大幅度的转变，档案数据的无限增多给各个高校中的档案管理部门提出了新的挑战，对数据模式控制、档案财管理方面的问题，有些制度还需要进行完善，高校档案管理部门在这些层面上肩负着重大责任，本篇文章会依据当前形势，对高校该怎样规范控制管理档案管理部门，当中所存在的问题又该怎样解决，从而来提出帮助高校施行规范化的管理建议，并结合大数据时代背景阐述并分析高校学生档案管理要面对的问题及解决措施来进行参考借鉴，了以此推动档案管理工作的有效开展，提高其发展速度。

关键词：高校；档案管理；大数据；网络；电子信息

近几年现代经济的发展推动着信息技术的发展，大数据开始快速增长，而数据也正是产生社会资源与生产资料不可或缺的形式，它能够经过数据的分析研究产生出新的知识，创造出一个领域里新的价值。在社会中的企业管理、公司理财、流水车间生产包括学校学生学习等都离不开数据管理，每一个人都会使用数据来完成自己的工作任务。高校档案管理部门是一所高校最重要的责任部门，它负责管理学生档案管理、学校服务决策、提供学生信息等重要工作，大数据的核心在于预测，可以对学生进行动态心理指标分析，反映学生不同阶段心理变化的发展，利于高校开展对学生心理健康的工作，而高校在大数据时代背景下进行的档案管理就需要自身去主动适应调整，迎接数字化革命浪潮，这样就有利于准确及时的反映学生在校发展情况，解决档案管理漏洞，保障高校学生的信息安全。

1 大数据的特征

由于科学技术以及计算机技术的飞速发展，物联网，云计算以及大数据时代正随之而来，特别是大数据处理技术得到了人们很大的关注力。到目前为止，人们都认为大数据拥有非常明显的“4V特点”。1）量级（Volume）：数据量巨大，从兆字节到千兆字节甚至更高。2）速度（Velocity）：数据实时生成和处理速度非常的迅速。3）多样性（Variety）：数据多样性主要是说数据种类多、数据生成种类多、数据来源多、数据格式丰富以及数据拥有的权利多。4）价值（Value）：也就是说，价值密度很低。因为生成的数据量大，并且速度非常的迅速，不可避免地会造成数据的无效以及数据的状态发生错误，对数据价值的密度产生了极大的影响。当前大数据时代迫切需要应对的问题就是运用业务逻辑来运算有关的数据价值。简言之，大数据的量一般较大，相应的处理速度也要求得比较快，数据本身也比较多样。在大量的有关或无关的数据当中，采用新的数据处理技术，运用快速的算法找出数据的规律，判断事物的性质以及走势。

从大数据特性出发，大数据特征是信息资源最后的“归属地”，档案馆目前需要掌管的数字档案资源已具备大数据的特点。各類档案的在线大数据信息能够助力开发和利用新资源，并对大数据知识挖掘的相关技术问题进行了分析，为在线数字档案大数据的研究与挖掘奠定了坚实的基础。从档案资源维度方面考虑，认为大数据时代的数字档案拥有一定的大数据特点。首先，档案馆中的数据资源总量巨大且以指数的方式增长。其次，数据资源的类型复杂多样。很多学者都详细的解析了“大数据”技术的含义、技术特点以及未来的趋势，研究“大数据”技术对高校档案信息服务的应用价值。根据以上的内容可知，一方面，大数据不仅关联到很多专业的技术知识，还是很多个学科的相互整合；另一方面，大数据的含义比较新奇，相关技术在不断的创新。

2 在大数据时代背景下高校学生档案应解决的问题

2.1 档案管理方式过于传统化

以前学校对于学生资料的存储方式侧重于纸质化存储，资料内容大概为学生在校期间的学习表现、学生品行、奖惩材料等。在以往的档案管理中，大多都是按照档案管理工作的基本步骤来执行，还停留在纸质化阶段，它的管理特点是重于资料保存却不能使资料信息得到有效利用，这种手工管理的方式已经落后于大数据时代背景的发展，而大数据时代下的档案管理就解决了这一问题，既能很好的保管学生资料也能使档案信息资源得到有效利用，还增加了管理工作的服务功能，进一步推进高校档案管理数字化工作的开展。

2.2 档案管理数据存在安全性问题

在以往的档案管理中，只要能保障实物档案就可以预防档案管理安全问题，但是在大数据时代背景下，这种保障方式就存在这一定的漏洞了，因为现在的档案管理都差不多实现了电子化和信息化，如果还用以往的方式进行资料数据的保管就会对里面的数据造成威胁，存储设备使用过久可能会遗失数据，不良电子客户端可能会泄露数据，所以新形式下的数字化管理也就显得尤为重要。

2.3 档案管理技术单一

通过新的管理信息化方式统计报告，从而建立一个完备的管理体系，在大数据背景下解决高校档案管理问题。大数据时代下的档案管理会出现两大走向，第一种是“大档案”走向，它是指所有存在价值意义的文件、图片、视频等都属于档案资料，建立在信息系统的基础之上快速形成的电子档案。第二种是“大服务”走向，大数据时代下的档案服务会向多异性方向发展，就比如社会化或开放化，档案服务依据用户自身提出的要求为工作目标，做出更为人性化的服务。现今许多高校开始建立起学生电子档案，但他们在信息资源的更新上显得过于拖沓，大部分数据根据管理程序进行收集处理时间太长，无法做到及时更新学生的信息资源。还有着一些高校在管理学生档案时存在片面性，在完成一定时期的档案收集后就不再实时关注其变化，经常出现这样的情况就会影响档案信息的真实性，影响高校管理部门对学生在校学习表现的评估。

2.4 档案管理人才的缺乏

从以往的档案管理方式来看，管理档案的工作者只需要具备其专业知识，有着负责任的工作态度就能胜任职位，而在大数据时代背景下，档案管理工作者有着更高的要求，除了具备一定的专业知识以外，还应该熟知计算机应用知识、网络信息知识等。利用大数据工具开展整理、分析、研究，形成学生档案分析库，给高校管理工作提供更为科学化的决策依据。

2.5 缺乏专业科学的管理服务

高校档案数据的发展在管理体制上也存在着漏洞与缺陷，学校依据的条款条规或许太过老成，随着大数据规模的迅速增长，数据信息损害的频率可能会越来越高，不利于高校时事掌控学生信息，档案管理人员没有履行其相应职能。以往的高校学生档案管理仅仅只是侧重于资料存储层面，很难在实践层面上给高校学生带来更高更有价值的数据预判，而在新时代环境发展下做出的技术变革，不仅能够提升档案信息所呈现出的表现形式，还能够给高校学生提供更为专业科学的决策功能，建设出完备的档案系统，从而保障数据的安全性。

3 大数据时代背景下高校应转变的管理模式

3.1 高校应转变传统观念，明确管理目标

在档案管理系统中，高校应与管理工作者积极配合，都要尽快树立起大档案、大服务的管理思想，要从以往档案保存形式中走出去，逐渐转变为档案服务形式；要把以往存储资料的纸质档案改变为电子化档案，把档案的使用查询向档案数据的服务和二次加工转变。在开展数据管理工作时，要制定出详细的方案，找准处理问题及发展方向，目前很多高校在收集学生心理档案时没有一个策略方向，不能完成指标对其工作的各项评估，高校如果需要进行难度比较大的数据分析就应该设定合格统一的评估标准，还要简单适用于各项指标评估，防止数据版本多样化形式的出现，推进学校对学生信息档案掌控的时效性。

3.2 高校应把相关部门联系起来

高校档案数据的存储和使用不单单只有档案管理工作者的责任，它还关系到学校的众多部门，所以应该把这些部门有效联系起来，建立起统筹协调机制和一个良好的沟通渠道。面对高校所面临的那些税务风险，相关部门可以建立完备的档案管理政策体系，树立清晰的数据处理目标，构建有效档案数据控制框架，使各学院部门间的交流更加畅通。在一定的环境影响下，提高档案部门的管理效率，将各个资源有效利用起来，计划管理目标，然后就是控制好内部程序的运转，在适当的环境下，观察学校的档案收集形式，让新形式下的管理发挥出更大的作用并从制度方面着手，把档案馆与学校的党政办、人事处、财务处、学生处等职能部门联系起来，结合学校的图书馆、信息中心等相关部门来进行统筹协调，从而有效发挥各职能部门的工作，实现资源共享。

3.3 高校应发展档案大数据模式

档案管理发展目标应该紧靠学校发展情况，对其管理部门进行规范和加强，高校档案数据的收集处理和分析是高校必不可少的发展环节，学校应该在管理层面上下功夫，对管理层的相关领导施行档案大数据战略，建立有用的信息库，实现资源共享，更好的服务于学生，有效发挥出档案数据资源使用率，实现数据的二次加工，也要最大程度上运用自身高校的人才、科研等相关优势实现高校档案数据管理模式的转变。

3.4 高校应尽快进行档案大数据收集与分析工作

首先高校应该把不同部门和不同院系的档案数据进行电子信息化处理，然后经过工作者一起整理分类过后再统一交给档案馆保存；其次是高校要实时检查大数据内容，把滞后的数据和不达标的数据删除，最好还要在此期间进行二次数据的收集，留下最好最精的数据；最后应使用最权威的数据软件对档案数据展开分析研究。

3.5 高校应注重数据的归档与保存

档案数据的归档，要侧重于一定时期的划分。首先要对不同的档案数据施行不同的分类保存，还要在分类前就设定保存日期；其次在档案数据的保存形式上可以采用电子存储形式，也可以采用带有安全保障的云存储形式。

4 大数据时代背景下高校档案管理策略

4.1 建立新的档案管理理念

在大数据时代背景的影响下，高校档案管理模式已经悄然发生变化，为了适应这种变化趋势，使档案管理工作更好地为高校服务，我们就应该建立起新形式的档案管理理念，并大力做好档案管理宣传工作，宣传内容主要为大数据新模式管理工作，侧重于新模式为大数据带来的影响以及新模式在一定时期内出现的转变。学校要积极主动的与其它部门沟通，通过一定的渠道了解掌握档案发展的相关信息解决现今存在的问题，对相关工作者进行新形势下的知识灌输，让他们了解到档案管理模式由保存向服务功能的转变。

4.2 促进档案管理向信息化发展

在大数据背景下，高校档案管理信息化建设开始有了更高的要求，为了应对这种需求，档案管理信息化建设水平也应不断提高，档案管理基础设施也显得尤为重要，学校要加强对其设施的投入。因为网络信息技术的不断发展，高校就要每年在此基础上对档案管理实施设备更新升级等工作，保障档案信息源的安全性。档案馆的档案信息出自于不同的院系，所以学校也要投放一定的资金去提高档案信息化管理。

4.3 提高档案管理标准化建设

档案管理标准化是大数据背景下的重要内容之一，只有完全实现档案的电子信息化才可以实现新模式的档案管理，不论是档案收集处理还是档案查询传输，这些都应该建立起标准化的相关制度以此来作为管理依据，更要对档案源电子化的相关人员做好培训工作，进一步保障档案管理新模式的实施。

4.4 制定出完备的现代化档案管理保障系统

学校在档案管理上最重要的就是做好安全工作，以往的档案资料保管比较侧重于实物保管，而电子信息时代就侧重于主体内容的保管，强化了档案数据的物理保障。物理保障也是一种有效的安全保管形式，它是一种具体的安全保障，可以保障档案管理庫等有形场所或者是防止数据丢失，这是大数据背景下档案管理的安全保障方法之一。当各个高校的档案管理模式转变之后，档案数据的传输和管理都会向电子化及网络化趋势发展。所以，高校档案相关部门应该及时置办专业网络安全设备，为档案数据提供专业保障，还要根据需要适时对设备进行安全维修和升级。

4.5 提高档案管理工作者专业素质，加强档案管理人才建设

在大数据这一时代背景影响下，作为档案数据工作者，应该对当下数据新模式发展情况了如指掌，提升管理人员专业知识水平，规范管理内部流程，在数据收集处理方面调整各人员之间的差异。学校对档案管理人员的要求变得更高，之前档案管理工作者要接收更多的知识，学习更多新层次的知识，而之后的管理工作者也要在具备专业知识的前提下懂得网络技术知识，之所以需要这些网络技术人员是因为档案管理模式已经在逐渐升级，而在这个岗位上的工作者两方面都要占有在高校中就显得比较欠缺了。学校还要可以合理搭配职位，每一位工作者能够清楚自己的职责所在，对提高档案数据管理有一定的帮助，当每位工作者清楚自身职责后，就能够准确考察其工作情况。所以，现代档案管理人才短缺是每个高校面对的一大难题，这就需要高校为管理工作者提供专门的设备及网络软件，加强对原先工作者的知识培训，促进各部门档案管理收集的交流和合作，结合自身学校的档案管理发展程度与其它学校交流合作，听取建议吸收经验以便提升自身档案管理发展水平。

5 结语

大数据时代背景下所发展的信息革命时代是传统档案模式的一次挑战，高校档案管理在学校发展中起着非常重要的作用，这也会激发档案管理模式往更高层次的方向发展，适应更多不同学校的需求，学校要顺应大数据时代发展潮流，不断对档案管理模式进行形式上的创新，使档案管理一步步走向现代化。对此，国家对此专门成立了一个研究小组对高校档案管理进行适时跟踪研究，大数据背景下发展出的电子化管理为高校管理学生数据提供了更为便捷有效的保管形式，创造出了更多前所未有的机遇。对于电子网络化管理形式，可以深层次的分析研究学生档案信息，促进档案管理模式的快速转变。高校档案管理相关工作者及相关部门要积极主动地迎合大数据时代需求，做好学生管理服务工作，用更先进的技术、设备为大数据背景下档案管理的发展出力，推进高校档案管理工作的开展。

参考文献

[1]兰祝刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）.

[2]刘艳.大学生心理档案的建立和应用[J].中国成人教育，2008（3）.

[3]官建文.大数据时代对传媒业意味着什么[J].新闻战线，2013（2）.